Passionate. Together.

Sie orchestrieren die verschiedensten Projekte und Verpflichtungen des CEOs, fordern die termingerechte Lieferung von Resultaten ein und informieren zuverlässig über Fortschritte und Action-Items. Dabei fungieren Sie als Schnittstelle zu Konzernfunktionen und Gruppengesellschaften im In- und Ausland. Interessant gestaltet sich Ihre Aufgabe auch durch Ihre Mitarbeit bei Kommunikationsthemen des CEO, wie bspw. die Vorbereitung von Employee-Meetings oder Ankündigungen. Da der CEO bestens in der Wirtschaft und Politik vernetzt ist, haben auch Sie Einblick in richtungsweisende Entscheidungen des Unternehmens, was diese Position zu einer echten Vertrauensstellung macht. Nicht zuletzt werden Sie viele seiner Themen auch inhaltlich begleiten: Sei dies KPI-Monitoring oder die Einbindung in interne Prozesse der Unternehmung.

Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• E-Mail Management, sinnvolle Triage; d.h. Sie selektieren Anfragen und treffen Vorkehrungen zu deren Erledigung und priorisieren die Kommunikation.
• Komplexes Agenda-Management. Aufgrund mannigfaltiger Präsidiums-, Beirats- und Gesellschafter-Funktionen sowie Mitgliedschaften und einer hoch agilen Unternehmensführung, gilt es, das Tagesgeschäft für den CEO punktgenau zu steuern.
• Organisation von und Teilnahme an Meetings inklusive Meeting Minutes.
• Vor- und Nachbereitung aller notwendigen Sitzungsunterlagen; Prüfung auf Inhalt und Layout.
• Abwicklung (vertraulicher) Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Koordination der Jahresplanung (Corporate Calendar) in enger Zusammenarbeit mit dem CEO.
• Planung und Organisation von Events (lokal und international), Townhalls, Off-sites, Messen, Gremien- und Vorstandssitzungen.
• Stetiges «am Ball bleiben» bei allen Themen; proaktive Unterstützung bei der Umsetzung. Das setzt ein Interesse an Wirtschaftsthemen voraus.
• Übernahme von Projekten und Durchführung von Recherchen; zu den verschiedensten Themen verantworten Sie die Informationsbeschaffung.
• Ein Teil der Arbeit umfasst auch die Erledigung privater Anliegen. Hier braucht es Bereitschaft, unkompliziert Hand zu bieten, wo dies erforderlich ist.

 
Was bringen Sie mit?

• Eine kaufmännische Ausbildung, ergänzt durch eine Weiterbildung zur Direktionsassistenz oder einen Bachelor in Betriebswirtschaft.
• Mehrjährige C-Suite Assistenzerfahrung in einem international tätigen Unternehmen.
• Ihr Beruf ist Ihre Passion: Sie haben Freude daran, einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten - durch Top-Qualität und flexible Verfügbarkeit.
• Kurzfristige Planänderungen gehören einfach dazu und diesen begegnen Sie mit Resilienz und Gelassenheit.
• Ausgeprägtes Organisationstalent.
• «Self-Starter»-Mentalität: Initiativ, leistungsbereit, kreativ und umsetzungsstark.
• «Entrepreneurial Mindset»: Lösungsorientiert, effizient und dem Geschehen immer einen Schritt voraus.
• Sie sind eloquent, können differenziert auf Fragestellungen eingehen und Entscheidungsgrundlagen erarbeiten.
• Neuen Themen und Aufgaben begegnen Sie offen und interessiert, immer bereit zu wachsen und sich zu entwickeln.
• Sie wissen, was Sie können und wo Sie im Leben stehen und finden auch für scheinbar Unlösbares immer einen Weg.
• Sie erfassen Informationen analytisch, erkennen Abhängigkeiten, ziehen die richtigen Schlüsse und handeln im Rahmen Ihrer Entscheidungskompetenz.
• Ihre Deutschkenntnisse sind in Wort und Schrift stilsicher; Ihr Englisch entspricht dem Niveau C1/C2.
• MS-Office Suite sowie gängige Kommunikations- und Kollaborationstools beherrschen Sie versiert.
• Sie haben Sinn für Humor, denn dieser kommt – bei aller Dynamik im Alltag – trotzdem nicht zu kurz.

 
Was Sie erwartet
Ein CEO, der führt und Ihnen trotzdem Freiraum für selbständiges Arbeiten ermöglicht, und Sie aktiv ins Geschehen einbezieht. Eine vertrauensvolle Zusammenarbeit in einem dynamischen und innovativen Umfeld, in dem das Einbringen von Ideen für organisatorische Abläufe erwünscht ist. Ein attraktives Vergütungspaket, das der Position entspricht, sowie die Möglichkeit, 1-2 Tage pro Woche hybrid zu arbeiten. Wenn Sie gerne an der Seite eines aktiven, inspirierenden Vorgesetzten arbeiten möchten und sich eine facettenreiche neue Herausforderung wünschen, freuen uns auf Ihre Bewerbung (CV, Zeugnisse, Ausbildungsnachweise) an  E-Mail schreiben  mit Angabe Ref. «EA-Tech-CEO».

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | +41 44 243 86 68