Employé(e) de bureau secrétariat département juridique

Gérer de manière autonome le secrétariat et l’administration : Vous accomplissez de manière autonome les tâches administratives et organisationnelles du département et êtes responsable du bon déroulement du secrétariat. En tant que premier contact du département, vous jouez un rôle central et êtes la carte de visite du département juridique.

Assumer des responsabilités dans les domaines juridiques : Vous rédigez de manière autonome des lettres, traitez une correspondance exigeante et prenez les procès-verbaux des réunions. Vous êtes responsable de la finalisation formelle des décisions, des dépôts judiciaires ou des rapports juridiques et politiques (y compris la relecture), du contrôle des délais ainsi que de l’organisation des rendez-vous, réunions et inspections. De plus, vous effectuez diverses recherches.

Garantir l’utilisation des applications informatiques : En tant qu’utilisateur(trice) avancé(e) des systèmes informatiques, vous êtes l’interlocuteur(trice) principal(e) pour les applications numériques, notamment pour Microsoft 365 et le système cantonal de gestion des affaires Axioma. Vous créez et gérez des modèles et des processus dans les applications respectives et soutenez les collaborateurs du département dans leur utilisation. Vous participez activement à la transformation numérique de l’administration cantonale.

Soutenir la direction du département : Vous soutenez la direction du département en gérant les courriers entrants, en coordonnant les rendez-vous et en triant les demandes. En outre, vous effectuez des clarifications avec les donneurs d’ordre.

Assurer la représentation du greffe de la commission de recours en matière de construction : Vous prenez en charge le travail de greffe de la commission de recours en matière de construction (autorité judiciaire en matière de construction) en cas d’absence de la collaboratrice responsable.

Expérience : Vous avez de l’expérience dans un secrétariat dans le domaine juridique (administration publique, tribunal, cabinet d’avocats) et êtes habitué(e) à travailler de manière autonome ainsi qu’à respecter les processus et flux de travail. Vous maîtrisez parfaitement l’utilisation des systèmes informatiques et avez une grande affinité pour l’informatique. De plus, vous êtes intéressé(e) par la co-conception de la transformation numérique et son développement.

Personnalité : En tant que personne réfléchie, serviable et fiable, vous aimez travailler en équipe. Vous agissez de manière structurée, autonome, avez une grande conscience de la qualité et faites preuve d’assurance. La discrétion et le sens des responsabilités sont pour vous une évidence. En tant que premier contact du département, vous êtes très orienté(e) service et appréciez la communication orale et écrite ainsi que la fourniture d’informations. Vous aimez participer activement et contribuer à garantir la haute qualité de nos prestations.

Formation : Vous disposez pour cette activité exigeante d’une formation commerciale achevée ou équivalente. Une formation complémentaire dans le domaine juridique est un atout. Vous êtes prêt(e) à vous familiariser avec de nouveaux sujets et, le cas échéant, à vous perfectionner.

Langue : Une très bonne maîtrise de l’allemand à l’oral et à l’écrit est requise.