Research Administration Spezialist:in im Grants Office (m/w/d)

Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgeldern. Wir betreuen zudem die ETH-internen Forschungsförderprogramme (Projekt- und Talentförderung), führen die Geschäftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und begleiten die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen. Damit tragen wir aktiv dazu bei, besten Rahmenbedingungen für starke Forschung und nachhaltige Nachwuchsförderung an der ETH Zürich zu schaffen.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine engagierte und solide Persönlichkeit, die zentrale Aufgaben in der Forschungsadministration übernimmt, proaktiv vorantreibt und deren reibungslosen Koordination sicherstellt. In dieser vielfältigen Position steuern Sie administrative Prozesse rund um Forschungsförderung und Forschungsevaluation und sorgen für ihre effiziente Umsetzung und Weiterentwicklung. In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld verantworten Sie Schnittstellen zu verschiedenen internen und externen Partnern.

Bitte nehmen Sie sich die Zeit, sich über das Grants Office auf unserer Grants Office Webseite zu informieren und beschreiben Sie in Ihrem Anschreiben kurz, warum Sie gerne Teil unseres Teams werden möchten.

Ihr Aufgabengebiet umfasst sowohl die eigenständige administrative Bearbeitung verschiedener Themenfelder sowie die enge Zusammenarbeit mit den Fachspezialisten in folgenden Bereichen:

• Einwerbung von Drittmitteln durch Forschende, insb. Koordination der finanziellen Abwicklung mit internen Schnittstellen
• Qualitätssicherung im Bereich Drittmittelförderung, insb. Monitoring, Statistik und Reporting
• Operatives Management der ETH-internen Förderprogramme
• Evaluation der ETH-Departemente: Organisation der Expertenbesuche (Korrespondenz, Flug- und Hotel-Buchungen, finanzielle Abwicklung)
• Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Trainings und Workshops

Darüber hinaus verantworten Sie allgemeine Sekretariatsaufgaben:

• Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
• Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
• Unterstützung des Leitungsteams bei der Terminorganisation.

Sie bringen Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise im Hochschulumfeld. Sie verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und gute MS-Office-Kenntnisse und haben Interesse, sich in weitere administrative Softwaresysteme einzuarbeiten. Ein sicherer Umgang mit digitalen Tools; Kenntnisse in SAP, File-Maker oder anderen Datenbanksystemen ist dabei von Vorteil.

Sie sind eine lösungsorientierte, kommunikationsstarke und dienstleistungsorientiere Persönlichkeit mit grosser Eigeninitiative, die Freude an der Zusammenarbeit in einem dynamischen und internationalen Umfeld hat. Sie bringen analytisches Denken, organisatorische Stärke und Begeisterung dafür mit, komplexe Abläufe effizient zu gestalten. Sie haben einen Blick fürs Detail und in hektischen Situationen behalten Sie den Überblick und wissen Prioritäten zu setzen. Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab.

• Mitarbeit in einem engagierten, agilen und interdisziplinären Team
• Abwechslungsreiche und selbstständige Arbeit mit Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Attraktive Anstellungsbedingungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Arbeitsplatz im Herzen eines innovativen Forschungsumfelds
• Familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben (PDF)
• Lebenslauf (PDF)
• Zeugnisse, einschliesslich Arbeitszeugnissen ehemaliger Arbeitgeber:innen (PDF)

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über den Grants Office, finden Sie auf unserer Grants Office Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Frau Dr. Frédérique Amor, E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die  AGB der ETH Zürich .