Verwaltungssekretär/in 80%

About the job

Sie suchen eine abwechslungsreiche Tätigkeit, in der Sie Verantwortung übernehmen und mit Ihrer Arbeit einen wichtigen Beitrag zum reibungslosen Ablauf unseres Gerichtsalltags leisten können? Sie arbeiten gerne im administrativen Bereich, sind strukturiert, effizient und zuverlässig und behalten auch bei einem hohen Arbeitsvolumen den Überblick und packen dort mit an, wo Sie gebraucht werden?

Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Wir suchen eine

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Verwaltungssekretär/in 80%

Information

Es bietet sich Ihnen die spannende Gelegenheit, ab 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung, bis einstweilen 31. Juli 2027 einen vertieften Einblick in unseren kurzweiligen Gerichtsalltag zu erhalten. Sie können vielfältige Erfahrungen sammeln und unser eingespieltes und engagiertes Kanzleiteam tatkräftig unterstützen.

Ihr Aufgabenbereich

Akten- und Geschäftsverwaltung:

• Selbständiges Erfassen neuer Geschäfte im Geschäftsverwaltungssystem und Anlegen der Aktendossiers.
• Akturieren und scannen von Summarverfahren
• Archivierung der Prozessakten und Betreuung des Archivs
• Erstellung der Spruchbücher
• Ausstellen von Rechtskraftbescheinigungen

Kommunikation und Verfahrensadministration:

• Terminabsprachen sowie Korrespondenz mit Parteien, deren Vertretungen und Behörden

Erstellung und Versand von Vorladungen und Verschiebungsanzeigen

• Ausfertigung und Versand von Gerichtsentscheiden
• Mitteilungen von Entscheiden an andere Amtsstellen
• Vorbereitung und Publikationen im Amtsblatt und SHAB sowie Inserate in Zeitungen

Empfangs- und Kanzleidienstleistungen:

• Beurteilung und Weiterleitung eingehender physischer und elektronischer Post
• Bereitschaft zur Betreuung des Empfangsschalters inklusive Eingangskontrolle
• Entgegennahme von Gesuchen und Anliegen

Stellvertretung an der Telefonzentrale

Kanzlei- und Betriebsorganisation:

• Turnusmässige Übernahme der Pikettwoche
• regelmässige Ferien- und Abwesenheits/- Pausenvertretung innerhalb der kaufmännischen Kanzlei
• Selbständiges Erfassen neuer Geschäfte im Geschäftsverwaltungssystem und Anlegen der Aktendossiers.
• Akturieren und scannen von Summarverfahren
• Archivierung der Prozessakten und Betreuung des Archivs
• Erstellung der Spruchbücher
• Ausstellen von Rechtskraftbescheinigungen

Kommunikation und Verfahrensadministration:

• Terminabsprachen sowie Korrespondenz mit Parteien, deren Vertretungen und Behörden

Erstellung und Versand von Vorladungen und Verschiebungsanzeigen

• Ausfertigung und Versand von Gerichtsentscheiden
• Mitteilungen von Entscheiden an andere Amtsstellen
• Vorbereitung und Publikationen im Amtsblatt und SHAB sowie Inserate in Zeitungen

Empfangs- und Kanzleidienstleistungen:

• Beurteilung und Weiterleitung eingehender physischer und elektronischer Post
• Bereitschaft zur Betreuung des Empfangsschalters inklusive Eingangskontrolle
• Entgegennahme von Gesuchen und Anliegen

Stellvertretung an der Telefonzentrale

Kanzlei- und Betriebsorganisation:

• Turnusmässige Übernahme der Pikettwoche
• regelmässige Ferien- und Abwesenheits/- Pausenvertretung innerhalb der kaufmännischen Kanzlei

Ihr Profil

• kaufmännische Grundlage – abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung mit Berufserfahrung
• Erfahrung im administrativen Umfeld –idealerweise Erfahrung in Verwaltung, Gericht oder Anwaltskanzlei
• hohe Konzentrationsfähigkeit: –rasche Auffassungsgabe sowie selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, gepaart mit der Fähigkeit diese, auch in lebhaften Situationen umzusetzen
• gute Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit– sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Fremdsprachenkenntnisse sind willkommen!
• Freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten im Umgang mit Parteien und Besuchenden
• Freude an der Zusammenarbeit im Team – Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Diskretion sowie Interesse an juristischen und organisatorischen Zusammenhängen
• Erfahrung im administrativen Umfeld –idealerweise Erfahrung in Verwaltung, Gericht oder Anwaltskanzlei
• hohe Konzentrationsfähigkeit: –rasche Auffassungsgabe sowie selbständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise, gepaart mit der Fähigkeit diese, auch in lebhaften Situationen umzusetzen
• gute Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit– sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Fremdsprachenkenntnisse sind willkommen!
• Freundliches, sicheres und dienstleistungsorientiertes Auftreten im Umgang mit Parteien und Besuchenden
• Freude an der Zusammenarbeit im Team – Teamfähigkeit, Belastbarkeit, Diskretion sowie Interesse an juristischen und organisatorischen Zusammenhängen

Unser Angebot

• Ein interessantes, abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Tätigkeitsfeld in einem modernen Arbeitsumfeld beim Bahnhof Uster
• Wertschätzende Zusammenarbeit mit einem engagierten und sehr kollegialen Team, das Sie bei der Einarbeitung unterstützt.
• Eine ansprechende Entlöhnung in der Lohnklasse 12 gemäss Lohntabelle 2026 des Kantons Zürich
• Spannende fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Ein gutes Betriebsklima mit zahlreichen sportlichen und gesellschaftlichen Aktivitäten ausserhalb der Arbeitszeiten
• Derzeit kostenlose Parkplätze sowie Vergünstigungen (Lunch Check, Mobilfunkvertrag).
• Wertschätzende Zusammenarbeit mit einem engagierten und sehr kollegialen Team, das Sie bei der Einarbeitung unterstützt.
• Eine ansprechende Entlöhnung in der Lohnklasse 12 gemäss Lohntabelle 2026 des Kantons Zürich
• Spannende fachliche und persönliche Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• Ein gutes Betriebsklima mit zahlreichen sportlichen und gesellschaftlichen Aktivitäten ausserhalb der Arbeitszeiten
• Derzeit kostenlose Parkplätze sowie Vergünstigungen (Lunch Check, Mobilfunkvertrag).

Ihr Kontakt

Klingt spannend? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung so rasch wie möglich, spätestens bis 15. September 2026. Ein Strafregisterauszug muss vor einer allfälligen Anstellung nachgereicht werden.

Fragen beantworten Ihnen gerne die Leitende Gerichtsschreiberin, lic. iur. Andrea Zogg (058 111 33 00).

Fragen beantworten Ihnen gerne die Leitende Gerichtsschreiberin, lic. iur. Andrea Zogg (058 111 33 00).