Mitarbeiter, Verwaltungsassistent

Bei Alcon sind wir leidenschaftlich daran interessiert, das Sehvermögen zu verbessern und Menschen zu helfen, brillant zu sehen. Mit mehr als 25.000 Mitarbeitern innovieren wir furchtlos, fördern Fortschritt und handeln schnell, um die globale Augengesundheit zu beeinflussen. Wir pflegen eine inklusive Kultur, erkennen Ihre Beiträge an und bieten Ihnen Möglichkeiten, Ihre Karriere wie nie zuvor zu entwickeln. Gemeinsam machen wir einen Unterschied im Leben unserer Patienten und Kunden. Sind Sie bereit, sich uns anzuschließen?

Direkt dem Vice President, Finance Management – International unterstellt und ebenfalls unterstützend für den Vice President, Human Resources – Global tätig, spielt der Executive Assistant eine Schlüsselrolle bei der Bereitstellung von hochrangiger administrativer und organisatorischer Unterstützung in einem dynamischen, schnelllebigen Umfeld. Diese Position erfordert ein hohes Maß an Professionalität, Diskretion und gesundem Urteilsvermögen, da sie regelmäßigen Kontakt mit sensiblen und vertraulichen Informationen beinhaltet. Die Rolle verlangt starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen, während ein proaktiver und lösungsorientierter Ansatz beibehalten wird.

In dieser Rolle kann ein typischer Tag Folgendes umfassen:

Executive Support

• Verwaltung einer Vielzahl von hochrangigen administrativen Aufgaben, einschließlich der Pflege komplexer und dynamischer Kalender, der Vorbereitung und Einreichung von Spesenabrechnungen, dem Verfassen und Bearbeiten vertraulicher Korrespondenz, der Koordination detaillierter internationaler Reisepläne und der Zusammenstellung von Materialien für Meetings und Geschäftsreisen.

• Proaktive Planung und Koordination von Zeitplänen, um sicherzustellen, dass Prioritäten respektiert und die Zeit optimal genutzt wird. Agiert als Gatekeeper und Tor, um Zugang und Verfügbarkeit auszubalancieren und Win-Win-Ergebnisse zu schaffen.

• Diskrete und umsichtiges Handhaben sensibler und vertraulicher Angelegenheiten, Bewertung des angemessenen Vorgehens, der Weiterleitung oder Reaktion.

• Dient als wichtige Schnittstelle zwischen den Führungskräften und internen/externen Stakeholdern, fördert eine reibungslose Kommunikation und erhält Vertrauen und Glaubwürdigkeit auf allen Organisationsebenen.

• Hält Führungskräfte über bevorstehende Verpflichtungen, Fristen und Verantwortlichkeiten informiert, antizipiert Bedürfnisse und sorgt für rechtzeitige Nachverfolgung. Bewahrt das Bewusstsein für den breiteren organisatorischen Kontext und fungiert als Barometer für aufkommende Themen.

• Aufbau und Pflege von Beziehungen, die für den Erfolg der Organisation entscheidend sind, und Unterstützung oder Leitung von Sonderprojekten mit bereichsübergreifender Wirkung.

• Effizientes und professionelles Management konkurrierender Prioritäten, um eine rechtzeitige und qualitativ hochwertige Ausführung der Aufgaben sicherzustellen, oft unter engen Fristen.

• Organisation und Koordination interner und externer Veranstaltungen, einschließlich Teammeetings, Führungskräftetagungen, firmenweiten Zusammenkünften und anderen geschäftsbezogenen Funktionen, um eine nahtlose Durchführung und Ausrichtung an den Geschäftszielen zu gewährleisten.

WAS SIE ZU ALCON MITBRINGEN:

Ausbildung / Berufserfahrung:

• Bachelor-Abschluss von Vorteil

• Starke Berufserfahrung: fünf bis zehn Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften

• Versiert im Umgang mit Microsoft Office (Outlook, Word, Excel und PowerPoint), Adobe Acrobat

Sprachen:                

• Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse

• Kenntnisse weiterer Sprachen (z. B. Französisch, Deutsch, Italienisch) von Vorteil

WIE SIE BEI ALCON ERFOLGREICH SEIN KÖNNEN:

● Verwalten Sie Ihre eigene Arbeitsbelastung und Ihren Zeitplan, während Sie Ihre gesetzten Ziele erreichen

● Arbeiten Sie mit Teamkollegen zusammen, um bewährte Verfahren und Erkenntnisse auszutauschen, während sich die Arbeit weiterentwickelt

● Sehen Sie Ihre Karriere wie nie zuvor mit gezielten Wachstums- und Entwicklungsmöglichkeiten

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ACHTUNG: Aktueller Alcon-Mitarbeiter/Zeitarbeiter

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