Assistent:in der Vertriebsabteilung

À propos de cette offre

Für unseren Kunden, ein international ausgerichtetes Unternehmen in der Region Basel, suchen wir so rasch als möglich eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit als Team Assistant 100 %.

Du arbeitest in einem internationalen, multikulturellen und mehrsprachigen Umfeld und unterstützt ein achtköpfiges Team sowie den Chief Commercial Officer (CCO). Dabei übernimmst du administrative, organisatorische und finanzielle Aufgaben und wirkst bei ausgewählten Themen der digitalen Kommunikation mit.

Die Position ist zunächst bis Ende März 2027 befristet und umfasst bei einem Pensum von 100 % eine 40-Stunden-Woche. Nach Absprache ist auch ein Pensum von 80 bis 90 % möglich. Bei entsprechender Eignung und Leistung besteht die Möglichkeit einer Verlängerung oder anschliessenden Festanstellung.

Deine Hauptaufgaben

• Organisation und Planung von Meetings inklusive Einladungen, Tagesordnungen und Logistik
• Erstellung und Verteilung von Berichten und Protokollen sowie Nachverfolgung vereinbarter Massnahmen
• Koordination der Terminkalender und Zeitpläne des Teams und des CCO
• Organisation interner Teamevents, Seminare und abteilungsübergreifender Meetings
• Sicherstellung der administrativen Schnittstelle zu verschiedenen internen Bereichen
• Vorbereitung finanzieller Vorabgenehmigungen und Nachverfolgung von Rechnungen
• Erstellung und Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Erstattungsanträgen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen inklusive Buchungen, Reiserouten und Logistik
• Unterstützung bei der Betreuung der Social Media Kanäle und der digitalen Marktbeobachtung
• Mitarbeit bei kleineren Projekten in den Bereichen Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung

Das erwartet dich

• Ein besonderes, internationales Arbeitsumfeld mit kultureller Vielfalt und gelebter Mehrsprachigkeit
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet mit vielfältigen Schnittstellen
• Enge Zusammenarbeit mit dem CCO und einem kleinen, eingespielten Team
• Die Möglichkeit, Verantwortung zu übernehmen und deine organisatorischen Fähigkeiten vielseitig einzusetzen
• Ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Teamgeist, Offenheit und menschliche Werte einen hohen Stellenwert haben

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich, in Assistenz, Administration oder Kommunikation
• Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung als Team Assistant, Executive Assistant oder in einer vergleichbaren Funktion
• Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Proaktive, selbstständige und zuverlässige Persönlichkeit mit einem guten Gespür für Prioritäten
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel zu koordinieren und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Freude an der Zusammenarbeit und Kommunikation mit unterschiedlichen Ansprechpartnern in einem internationalen Umfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office, Outlook und Teams
• Sehr gute Englischkenntnisse, mindestens Niveau C1
• Gute Deutsch- und Französischkenntnisse, mindestens Niveau B1