Executive Assistant / Receptionist

Emergent BioSolutions Berna GmbH

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Emergent BioSolutions widmet sich einer einfachen Aufgabe: dem Schutz und der Verbesserung des Lebens. Als globales Spezialpharmaunternehmen bietet Emergent Gesundheitsdienstleistern und Regierungen spezialisierte Produkte an, um auf medizinische Bedürfnisse und neue Gesundheitsbedrohungen einzugehen.

Bei Emergent BioSolutions Berna GmbH, am Produktionsstandort in Thörishaus bei Bern, werden Reiseimpfstoffe komplett produziert und in die ganze Welt exportiert. Rund 130 Mitarbeitende arbeiten in den Bereichen, Manufacturing, Qualitätssicherung und -kontrolle, Supply Chain und Regulatory Affairs. Damit ist Emergent Berna ein wichtiger Stützpunkt im globalen Emergent Netzwerk.

Zur administrativen und organisatorischen Unterstützung des lokalen Management-Teams und für die Sicherstellung eines professionellen Empfangs suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Executive Assistant / Receptionist

Das erwartet dich:

  • Administrative und organisatorische Unterstützung des lokalen Führungsteams
  • Vor- und Nachbearbeitung sowie Planung von Meetings und Veranstaltungen, aktive Bewirtschaftung des lokalen Intranets
  • Koordination und aktive Zusammenarbeit mit allen lokalen Abteilungen (Vorbereitung von Präsentationen, Protokollierung, Festhaltung von Entscheidungen), enge Zusammenarbeit mit unserem Hauptsitz in den USA und unseren Schwester-Standorten
  • Sicherstellung des Besucherempfangs (Geschäftspartner, Lieferanten), Telefondienst
  • Selbständige Organisation von Team-Anlässen und Leitung des lokalen Wohltätigkeits-Programms (Freiwilligeneinsätze; Spendenaktionen)
  • Organisation von Geschäftsreisen inklusive Abrechnung der Reisekosten
  • Verwaltung und Bestellung des Büromaterials für den ganzen Standort
  • Enge Zusammenarbeit mit dem lokalen HR-Team bei unterschiedlichen Personalprozessen und Projekten (Mitarbeiter Onboardings, Support des Zeiterfassungs-Systems) sowie Unterstützung bei Ferienabwesenheiten
  • Unterstützung bei der Aufarbeitung von lokalen und globalen Kennzahlen und Reportings, sowie die Erledigung von Übersetzungsarbeiten (Deutsch / Englisch)

Das bringst du mit:

  • Kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung
  • Stark ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, exakte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Motivierte und kommunikative Persönlichkeit mit einem hohen Pflichtbewusstsein, Diskretion und einer positiven Denkweise
  • Freude in einem multikulturellen und trotzdem familiären Umfeld zu arbeiten
  • Strukturierte und selbständige Arbeitsweise
  • Versierter Anwender der MS Office Applikationen
  • Verhandlungssichere Deutschkenntnisse, sehr gute Englischkenntnisse, gute mündliche Französisch-Kenntnisse - weitere Sprachen sind ein Plus

Bist du an dieser herausfordernden Aufgabe in einem motivierten Team interessiert? Dann mach den nächsten Schritt und schick uns deine Bewerbung über den nachfolgenden Link:

https://careers.emergentbiosolutions.com/job-invite/34780/

 

Emergent BioSolutions Berna GmbH
Herr Daniel Mauron
Director Human Resources
+41 31 8885225
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