Secrétaire du CA / Assistant(e) de direction CEO (h/f/d) 50-70%

Numérisé en toute sécurité dans le secteur de la santé

Nous couvrons les besoins ICT des hôpitaux, maisons de retraite et cabinets suisses, afin qu'ils puissent se concentrer pleinement sur leur travail.

Pour soutenir le conseil d'administration et le CEO, nous recherchons immédiatement ou selon accord un/une Secrétaire du CA / Assistant(e) de direction CEO

Vous êtes une personne structurée, discrète et proactive et vous vous sentez à l'aise dans un environnement à haute confidentialité. Dans ce rôle, vous êtes le pilier organisationnel central du conseil d'administration et vous assurez que les réunions, décisions et toute la gouvernance du CA sont préparées, documentées et suivies de manière professionnelle. En complément, vous soutenez le CEO dans certaines tâches quotidiennes et veillez à ce que les priorités, rendez-vous et tâches en suspens soient gérés de manière fiable.

Conseil d'administration (priorité)

• Gestion du secrétariat du CA incluant la planification annuelle, la planification des réunions, la gestion des invitations et la coordination de toutes les réunions du CA et de l'assemblée générale
• Élaboration et mise à jour des ordres du jour en étroite collaboration avec la présidence du CA et la direction
• Assurer un processus professionnel des réunions du CA : envoi des documents, suivi des tâches en suspens, gestion des décisions et résolutions
• Rédaction des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration (en allemand) incluant un suivi soigné, le processus d'approbation, l'envoi et l'archivage
• Entretien et développement de la documentation du CA incluant le registre des décisions, les documents de réunion, les documents de gouvernance et les structures d'archivage
• Interface avec les membres du CA et les interlocuteurs externes (administratif et organisationnel)
• Assurer le respect des rendez-vous, délais et exigences formelles dans le contexte du CA

Direction (soutien complémentaire)

• Soutien direct au CEO dans les opérations quotidiennes : coordination des rendez-vous et du calendrier, préparation et suivi des réunions, priorisation et gestion des tâches en suspens
• Rédaction et préparation de rapports et de correspondances exigeantes en allemand (par ex. rapports mensuels, résumés de gestion)
• Coordination des tâches issues des réunions de la direction incluant le suivi des tâches en suspens

Autres responsabilités

• Organisation de réunions internes et externes, ateliers, séminaires et événements sociaux avec des participants internes et externes
• Planification et organisation d'événements pour les employés et d'activités de team building
• Coordination des prestataires externes et des interlocuteurs en gestion des installations

• Formation commerciale de base et formation continue en tant qu'assistant(e) de direction ou équivalent, incluant une formation/formation continue dans le domaine du secrétariat du CA / gouvernance d'entreprise
• Expérience de plusieurs années dans l'environnement du conseil d'administration, notamment dans l'organisation des réunions du CA, la rédaction des procès-verbaux ainsi que dans la documentation et le suivi des décisions
• Maîtrise des sujets de gouvernance, confidentialité et exigences formelles dans le contexte du CA
• Expérience dans le soutien direct d'un CEO ou d'une direction au niveau exécutif
• Très bonnes connaissances de l'allemand à l'oral et à l'écrit, avec un style sûr et précis
• Grande discrétion, loyauté et communication professionnelle au niveau de la direction
• Méthode de travail structurée et autonome, grande fiabilité, sens aigu des rendez-vous et des délais
• Talent organisationnel, capacité de persuasion et sens prononcé de la qualité

• Un travail porteur de sens dans une équipe collégiale
• La possibilité d'apporter efficacement votre expérience et votre savoir-faire
• Participation dans une entreprise en croissance saine
• Conditions d'emploi modernes avec une planification flexible de la prévoyance professionnelle
• Horaires flexibles pour concilier vie professionnelle et privée