Responsable de la réception & Assistant(e) personnel(le), 60% temporaire (H/F)

À propos de cette offre

À PROPOS DE NOUS

ODDO BHF est un groupe financier franco-allemand-suisse avec une histoire de plus de 150 ans, dont la partie la plus ancienne remonte à 1780. Il est détenu et dirigé par Philippe Oddo, représentant la cinquième génération de courtiers en bourse et d'une banque allemande spécialisée dans les PME.

Avec 3’200 collaborateurs et un patrimoine client de plus de 150 milliards d'euros, ODDO BHF dispose de trois principaux secteurs d'activité basés sur un fort investissement dans la connaissance des marchés : Private Banking, Asset Management ainsi que Corporate et Investment Banking.

VOTRE ÉQUIPE ET VOTRE ENVIRONNEMENT

Dans ce poste passionnant, vous êtes le soutien administratif et organisationnel du CEO, du Head PWM Suisse et des membres du SMC. Vous assistez et remplacez la responsable du Reception Desk dans la gestion de l'accueil des clients, ainsi que comme premier point de contact pour les collaborateurs internes et externes et les invités. Le poste est prévu avec des jours de travail fixes du mercredi au vendredi et est initialement limité à un an. En cas d'intérêt mutuel, une prolongation est possible.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Responsable du Reception Desk

• Accueil et prise en charge de nos invités, nouveaux et externes collaborateurs en tant que premier point de contact
• Réception et traitement des appels entrants en allemand, anglais et français
• Coordination et gestion des salles de réunion
• Organisation, service et rangement des déjeuners/dîners clients et internes
• Contrôle et établissement de la facturation mensuelle des cartes de crédit de la réception
• Gestion des badges invités et collaborateurs
• Divers achats (fournitures de bureau ainsi que café et besoins des invités)
• Envois DHL et lettres recommandées
• Comptabilisation des factures et suivi des coûts
• Traitement du courrier interne et externe
• Entretien de la voiture de fonction
• Participation au processus d’intégration des nouveaux collaborateurs ainsi qu’organisation de rencontres et déjeuners avec la direction

Assistant CEO & Head PWM Suisse et membres du SMC

• Soutien organisationnel et administratif
• Gestion active et coordination de l’agenda
• Gestion des voyages (planification des déplacements professionnels)
• Organisation et gestion des visites de groupes
• Contrôle et établissement des factures mensuelles des cartes de crédit
• Contrôle et établissement des notes de frais personnelles
• Organisation et planification des réunions internes, événements déjeuner et sorties externes
• Premier point de contact pour les partenaires internes et externes, clients et entretiens de candidats

VOTRE RÉMUNÉRATION

Nous vous proposons un package de rémunération adapté à votre profil et à vos compétences.

COMPÉTENCES REQUISES

• Formation achevée dans le domaine commercial ou équivalent, avec un intérêt pour les sujets financiers
• Expérience réussie dans un poste similaire dans le secteur financier
• Maîtrise courante de l’allemand et de l’anglais à l’oral et à l’écrit, le français est un atout
• Curiosité, rigueur, persévérance, autonomie, flexibilité, fiabilité, excellentes compétences interpersonnelles et sens aigu du service ainsi que plaisir à travailler en équipe
• Bonne maîtrise d’Excel, Word, PowerPoint, Outlook

Nous nous engageons pour l’égalité des chances. La diversité est l’une des clés de notre succès passé et futur, et nous la soutenons pleinement.