Project Document Manager (m/w/d) - BS

Project Document Manager (m/w/d) - BS

Hintergrund & Projektumfeld

Am Standort Basel wird ein zentraler Teil des Campus der F. Hoffmann-La Roche AG im Rahmen eines langfristigen Grossprojekts umfassend neu entwickelt. Ziel ist es, ein modernes und zukunftsorientiertes Areal zu schaffen, das funktionale, infrastrukturelle und städtebauliche Anforderungen auf hohem Niveau vereint.

Das Projekt beinhaltet den Rückbau bestehender Gebäude sowie den Neubau innovativer Strukturen und ist auf mehrere Jahre ausgelegt. Zur Unterstützung dieses Vorhabens wird eine erfahrene Fachperson im Bereich Projektdokumentation gesucht.

Rolle & Ziel der Position

Als Project Document Manager sind Sie ein wesentlicher Bestandteil des Projektteams. Sie übernehmen die Verantwortung für die Planung, Umsetzung und Überwachung aller projektspezifischen Dokumentationsprozesse. Abhängig vom Projektumfeld können auch GMP-relevante Inhalte Bestandteil der Rolle sein.

Ziel der Position ist es, die Vollständigkeit, Qualität und Nachvollziehbarkeit der gesamten Projektdokumentation über den gesamten Projektlebenszyklus sicherzustellen.

Profil der gesuchten Person

Gesucht wird eine strukturierte, selbstständig arbeitende Persönlichkeit mit kaufmännischem Hintergrund und ausgeprägter Kommunikationsfähigkeit. Sie verfügen über Erfahrung im Umgang mit Dokumentationsrichtlinien und fühlen sich im Einsatz moderner Dokumentenmanagement-Systeme sicher.

Sehr gute Deutschkenntnisse auf Niveau C1 sowie gute Englischkenntnisse auf Niveau B1 werden vorausgesetzt. Der routinierte Umgang mit MS Office sowie der Google-Arbeitsumgebung ist essenziell.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Verantwortung für das Management und die Überwachung der Projektdokumentation

• Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Dokumentationsstandards

• Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung des Project Document Controls Plans (PDCP)

• Mitarbeit an relevanten Kapiteln des Projekthandbuchs (PHB)

• Implementierung von projektspezifischen Dokumentenmanagement-Prozessen und -Systemen

• Definition und Pflege elektronischer Dokumenten-Workflows (z. B. PKM, DocuSign, Elvis)

• Aktive Betreuung der Dokumentations- und Kollaborationsplattformen (PKM, Elvis, GDrive)

• Qualitätskontrolle, Ablage und Archivierung projektbezogener Unterlagen

• Sicherstellung des Zugriffs auf relevante Dokumente für alle Projektbeteiligten

• Übernahme administrativer Unterstützungsaufgaben bei Bedarf

Must-Haves

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (kein Master oder PhD)

• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise

• Grundverständnis für Projektmanagement oder Bauprojekte von Vorteil

• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit

• Fähigkeit zur Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen

• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und gute Englischkenntnisse (B1)

• Sehr gute Kenntnisse in MS Office sowie der Google-Umgebung

• Administrative Erfahrung gemäss internen Unternehmensrichtlinien

Allgemeine Rahmenbedingungen

• Start: kurzfristig möglich

• Spätester Starttermin: 01.03.2026

• Einsatzdauer: 12 Monate

• Verlängerung: vorgesehen

• Pensum: 80-100 %

• Arbeitsort: Basel

• Home Office: nach erfolgreicher Einarbeitung möglich

• Reisetätigkeit: keine

• Teamgrösse: ca. 5 Personen

• Arbeitszeiten: Standardarbeitszeiten

Maximale Stundenansätze:

• 0-2 Jahre Erfahrung: bis 55 CHF/h

• ab 3 Jahren Erfahrung: bis 65 CHF/h

• ab 8 Jahren Erfahrung: bis 75 CHF/h