PROTOKOLL-/VERWALTUNGSASSISTENT

Über den Job

Die Ständige Vertretung der Republik Singapur in Genf möchte geeignete Kandidaten einladen, sich für eine Vollzeitstelle als Protokoll-/Verwaltungsassistent bei der Vertretung zu bewerben.

PROTOKOLL-/VERWALTUNGSASSISTENT

Die Hauptaufgaben sind wie folgt:

• Administrative und logistische Unterstützung für Besuchsdelegationen aus Singapur bei offiziellen Besuchen.
• Koordination und Verwaltung von Hotelbuchungen für ankommende Besuche aus Singapur.
• Koordination und Verwaltung von Buchungen bei Transportunternehmen, Restaurants usw. für ankommende Besuche aus Singapur.
• Zusammenarbeit mit Flughafenbehörden für Einreisegenehmigungen, VIP-Lounge-Zugang, Einholung relevanter Genehmigungen und Erlaubnisse für ankommende Besuche von VIPs aus Singapur.
• Unterstützung und Begleitung, wo nötig, des Missionsleiters und des Missionspersonals bei offiziellen Besuchen ausserhalb von Genf.
• Organisation der Vorbereitung für interne offizielle Veranstaltungen wie Sitzungen und Arbeitsessen, inklusive Koordination mit Lieferanten für notwendige Beschaffungen und Verwaltung der Gästelisten.
• Unterstützung des vor Ort ansässigen Personals bei der Vorbereitung und Durchführung offizieller Mahlzeiten in der offiziellen Residenz, der Kanzlei oder in Restaurants.
• Assistenz bei den administrativen Vorbereitungen anderer offizieller Veranstaltungen, an denen die Mission teilnimmt.

Administrative Angelegenheiten:

• Unterstützung des vor Ort ansässigen Personals bei beschaffungsbezogenen Vorbereitungsarbeiten (z. B. Erstellung von Ausschreibungsunterlagen, Einholung von Angeboten usw.).
• Mitwirkung bei der Beschaffung, Verhandlung und dem Einkauf von Waren und Dienstleistungen für die Mission.
• Vertretung bei administrativen Angelegenheiten (z. B. Ein- und Austritt von vor Ort ansässigem Personal usw.).

Weitere Aufgaben:

• Weitere vom Vorgesetzten zugewiesene Aufgaben

Bewerber sollten folgende Qualifikationen besitzen:

• Gute Kenntnisse in Englisch und Französisch.
• Universitätsabschluss mit relevanter Erfahrung. Vorerfahrung im Protokoll- oder Beschaffungswesen ist von Vorteil.
• Aufmerksamkeit für Details und Fähigkeit, genaue Aufzeichnungen effizient und zeitnah zu führen.
• Starke mündliche und schriftliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, diplomatisch und professionell mit Personen aus verschiedenen kulturellen Hintergründen zu interagieren.
• Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Angemessene IT- und Microsoft-Anwendungskenntnisse.

Bewerbungsverfahren

Interessierte Bewerber können ihren ausführlichen Lebenslauf in Englisch (einschließlich Name, Kontaktdaten, aktuelles Foto, akademische Qualifikationen und Gehaltsvorstellungen) bis zum 30. November 2026 einreichen.

Bitte beachten Sie, dass Bewerber, die für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt wurden, von der Mission innerhalb von zwei Wochen nach dem 30. November 2026 kontaktiert werden.