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5 Schritte für mehr Organisation bei deinen Bewerbungen

Wer sich im Bewerbungsprozess befindet, kann schnell die Übersicht über seine Bewerbungen verlieren. Wem man nun eine Bewerbung geschickt hat, geht in der Masse leicht unter – dabei ist es wichtig, den Überblick zu behalten, um dann auch bei Bedarf nach dem Bewerbungsstand nachzufragen. Wie du deine Bewerbungen auf deinem Computer organisieren kannst, zeigen wir dir hier.

Da die meisten Unternehmen sowieso nur noch elektronische Bewerbungen annehmen, macht es am meisten Sinn, deine Bewerbungen auch gleich auf dem Computer zu organisieren und verwalten. Alles, was es dazu braucht, ist ein Computer, MS-Word und eine sinnvolle Ordnerstruktur.

1. Schritt Ordnerstruktur anlegen

Damit du dich sofort auf deinem Computer zurechtfindest, brauchst du eine klare und verständliche Ordnerstruktur. Wer einfach nur einzelne Blätter in einen Ordner speichert, riskiert ein grosses Durcheinander und grossen Zeitverlust beim Finden der richtigen Dokumente. Deine Ordnerstruktur sollte nach zwei Namen organisiert sein: Masterfiles der Bewerbungsunterlagen (Masterfile Lebenslauf, usw.) und Name der Firma (Firma Muster AG, usw.).

2. Schritt Masterfiles-Ordner anschreiben und Dokumente speichern

In den «Masterfiles-Ordner» speicherst du einerseits die bearbeitbaren Dateien, also in Word oder anderen Textprogrammen, und andererseits die vorbereiteten PDFs der einzelnen Dokumente, die nicht mehr bearbeitbar sind. Im Lebenslauf Ordner können dabei auch mehrere Versionen gespeichert sein, beispielsweise mit moderner und klassischer Gestaltung. Übrigens schickt man immer PDFs wenn man sich bewirbt, da die Dokumente so nicht mehr bearbeitbar sind und das professioneller wirkt.

01 Masterfile Bewerbungsschreiben

02 Masterfile Lebenslauf

03 Masterfile Arbeitszeugnisse

04 Masterfile Diplome

05 Masterfile Arbeitsproben

3. Schritt Firmen-Ordner erstellen und Dokumente speichern

Die Firmenordner benennst du nach den Namen der Firma, die die Stelle ausgeschrieben hat. In den Ordnern speicherst du dann alle Dokumente, die für die Stelle benötigt werden. Das heisst, du öffnest das Masterfile im Masterfile-Ordner und speicherst das Dokument dann mit neuem Namen im Firmenordner ab. Dann hast du immer noch das Masterfile im Masterfile-Ordner, aber weißt auch genau, was du der Firma geschickt hast. Als Namensgebung für die Dokumente empfehle ich folgende Struktur: Dokumentenname-Dein Name-Jobtitel der offenen Stelle. Konkret sieht das dann so aus: Lebenslauf-Müller-Daniel-Sachbearbeiter Rechnungswesen. Die Namensgebung ist aber nicht nur für dich wichtig – auch Personaler finden deine Unterlagen schneller und können dich besser zuordnen. Ausserdem wirkt es sehr organisiert und professionell, damit sammelst du Pluspunkte.

Zusatztipp: Ebenfalls empfehlenswert ist es, das Stelleninserat als PDF in den Firmen-Ordnern zu speichern. Dann weißt du immer, auf was du dich genau beworben hast. Noch einfacher kannst du deine Jobs in deiner persönlichern Merkliste auf deinem jobs.ch-Profil speichern.

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Zum jobs.ch-Profil

 

 

4. Schritt Tabellenübersicht deiner Bewerbungen erstellen

Wie du gesehen hast, steht zuoberst der «00 Tabelle Übersicht»-Ordner. Dort speicherst du eine tabellarische Übersicht deiner Bewerbungen, die du bereits abgeschickt hast. Der genaue Ordnername wäre «00 Tabelle Übersicht», dann hast du ihn immer zuoberst in der Sortierung. Die Tabelle sollte die folgenden Spalten enthalten:

Screenshot vom einer Tabelle für die Organisation von Bewerbungen
Screenshot vom Dokument «00 Tabelle Übersicht»

Vorlage für deine Bewerbungsorganisation, Dokument «00 Tabelle Übersicht» im Word-Format.

Jetzt downloaden

Erklärung der Spalten im Dokument «00 Tabelle Übersicht»:

  • Firmenname – Name der Firma
  • Status: offen / geschlossen – ist die Bewerbung noch offen oder hast du eine Absage erhalten?
  • Datum Bewerbung geschickt – an diesem Datum hast du die Bewerbung abgeschickt
  • Datum Nachfassen – an diesem Datum (± 7-14 Tage) fragst du nach dem Stand deiner Bewerbung nach
  • Kontaktname 1 + Funktion + Telefonnummer – Einer der Personen, mit denen du Kontakt hattest, am besten Direktnummer in Feld mit reinschreiben
  • Kontaktname 2 + Funktion + Telefonnummer – Einer der Personen, mit denen du Kontakt hattest, am besten Direktnummer in Feld mit reinschreiben
  • Kontaktname 3 + Funktion + Telefonnummer – Einer der Personen, mit denen du Kontakt hattest, am besten Direktnummer in Feld mit reinschreiben
  • Termin erstes Gespräch – dann hast du das erste Gespräch abgemacht
  • Notizen erstes Gespräch – hier kannst du die Notizen vom ersten Gespräch reinschreiben
  • Gehaltsangabe – hier kannst du schreiben, wieviel Gehalt du/die Firma angegeben hat
Stapelweise Bewerbungen – so behältst du den Überblick Read more

5. Schritt: Ordnerstruktur benutzen und Tabelle aktualisieren

Wenn du die Struktur und die Benennung gemacht hast, solltest du sie auch konsequent weiterführen – sonst bringt’s nichts. Also immer regelmässig nach dem folgenden Ablauf vorgehen:

  1. Interessantes Stelleninserat gesehen, auf das du dich bewerben möchtest
  2. Ordner mit Firmennamen erstellen
  3. Stelleninserat als PDF in Firmen-Ordner speichern
  4. Alle Dokumente aus den Masterfiles-Ordnern vorbereiten und mit richtigem Namen in den Firmenordnern speichern
  5. Bewerbung abschicken
  6. Tabelle Übersicht öffnen und Bewerbung eintragen

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Peuckert
sagte am Juli 10, 2018 at 7:06 am :

herzlichen Dank für die hervorragenden Tipps….ich hatte ein ähnliche Struktur und konnte sie nun verfeinert….die Exel Tabelle hatte ich noch nicht und finde sie soooooo hilfreich….Merci noch einmal Ulrike

Antworten
Niklaus
sagte am August 15, 2018 at 1:33 pm :

Ich habe ein CRM-Tool insight.ly in Betrieb, in welchem ich einerseits die Kontakte und alle Bewerbungen als „Chancen“ erfasse, andererseits mir in strukturierten Prozessen Erinnerungen und Aufgaben teilweise automatisiert zustelle. Ich könnte auch alle Dokumente dort online abspeichern, dann brauche ich aber schon bald die kostenpflichtige Version – von den Funktionalitäten reicht mir die Gratisversion vollkommen. Also eine Ordnerstruktur im Filesystem wie im Artikel beschrieben.
Insight.ly ist eigentlich ein Instrument für den Verkauf – ich mache ja nichts anderes, als mich selber zu verkaufen…

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