Koordinator/in Office & Administration (80-100%)

About the job

Die Jomb AG ist ein innovatives Unternehmen im Bereich Berufsbildung mit dem Ziel, Lernenden und Lehrbetrieben neue Perspektiven zu eröffnen. Wir wachsen und suchen eine engagierte Persönlichkeit, die Strukturen schafft, Prozesse verbessert und mitdenkt. Wenn du gerne Verantwortung übernimmst, Freude an vielfältigen Aufgaben hast und in einem jungen, offenen Team arbeiten möchtest, dann bist du bei uns richtig.

Du liebst es, wenn Organisation und Kommunikation Hand in Hand gehen? Als Koordinator/in Office & Administration übernimmst du bei Jomb eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass alles rundläuft – von der Betreuung unserer Kommunikationskanäle und Räumlichkeiten über die Organisation von Events bis hin zur Lernenden-Administration sowie der Unterstützung in HR, Lohn und Finanzen.

Deine Hauptaufgaben

Kommunikation, Front-Office & Office-Management

• Erstkontakt und Triage eingehender Telefon- und E-Mail-Anfragen über zentrale Kanäle.
• Eigenständige Beantwortung allgemeiner Anliegen und strukturierte Weiterleitung spezifischer Anfragen.
• Verwaltung von Meetingräumen, Terminkoordination sowie Vorbereitung und Betreuung von Sitzungen (Bewirtung, Technik, Material).
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben (Dokumentenmanagement, Bestellungen, Ablage).
• Sicherstellung eines gepflegten, professionellen Erscheinungsbilds von Empfang und Büro.
• Organisation und Betreuung des Bürobetriebs (Materialbestellungen, Infrastruktur, interne Kommunikation).
• Identifikation und Umsetzung von Prozess- und Systemoptimierungen im Office- sowie HR-/Finanzbereich.
• Mitbetreuung der KV-Lernenden als Praxisbildner/in.

Lehrverträge & Lernenden-Administration

• Vorbereitung und Begleitung des gesamten Lehrvertragsprozesses (Erstellung, Unterzeichnung, Ablage).
• Verwaltung der Lernenden- und Personaldaten sowie deren Akten.
• Schnittstelle zu Schulen, Berufsinformationszentren, Kantonen und Partnerbetrieben.
• Enge Zusammenarbeit mit den Account Managern zur optimalen Betreuung der Partnerbetriebe und Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses.

Community & Events

• Planung und Durchführung von Veranstaltungen für die Jomb-Community und das Team (z. B. Onboarding-Events, Info-Tage, Networking-Anlässe, Monatsmeetings, Retreats).
• Koordination interner und externer Beteiligter (Räumlichkeiten, Einladungen, Follow-up, Catering, Budget).

HR & Lohnbuchhaltung

• Mitarbeit in der HR- und Lohnadministration, einschliesslich Vorbereitung und Durchführung der Lohnläufe.
• Erstellung von IV-Taggeldbescheinigungen und Unfallmeldungen für Lernende und Mitarbeitende.
• Pflege der Personalunterlagen.

Finanz-, Debitoren- und Kreditorenverwaltung

• Verbuchung von Eingangsrechnungen und Durchführung der Zahlungen.
• Erstellung und Verbuchung von Forderungen sowie Kontrolle der Zahlungseingänge.
• Durchführung von Mahnläufen bei offenen Posten.
• Verbuchung von Revolut-Ausgaben.

Ergänzende Aufgaben

• Schnittstelle zwischen Ausbildung, Betriebspartnern und Schulen zur Koordination und Kommunikation.
• Sicherstellung der geordneten Ablage und Aktualisierung aller Unterlagen (digital bevorzugt).
• Unterstützung bei Prozessdokumentationen (z. B. HR, Finance, Lehrvertrags-Workflows).
• Erstellung einfacher Reports (Lohn- / Kostenentwicklung, Lernendenentwicklung, offene Forderungen).
• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutzrichtlinien.

Deine Qualifikation

• Kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Qualifikation (KV, HR/Finanz).
• Erste Berufserfahrung in Office-, HR- oder Finanzadministration, idealerweise mit Lohnbuchhaltung sowie Kreditoren/Debitoren.
• Deutsch als Muttersprache oder gleichwertige Sprachkompetenz (ausgezeichnete schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit), Englisch von Vorteil.
• Vertrautheit mit digitalen Tools und Prozessoptimierung.
• Selbstständige, präzise und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Organisationstalent.
• Erfahrung im Event- oder Community-Management von Vorteil.
• Interesse an Berufsbildung und Freude am Kontakt mit Lernenden und Partnerbetrieben.

Wir bieten

• Abwechslungsreiche, vielseitige Rolle in einem innovativen, wachsenden Unternehmen – mit Raum für Eigeninitiative und Mitgestaltung.
• Arbeiten im brandneuen Jomb Campus Horgen, direkt beim Bahnhof, auf über 800 m² modernen, lichtdurchfluteten Büroflächen mit Social Spaces, grosszügiger Küche und Begegnungszonen für rund 60–90 Personen.
• Top ausgestattete Infrastruktur – inklusive erstklassiger Kaffeemaschine, sprudelndem und stillem Wasser, frischem Obst und allem, was man für einen motivierten Arbeitsalltag braucht.
• Starke Unternehmenskultur mit regelmässigen Team-Events, Montags-Breakfast, Freitags-Apéro und inspirierenden Offsite-Retreats, die Zusammenhalt und Spass verbinden.
• Flexibles Arbeiten mit der Möglichkeit, bis zu zwei Wochen pro Jahr als Workation von einer anderen Location oder aus dem Ausland zu arbeiten.
• Freier Tag am Geburtstag als besonderes Dankeschön.
• Zusammenarbeit in einem engagierten, jungen und motivierten Team, das mit Energie, Offenheit und Innovationsgeist die Berufsbildung der Zukunft gestaltet.
• Dynamisches Umfeld mit der Chance, aktiv an der Weiterentwicklung von Prozessen, Systemen und Strukturen mitzuwirken.
• Offene Unternehmenskultur mit kurzen Entscheidungswegen und grossem Gestaltungsspielraum.