Unser Kunde - ein Unternehmen in der Industrie & Technologie - sucht schnellstmöglich nach einer Executive Assistant zum Verwaltungsratspräsident und CFO. In dieser Stelle arbeiten Sie selbstständig und mit viel Verantwortung. Zudem sind sie in verschiedenen Projekten involviert, sind die Drehscheibe zu allen Abteilungen und sind für das Office Management und die persönliche Betreuung von Investoren zuständig.

Stellenbeschreibung

• Der Verwaltungsrat benötigt Unterstützung bei einer Vielzahl von administrativen und organisatorischen Aufgaben, von der Dokumentenverwaltung bis zur Terminplanung.
• Ein herzliches Willkommen und die Betreuung von Gästen stehen an erster Stelle. Dies umfasst die Koordination von Ankünften, die Bereitstellung von Informationen und die Sicherstellung, dass sich Gäste während ihres Aufenthalts wohl fühlen.
• Die eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz ist erforderlich, wobei die inhaltlichen Vorgaben sorgfältig berücksichtigt werden. Dies umfasst das Verfassen von E-Mails, Briefen und anderen Mitteilungen im Namen des Verwaltungsrates.
• Die Planung und Organisation von Meetings für den Verwaltungsrat und das Management ist von zentraler Bedeutung. Dies beinhaltet die Koordination von Terminen, die Bereitstellung von Unterlagen sowie die Organisation von Räumlichkeiten und technischen Einrichtungen.
• Die Verwaltung und Buchung von Reisen für Mitglieder des Verwaltungsrates erfordert eine effiziente Organisation und Planung. Dies umfasst die Buchung von Flügen, Hotels und anderen Reisevorbereitungen unter Berücksichtigung individueller Präferenzen und Vorschriften.
• Die Zusammenstellung überzeugender Präsentationen für Investoren und Meetings erfordert sorgfältige Recherche, kreative Gestaltung und klare Kommunikation von Informationen.
• Die Koordination und Klärung von Anfragen und Informationen mit internen und externen Ansprechpartnern
• Die Organisation von Veranstaltungen wie der Generalversammlung und die Unterstützung bei der Planung von Messen
• Organisation von Werbegeschenken und Broschüren zur Unterstützung von Marketing- und Kommunikationsaktivitäten

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Handelsdiplom mit Hotellerie Background
• Langjährige Erfahrung in Assistenz oder Hotellerie, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld
• Gute IT-Kenntnisse, insbesondere in MS-Office (Word, Excel, PowerPoint)
• Sprachkenntnisse: Deutsch auf muttersprachlichem Niveau, fliessendes Englisch in Wort und Schrift
• Starke Serviceorientierung und ein freundliches, überzeugendes Auftreten
• Hohe Zuverlässigkeit und Verlässlichkeit in der Arbeit
• Flexibel mit einem akkuraten Arbeitsstil
• Organisationsgeschick und diplomatisches Verhandlungsgeschick

Das Angebot

Sind Sie an einer Position interessiert, in der Sie die unterstützende Hilfe auf Managementebene sein möchten? Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!