Assistant de bureau/Coordinateur d'événements

ZURICH, CH

Assistant de bureau/Coordinateur d'événements

Holcim Trading & Shipping (HT&S) est la branche commerciale du groupe Holcim, leader mondial des matériaux de construction innovants et durables. Holcim Trading & Shipping (HT&S) est spécialisé dans la satisfaction des besoins des clients et fournisseurs du monde entier grâce à un portefeuille unique de produits et services fournis depuis des bureaux à Zurich, Singapour et Miami.

Holcim Trading & Shipping (HT&S) est un négociant international de premier plan et un opérateur logistique maritime qui fournit, grâce à une équipe de spécialistes dédiés, des solutions pour l'importation et l'exportation maritime de matières premières et de produits finis tant pour les sociétés du groupe Holcim que pour des entreprises tierces.

Présentation du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de bureau & Coordinateur(trice) d'événements organisé(e), proactif(ve) et énergique pour une mission temporaire de 3 à 4 mois. Dans ce rôle, la responsabilité principale sera d'organiser et d'exécuter notre événement annuel d'entreprise en étroite collaboration avec une agence externe. En plus de la gestion d'événements, le poste implique la supervision des opérations quotidiennes du bureau, de l'accueil et du support administratif pour notre bureau de Zurich.

Responsabilités clés

Gestion d'événements (axe principal)

• Événement annuel de l'entreprise : Diriger la planification, la coordination et l'exécution de notre événement annuel en tant que principal interlocuteur interne en collaboration avec notre partenaire externe de gestion d'événements.

• Logistique & restauration : Superviser la logistique sur site, le divertissement, les arrangements de restauration, la coordination des participants et les communications liées à l'événement.

• Réunions internes : Soutenir les petites célébrations de bureau, les réunions du personnel et les activités d'équipe durant la mission.

Gestion de bureau & opérations quotidiennes

• Gestion des installations & fournisseurs : Agir en tant que contact principal pour les relations avec le propriétaire, la maintenance, les réparations, les services de nettoyage, les imprimantes, les machines à café et les fournitures de bureau.

• Accueil & hospitalité : Accueillir les visiteurs, gérer les badges d'accès, et traiter les appels entrants/sortants, les coursiers et le courrier.

• Intégration & postes de travail : Préparer les bureaux et équipements pour les nouveaux arrivants, en veillant à ce que les postes de travail soient correctement équipés.

• Santé & sécurité : Servir d'ambassadeur local du bureau pour la sécurité au travail, l'ergonomie et les directives sanitaires.

Support aux déplacements & administratif

• Logistique des déplacements : Aider les employés et invités exécutifs dans l'organisation des voyages (hôtels, vols, transports) conformément aux politiques de voyage de l'entreprise.

• Dépenses & budget : Aider à l'approvisionnement en fournitures de bureau, suivre les dépenses du bureau et gérer les notes de frais dans SAP.

• Coordination informatique : Faire le lien avec le service d'assistance informatique pour les demandes quotidiennes, les commandes de téléphones mobiles et la gestion des accès aux portes.

Exigences & qualifications

• Expérience : Expérience avérée en gestion de bureau et organisation d'événements (expérience en événements d'entreprise préférée).

• Langues : Maîtrise du allemand et de l'anglais (oral et écrit).

• Disponibilité & localisation : Disponible pour 3 à 4 mois avec une présence à 100 % dans notre bureau de Zurich. 80 % à 100 % d'équivalent temps plein.

• Compétences informatiques : Bonne connaissance de Google Workspace (Gmail, Drive, Docs) et de la suite Microsoft Office. Expérience avec SAP Self-Service / Concur est un avantage.

• Qualités personnelles : Grande intégrité personnelle, fortes capacités organisationnelles et multitâches, sens du service, ouverture d'esprit et esprit d'équipe fiable.

Ce que nous offrons

- Avantages : Indemnité déjeuner mensuelle fournie en plus du salaire de base.

- Environnement : Un contexte d'équipe dynamique et international basé au centre de Zurich.

Holcim s'engage pour un lieu de travail diversifié et inclusif. Nous soutenons l'égalité des chances pour tous, quelle que soit la race, l'origine nationale, le genre, la sexualité, le handicap ou l'âge.

Avis important : Les recruteurs Holcim contactent uniquement les candidats via des adresses e-mail officielles @[holcim.com]. Nous n'utilisons pas Gmail ni d'autres domaines non-Holcim pour mener les processus de recrutement. Veuillez vérifier l'adresse de l'expéditeur avant de répondre."