Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel le

Über den Job

Taux d'activité : 100%
Lieu de travail : Lausanne (VD)

Contrat : Durée indéterminée (CDI)

Rattachement : Rattaché·e directement au Directeur des Opérations

Qui sommes-nous ?

Lyncée Tec, pionnier lausannois de la microscopie holographique issu de l'EPFL, a récemment rejoint le groupe international Park Systems. Pour accompagner notre fort développement et piloter notre gestion documentaire, logistique et administrative internationale, nous recrutons pour notre site de Lausanne un·e : Coordinateur / Coordinatrice administratif·ve et opérationnel·le (100%).

Mission principale : Assurer la coordination et l'exécution fluide des flux administratifs, logistiques et opérationnels de l'entreprise sous la supervision directe du COO.

Description du poste

1. Coordination logistique

• Gestion des flux : Saisie et suivi des commandes, des non-conformités et du service après-vente (SAV) dans l'ERP ProConcept.
• Suivi fournisseurs : Assurer la communication opérationnelle et le suivi des délais avec les partenaires d'approvisionnement.

2. Coordination des expéditions internationales

• Logistique export : Rédaction des formulaires d'expédition et coordination opérationnelle des transports internationaux.
• Suivi des flux : Collaborer étroitement avec les prestataires de transport et suivre l'avancement des livraisons.

3. Gestion documentaire export et douane

• Conformité douanière : Établissement et contrôle des documents douaniers nécessaires à l'exportation.
• Interface douane : Agir en tant que garant et interlocuteur privilégié auprès des transitaires pour les aspects douaniers.

4. Traçabilité et archivage

• Sauvegarde des données : Garantir la traçabilité et la sauvegarde des documents officiels pour le siège social.
• Archivage : Classer et archiver les dossiers d'expédition et les documents douaniers selon les directives internes.

5. Support administratif et comptable

• Contrôle facturation : Vérifier la correspondance entre les commandes, les réceptions de marchandises et les factures.
• Suivi comptable : Enregistrer et suivre les factures fournisseurs dans l'ERP ProConcept, et assurer leur archivage numérique. (En Back-up de la Responsable administrative)
  

Profil recherché

Formation

• Diplôme requis : CFC d'employé·e de commerce, de logisticien·ne ou tout CFC en lien avec l'énoncé ci-dessus.
• Atout : Toute formation continue ou complémentaire en gestion des exportations ou en logistique.

Compétences techniques

• Bureautique : Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word).
• Processus : Bonne compréhension globale des processus d'entreprise (Supply Chain, administration).
• Système : La connaissance de l’ERP ProConcept constitue un atout majeur.

Langues

• Français : Langue de travail (parfaite maîtrise orale et écrite).
• Anglais : Bonnes connaissances à l'écrit (échanges professionnels internationaux par e-mail).

Compétences personnelles

• Flexibilité : Capacité à s'adapter rapidement à un environnement en constante évolution.
• Autonomie et structure : Aptitude à créer ses propres méthodes de travail et à structurer des processus encore informels.
• Résilience : Capacité à travailler de manière proactive dans un environnement dynamique sans flux prédéfinis.
• Organisation : Excellente gestion des priorités et capacité à mener de front plusieurs dossiers simultanément.