Spezialist für Betrieb & Verwaltung

Über den Job

ÜBER UNS

Half Moon Bay Trading GmbH ist die Schweizer Niederlassung einer kleinen internationalen Proprietary Trading Gruppe, die sich auf Kryptowährungs-Market-Making spezialisiert hat, mit Büros in der Schweiz, Singapur und Australien. Wir führen ein schlankes Team und nutzen externe Berater (rechtlich, steuerlich, treuhänderisch) für Spezialaufgaben. Das macht diese Rolle für eine Teilzeitstelle ungewöhnlich breit gefächert: Sie übernehmen die gesamte Verwaltung des Unternehmens und sind die tägliche Verbindung zwischen den Geschäftsführern, unseren Banken und unseren Beratern.

IHRE AUFGABEN

Ungefähre Aufteilung Ihrer Zeit:

• Verwaltung und Unternehmensführung. Korrespondenz, Aufzeichnungen und Ablage, Versicherungen, Lieferanten und Büroangelegenheiten. Organisation und Vorbereitung von Dokumenten für Unterschriften, Einreichungen und Anfragen von Banken und Beratern. Sie halten das Unternehmen ordentlich und prüfungsbereit.
• Bankgeschäfte und Zahlungen. Vorbereitung von Zahlungen auf unseren Bank- und Börsenkonten. Erstellung monatlicher Abrechnungen und Abstimmungen für unsere externen Buchhalter und Unterstützung bei der Mehrwertsteuererklärung.
• Compliance und rechtliche Koordination. Zusammenarbeit mit externen Rechtsberatern und unserem Treuhänder in regulatorischen und Compliance-Angelegenheiten: Vorbereitung von unterstützenden Dokumenten, Verfolgung offener Punkte, Sicherstellung des Fortschritts der Arbeitsabläufe. Bearbeitung von KYC- und AML-Dokumentationsanfragen von Banken und Geschäftspartnern, einschließlich beglaubigter Kopien, Apostillen und Notarisierungslogistik. Durchführung des Börsen-Onboardings von Anfang bis Ende: Vorbereitung des KYC- und KYB-Pakets, Kommunikation mit dem Compliance-Team der Börse und Verfolgung des Antrags bis zur Aktivierung des Kontos.
• Unternehmensmeldungen und Behörden. Handelsregistereintragungen, Dokumentenausführung und Unterschriften, Korrespondenz mit Schweizer Behörden.

Währenddessen nutzen Sie KI-Tools (Claude, ChatGPT oder ähnliche), um Entwürfe zu erstellen, zu analysieren und zu automatisieren. Wir erwarten, dass Sie einfache Arbeitsabläufe entwickeln, die repetitive Arbeit eliminieren, und nicht nur KI für gelegentliche E-Mails verwenden.

IHRE QUALIFIKATIONEN

• Kaufmännische, administrative oder betriebswirtschaftliche Ausbildung (Schweizer KV, ein Abschluss oder gleichwertig) oder relevante Erfahrungen. Sie haben bereits ähnliche Tätigkeiten ausgeübt, zum Beispiel in einem Treuhandbüro, einer Anwaltskanzlei, Bank, Family Office oder einem kleinen Unternehmen: Zahlungsabwicklung, Umgang mit Banken oder Behörden, Führung von Aufzeichnungen, auf die andere angewiesen sind.
• Fließendes Englisch (unsere Arbeitssprache), schriftlich und mündlich. Deutsch ist von Vorteil, obwohl unser Treuhänder und Rechtsberater die deutschsprachige Korrespondenz mit Behörden übernehmen, wo nötig. Chinesisch ist aufgrund der internationalen Ausrichtung unseres Teams von Vorteil.
• Täglicher, sicherer Umgang mit KI-Tools zum Erstellen von Entwürfen, Analysen und zum Aufbau einfacher Automatisierungen.
• Grundkenntnisse in Python (Datenbereinigung, einfache Skripte) sind ein Plus.
• Präzise, zuverlässig und diskret. Sie sind vertraut im Umgang mit vertraulichen Finanzinformationen und Zahlungsanweisungen.
• Selbstständig und organisiert. Sie entscheiden, was in der Woche wichtig ist, bei einem Drei-Tage-Arbeitsplan, und teilen uns mit, was Sie benötigen.
• Gültige Schweizer Arbeitserlaubnis (B oder C) oder Schweizer, EU- oder EFTA-Staatsbürgerschaft und bereits wohnhaft in der Schweiz.

WAS WIR BIETEN

• Vier Wochen Urlaub anteilig und einen jährlichen freiwilligen Bonus.
• Eine Festanstellung mit echter Verantwortung und direktem Zugang zu den Geschäftsführern. Entscheidungen erfolgen schnell und Sie sehen die Wirkung Ihrer Arbeit.
• Eine stabile Arbeitsbelastung von mindestens 60 %. Welche drei Tage Sie arbeiten, ist verhandelbar, und Ihre Arbeitszeiten an diesen Tagen sind flexibel. Die Rolle ist zunächst vor Ort in Zürich; sobald Sie die Arbeitsabläufe kennen, können Home-Office-Tage besprochen werden.
• Die Option, die Arbeitsbelastung später zu erhöhen, wenn beide Seiten dies wünschen.