Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance

À propos de cette offre

AUFGABENBEREICH

Administration & Office Management

• Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
• Organisation von internen und externen Anlässen
• Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
• Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
• Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
• Betreuung administrativer Infrastrukturthemen

HR-Administration

• Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
• Führung der Personaladministration
• Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
• Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
• Teilnahme an HR-Meetings online / offline
• Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen

Compliance, Qualität & Versicherungen

• Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
• Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
• Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
• Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
• Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits

IT- & Systemunterstützung

• Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
• Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
• Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)

ANFORDERUNGSPROFIL

Hard Skills

• Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
• Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
• Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
• Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
• Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration

Soft Skills

• Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
• Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
• Organisationstalent und proaktive Haltung
• Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
• Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
• Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
• Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)

KOMPETENZEN

• Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
• Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
• Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
• Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
• Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
• Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
• Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
• Empathie und Teamorientierung
• Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
• Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
• Vertrauenswürdigkeit und Integrität

VERANTWORTUNGEN

• Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
• Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
• Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
• Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
• Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten