Verantwortliche:r Administration & Finanzen

Suchen Sie eine neue berufliche Herausforderung in einem internationalen, akademischen und künstlerischen Umfeld? Wir suchen ein engagiertes Teammitglied im Bereich Adminstration und Finanzen, das sich mit der Mission des Collegium Helveticum identifiziert. Als gemeinsames Institute for Advanced Study von ETH Zürich, Universität Zürich und der Zürcher Hochschule der Künste bietet das Collegium Helveticum ein internationales und dynamisches Umfeld für Forschende und Kunstschaffende aus der ganzen Welt. Jedes Jahr wird das Collegium der gemeinsame Ort für insgesamt 30–40 Fellows (Postdocs und akademische sowie künstlerische Gäste). In Kooperation mit seinen Fellows bestreitet das Collegium jährlich mehr als 50 öffentliche Veranstaltungen.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, sich über Profil und Programm auf unserer Webseite zu informieren und beschreiben Sie in Ihrem Anschreiben kurz, warum Sie gerne Teil unseres Teams werden möchten. Wir suchen ein Teammitglied, das sich in einem sehr internationalen Umfeld wohlfühlt und Verständnis für die sich aus der Vielfalt der Fellows ergebenden Herausforderungen hat.

Geplanter Anstellungsbeginn ist nach Vereinbarung Feburar 2026. Bitte lassen Sie uns Ihre Bewerbung bis zum 26. September 2025 zukommen. Spätere eintreffende Bewerbungen werden bis zur Vergabe der Stelle nach Möglichkeit berücksichtigt.

Das Collegium Helveticum ist das gemeinsame Insitute for Advanced Study von ETH Zürich, Universität Zürich und der Zürcher Hochschule der Künste. Es bietet ein Fellowshipprogramm für Wissenschaftler:innen und Künstler:innen aus der ganzen Welt und steht allen Disziplinen und verschiedenen Karrierestufen offen. Integraler Bestandteil des Programms sind öffentliche sowie interne Veranstaltungen in der Semper Sternwarte und in Partnerinstitutionen in der Stadt Zürich.

Als verantwortliche Person für Administration und Finanzen sind Sie für den operativen Betrieb einschliesslich der Personaladministration des Collegium Helveticum zuständig. Sie stellen die Einhaltung der operativen und finanziellen Prozesse sicher und nutzen den Gestaltungsfreiraum in ihrem Kompetenzbereich für Verbesserungsvorschläge und tragen für deren Umsetzung Sorge. Sie nutzen Ihre Fähigkeiten und Kompetenzen proaktiv im Sinne der sorgfältigen und lösungsorientierten Umsetzung gemeinsamer Ziele.

• Im Rahmen der Führungsunterstützung sind Sie u. a. verantwortlich für die Aufbereitung der relevanten betrieblichen Kennzahlen (inklusive Jahresabschluss und regelmässiger Forecast) als Entscheidungsgrundlage für daraus abzuleitende Massnahmen. Bei Bedarf unterstützen Sie das Termin- und Pendenzenmanagement der Leitung.
• Sie unterstützen nach Bedarf beim Einkaufs- und Beschaffungswesen, und übernehmen die Administration der Infrastruktur des Gebäudes.
• Je nach Eignung und Interesse an der Übernahme von verschiedenen Aufgabenbereichen wird eine Anstellung von 60 bis 70 Prozent angestrebt. Bitte teilen Sie ihre Vorstellungen in Ihrem Bewerbungsschreiben mit einer kurzen Begründung mit.

Wir bieten die Gelegenheit, in einem spannenden, auf hohe Zufriedenheit orientierten Arbeitsumfeld eigenständig als Teil eines kleinen und leistungsfähigen Teams zu arbeiten. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung sowie den Verantwortlichen für Kommunikation und Veranstaltungen zusammen. Wir wünschen uns ein dynamisches, proaktives Mitglied unseres Teams, um gemeinsam das Programm kontinuierlich zu verbessern und angemessene Lösungen auf neue Herausforderungen zu finden. Der Bereich Administration und Finanzen wird zusätzlich von einer Bürohilfskraft (Praktikant:in) auf Maturaniveau unterstützt werden. Sie übernehmen es, gemeinsam eine Person zu rekrutieren und in den Aufgabenbereich einzuführen.

Voraussetzungen:

• Zumindest drei Jahre Erfahrung in vergleichbarer Position, vorzugsweise im universitären Umfeld
• Zumindest drei Jahre Erfahrung im Bereich Buchhaltung und Controlling
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (die Arbeitssprache im täglichen Umgang mit den Fellows ist Englisch)

Erwünscht sind:

• Erfahrung im administrativen Bereich der ETH Zürich
• Formale Qualifikation im Bereich Finanzen und Controlling
• Selbständigkeit, Kontaktfreudigkeit, Belastbarkeit und Lösungsorientierung

Eine mittel- bis langfristige Entwicklungsperspektive auf dieser Stelle ist angestrebt.

• Ein dynamisches, internationales Umfeld mit Fellows aus der ganzen Welt
• Möglichkeiten zur selbstständigen Arbeit in einem Team mit dem Ziel hoher Arbeitszufriedenheit
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Perspektiven für die Laufbahnentwicklung

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben (PDF)
• Lebenslauf (PDF)
• Zeugnisse, einschliesslich Arbeitszeugnissen ehemaliger Arbeitgeber:innen (PDF)

Bitte bewerben Sie sich bis 26. September 2025 ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Später eintreffende Bewerbungen werden nach Möglichkeit bis zur Stellenvergabe berücksichtigt. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg können nicht berücksichtigt werden.

Weitere Informationen über das Collegium Helveticum finden Sie auf unserer Webseite .

Für Auskünfte steht Ihnen Mario Wimmer gern per E-Mail schreiben zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).

Für Personalvermittlungen gelten die AGB der ETH Zürich .