Praktikant Office Management

Über den Job

Ein Gebäude aus dem Boden zu heben, robust, schön und effizient: mehr als ein Beruf, ist es eine grossartige Herausforderung, die uns täglich begeistert.

Bei Swissroc suchen wir Profile, die sich für Bau und Immobilien begeistern, aber vor allem vom Wunsch angetrieben werden, zu innovieren und den Status quo zu überwinden.

Im Rahmen unserer Entwicklung suchen wir unseren zukünftigen Praktikanten Office Manager, eine wahre Stütze des Büroalltags und Garant für ein aussergewöhnliches Erlebnis für unsere Mitarbeitenden, Kunden und Partner.

Im Programm

Empfang & Kundenerlebnis

• Am Empfang einen physischen und telefonischen Empfang mit einem Servicelevel sicherstellen, der von der gehobenen Hotellerie inspiriert ist
• Ein reibungsloses, herzliches und qualitativ hochwertiges Erlebnis für Kunden, Partner und Mitarbeitende garantieren
• An der Integration und Begrüssung neuer Mitarbeitender mitwirken

Veranstaltungen & Büroalltag

• An der Organisation und Koordination interner und externer Veranstaltungen teilnehmen: Jahrestreffen, Einweihungen, Apéros usw.
• Zur operativen Koordination und Logistik am Veranstaltungstag beitragen
• An der Organisation von Kundengeschenken und der Umsetzung personalisierter Aufmerksamkeiten mitwirken

Administrative Verwaltung

• Die Verwaltung der ein- und ausgehenden Post sicherstellen
• Dokumentenmanagement, Archivierung und Bearbeitung der Korrespondenz durchführen
• An der Organisation von Geschäftsreisen teilnehmen
• Die Verwaltung der Besprechungsräume steuern und zur Koordination der Kalender beitragen

Facility Management

• An der Gesamtverwaltung und dem reibungslosen Betrieb der Infrastruktur, Ausrüstung und Arbeitsbereiche mitwirken
• Bedürfnisse zentralisieren, Interventionen koordinieren und die Nachverfolgung mit externen Dienstleistern sicherstellen: Wartung, Reinigung, Lieferanten usw.
• Auf die Qualität, Ästhetik und tadellose Pflege der Räume achten
• An der Verwaltung des Fahrzeugpools teilnehmen: Wartungsplanung, Nachverfolgung technischer Eingriffe und Organisation von Reifenwechseln

Dieses Praktikum bietet Ihnen einen umfassenden Einblick in die Funktionsweise eines Unternehmens und ermöglicht Ihnen, konkrete Kompetenzen in Hospitality, administrativer Verwaltung, Eventmanagement, Dienstleisterkoordination und Arbeitsraumverwaltung zu entwickeln.

Was wir bieten

• Ein 100%-Praktikum auf Basis von 40 Wochenstunden während der Bürozeiten
• Zwei Wochen Urlaub während eines 6-monatigen Praktikums sowie den Brückentag zu Christi Himmelfahrt
• Zugang zu einer Plattform mit Rabatten und Angeboten bei über 150 Marken
• Begleitung während des gesamten Praktikums zur Unterstützung Ihres Lernens und Ihrer Entwicklung
• Die Swissroc Academy, die Zugang zu verschiedenen Ausbildungsprogrammen bietet
• Zahlreiche abwechslungsreiche Veranstaltungen, um die Teams informell zusammenzubringen und die Verbindung zwischen den Tochtergesellschaften zu stärken

Teil der Swissroc Group zu sein bedeutet, Teil einer vielfältigen Gruppe mit einer starken Unternehmenskultur zu sein, in der Wohlbefinden, Engagement und Respekt im Mittelpunkt stehen.

Gesuchtes Profil

Das Praktikum muss zwingend eine Dauer von 6 Monaten haben und im Rahmen eines verpflichtenden Praktikums zur Validierung des Diploms erfolgen. Andere Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Idealerweise absolvieren Sie eine Ausbildung in den Bereichen Hotellerie, Gastfreundschaft, Service oder einem verwandten Bereich. Sie können auch ein echtes Interesse an diesen Berufen entwickelt haben und möchten die Funktion des Office Managers in einem anspruchsvollen und dynamischen Umfeld kennenlernen.

Über Ihren Werdegang hinaus suchen wir vor allem eine Einstellung: eine herzliche, positive und energiegeladene Person, die es aufrichtig liebt, sowohl unseren Kunden als auch ihren Kollegen eine Freude zu bereiten.

Wenn…

• Sie ein angeborenes Gespür für Empfang, Gastfreundschaft und Service haben und es Ihnen am Herzen liegt, über die Erwartungen hinauszugehen
• Sie eine neugierige, aufmerksame und proaktive Person sind
• Sie einen starken Teamgeist besitzen und Ihre Kollegen bei Bedarf unterstützen
• Sie kreativ sind und gerne Ideen einbringen sowie diese kleinen Aufmerksamkeiten erdenken, die den Unterschied machen
• Sie ein wahrer "Schweizer Taschenmesser" sind, mit einem findigen Geist: Sie möchten verstehen, wie Dinge funktionieren, und Lösungen für unerwartete Situationen finden
• Sie gesellig, vielseitig, organisiert, methodisch und gewissenhaft sind
• Sie die IT-Tools, insbesondere Excel, Word und Outlook, beherrschen
• Sie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift besitzen
• Gute Kenntnisse des Genfer Wirtschaftsgefüges sowie der lokalen Gepflogenheiten und Codes sind ein echter Vorteil
• Sie grossen Wert auf Ihr Erscheinungsbild legen und wissen, wie Sie eine professionelle Haltung an Ihr Umfeld und Ihre Gesprächspartner anpassen
• Sie im Besitz eines Führerscheins sind

…könnten Sie der seltene Schatz sein, mit dem wir gerne zusammenarbeiten würden.

Der Rekrutierungsprozess

• Ein Videointerview mit Philippine oder Fanny aus dem Talent Acquisition Team, um sich kennenzulernen und über Ihren Werdegang, Ihre Motivation sowie Ihre Eignung für die Stelle und unsere Unternehmenskultur auszutauschen
• Ein operatives Interview in unseren Büros mit Ihrem zukünftigen Manager
• Nach dem Interview laden wir Sie ein, uns Ihr Feedback und Ihre Eindrücke zu unseren Gesprächen mitzuteilen
• Eine Rückmeldung von uns
• Und hoffentlich Ihre Integration bei Swissroc!

NB: Einstellungsangebote oder andere vertragliche Dokumente werden ausschliesslich von den HR-Teams von Swissroc versendet.