Verwaltungsassistent (SY-AR-GA-2026-13-LD)

Unternehmensbeschreibung

Bei CERN , der Europäischen Organisation für Kernforschung, erforschen Physiker und Ingenieure die grundlegende Struktur des Universums. Mit den weltweit größten und komplexesten wissenschaftlichen Instrumenten untersuchen sie die Grundbausteine der Materie – fundamentale Teilchen, die mit nahezu Lichtgeschwindigkeit aufeinanderprallen. Dieser Prozess liefert den Physikern Hinweise darauf, wie Teilchen interagieren, und bietet Einblicke in die grundlegenden Naturgesetze.

Stellenbeschreibung

Einleitung:

Sie werden der Verwaltungs- und Ressourcen-Gruppe der Abteilung für Beschleunigersysteme beitreten und eng mit Kollegen in der gesamten Organisation zusammenarbeiten. Als wichtiges Mitglied des SY -Verwaltungsteams unterstützen Sie eine der technischen Gruppen der Abteilung und übernehmen Verantwortung für Ihre Aufgaben. Sie tragen zur täglichen Koordination des Sekretariats der Gruppe bei, mit Schwerpunkt auf Kommunikation, Informationsmanagement und organisatorischer Unterstützung, gemäß den Regeln und Verfahren von CERN.

Aufgaben:

• Front-Office- und administrative Unterstützung der Gruppenmitglieder während ihrer gesamten Anstellung, vom Eintritt bis zum Austritt, einschließlich der Organisation offizieller Reisen. 
• Koordination und Unterstützung von Meetings, Veranstaltungen und Besuchen (z. B. Konferenzen, Workshops, interne Treffen) unter Verwendung von CERN-Tools und -Plattformen. 
• Zusammenarbeit mit internen Interessengruppen zur Unterstützung von Berichterstattung, Planung und Entscheidungsfindung sowie Verwaltung der Webinhalte, Dokumentation und Archive der Gruppe über relevante Content-Management-Systeme. 
• Administrative Unterstützung des Gruppenleiters, einschließlich Termin- und Postfachverwaltung, Koordination von Meetings, Nachverfolgung von Maßnahmen, Vorbereitung von Informationen sowie Pflege von Personal- und Budget-Dashboards. 
• Diskreter Umgang mit sensiblen Informationen, Sicherstellung der Servicekontinuität durch Vertretung von Kollegen bei Bedarf und Beitrag zur kontinuierlichen Verbesserung administrativer Prozesse innerhalb der Gruppe und der Abteilung. 

Qualifikationen

Höherer Verwaltungsabschluss oder gleichwertige relevante Erfahrung im Bereich Verwaltung oder einem verwandten Gebiet.

Erfahrung:

Nachgewiesene Erfahrung in der administrativen Arbeit im Team, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld.

Technische Kompetenzen:

• Kundenservice.
• Sekretariatsarbeit und Assistenz der Geschäftsleitung.
• Organisation und Management von Veranstaltungen.
• Kenntnisse der administrativen Regeln und Verfahren.

Verhaltenskompetenzen:

• Verantwortungsbewusstsein zeigen: gewissenhaft und zuverlässig arbeiten; Versprechen einhalten.
• Flexibilität zeigen: sich schnell und einfallsreich an wechselnde Prioritäten und Anforderungen anpassen.
• Teamarbeit: konstruktive und effektive Arbeitsbeziehungen aufbauen und pflegen.
• Selbstmanagement: gut eigenständig arbeiten; Aufgaben und Aktivitäten ohne Aufforderung übernehmen.
• Effektive Kommunikation: anderen rechtzeitig Informationen bereitstellen.

Sprachkenntnisse:

Englisch in Wort und Schrift, mit der Bereitschaft, Französisch zu lernen.

Zusätzliche Informationen

Berechtigung und Bewerbungsfrist:

Vielfalt ist seit der Gründung ein integraler Bestandteil der Mission von CERN und ein fest verankerter Wert der Organisation. Die Beschäftigung einer vielfältigen Belegschaft ist zentral für unseren Erfolg. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Mitgliedstaaten und assoziierten Mitgliedstaaten .

Diese Stelle wird so bald wie möglich besetzt, und Bewerbungen sollten uns in der Regel spätestens bis zum 20.02.2026 um 23:59 CET erreichen.

Beschäftigungsbedingungen

Vertragsart: Befristeter Vertrag (5 Jahre). Unter bestimmten Bedingungen können Inhaber befristeter Verträge eine unbefristete Stelle beantragen.

Arbeitszeit: 40 Stunden pro Woche

Arbeitsflexibilität: Hybrid

Diese Position erfordert:

• Gültigen Führerschein.

Jobgrade: 3-4

Stellenreferenz: SY-AR-GA-2026-13-LD

Arbeitsbereich: Unterstützende Dienste (Finanzen, Personal, Recht, Beschaffung)

Benchmark-Stellenbezeichnung: Persönliche/r Assistent/in / Teamassistent/in

Globale Vorteile

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt (steuerfrei), das mit Ihren relevanten Berufsjahren steigt.
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr plus 2 Wochen Jahresabschluss.
• Absicherung durch das umfassende Krankenversicherungssystem von CERN (für Sie, Ihren Ehepartner und Ihre Kinder) sowie Mitgliedschaft im CERN-Pensionsfonds.
• Familien-, Kinder- und Säuglingszulagen je nach individueller Situation.
• Ein Umzugspaket (Installationszuschuss, Umzug, Reisekosten) je nach individueller Situation.
• Möglichkeit, den Vertrag auf bis zu 8 Jahre zu verlängern + Anspruch auf unbefristete Anstellung.

Überblick über CERN – Entdecken Sie eine Welt, in der das Unmögliche möglich wird!

Bei CERN, der Europäischen Organisation für Kernforschung, verschieben wir die Grenzen von Wissenschaft und Technologie. Unsere bahnbrechende Arbeit vereint nicht nur Physiker, sondern auch eine vielfältige Gruppe von Fachleuten aus den Bereichen Ingenieurwesen, Technik, Wissenschaft und Verwaltung. Gemeinsam fördern wir ein Umfeld, in dem Innovation und Zusammenarbeit gedeihen.

Jeden Tag stehen wir vor spannenden neuen Herausforderungen und Möglichkeiten, zu Spitzenforschung beizutragen, die unser Verständnis des Universums prägt. Wir begegnen diesen Herausforderungen durch die vielfältigen Perspektiven in unseren Teams, stellen sicher, dass jeder Beitrag geschätzt wird, und fördern unser gemeinsames Gefühl von Inklusion und Zielstrebigkeit. Vielfalt ist seit der Gründung ein Kernwert von CERN und bleibt zentral für unsere Mission und unseren anhaltenden Erfolg.

Wenn Sie bereit sind, Teil einer dynamischen, inklusiven Gemeinschaft zu werden, die die Grenzen des Wissens erweitert, ist CERN der Ort, an dem Ihre Neugier und Fähigkeiten gedeihen können. Seien Sie Teil unserer Mission, das Herz des Universums zu entdecken! MACHEN SIE MIT!

Mehr Informationen über uns hier: careers.cern