Employé·e administratif·ve Administration centrale des études et Bureau international (80%)

• Vous saisissez et entretenez les données dans les systèmes d'administration universitaire Evento et Mobility Online.
• Vous soutenez l'Administration centrale des études dans divers processus tout au long du cycle de vie étudiant, notamment pour les immatriculations, inscriptions semestrielles, factures semestrielles, attestations d'études, documents de diplôme et radiations.
• Vous traitez la correspondance du Bureau international avec les universités partenaires, les filières d'études, les étudiant·e·s et le personnel.
• Vous êtes l'interlocuteur·trice central·e pour les questions relatives à la mobilité des étudiant·e·s et du personnel ainsi que pour les préoccupations des étudiant·e·s internationaux.
• Vous créez et mettez à jour les documents d'information et organisez ainsi que tenez des séances d'information sur le thème de la mobilité.
• Vous entretenez et actualisez les contenus relatifs à la section Internationale sur le site web et dans l'intranet FHNW « Inside ».
• Vous prenez en charge la comptabilisation des factures entrantes, établissez les factures sortantes et traitez les comptes de caisse et de cartes de crédit.
• Vous soutenez les tâches commerciales et administratives générales, par exemple au guichet et au téléphone, dans le traitement du courrier entrant et sortant ainsi que dans la commande de matériel de bureau.

Vous êtes une personne capable de travailler en équipe, engagée et orientée service, vous travaillez de manière autonome et structurée et aimez prendre des responsabilités. Vous disposez d'une formation commerciale ou d'un diplôme de bachelor ainsi que de plusieurs années d'expérience professionnelle dans un environnement administratif. Travailler avec des étudiant·e·s vous plaît. Vous abordez les différentes demandes avec patience, compréhension et une attitude courtoise et gardez une vue d'ensemble même dans un environnement de travail varié et dynamique.

De plus, vous apportez les qualifications et expériences suivantes :

• Une expérience dans le domaine universitaire ou au Bureau international est un avantage, mais pas une condition
• Maîtrise confirmée de MS Office 365 et MS Teams
• Expérience avec Evento, Mobility Online ou un autre logiciel d'administration universitaire est un plus
• Très bonnes connaissances en allemand ainsi que bonnes connaissances en anglais à l'oral et à l'écrit ; d'autres langues étrangères sont un avantage
• Une manière de travailler autonome, structurée et soigneuse
• Une capacité d'assimilation rapide ainsi que la volonté de s'engager de manière proactive et de prendre des responsabilités
• Un sens prononcé du travail en équipe, de l'entraide et du plaisir à collaborer
• Une forte orientation service et le plaisir de soutenir les étudiant·e·s et le personnel de manière compétente et amicale

L'Administration centrale des études accompagne les processus administratifs tout au long du cycle de vie étudiant – de l'immatriculation à l'obtention du diplôme. Le Bureau international fait partie de l'Administration centrale des études et est responsable de la mobilité des étudiant·e·s ainsi que du personnel.

Dans cette fonction polyvalente, vous combinez tâches administratives et thématiques internationales et êtes en contact étroit avec les étudiant·e·s, le personnel et les universités partenaires en Suisse et à l'étranger.