Programmleiter/in – Elektronische Patientenakte Waadt (DPIVD)

Über den Job

Der/die Programmleiter/in ist verantwortlich für die strategische, finanzielle und operative Steuerung des Implementierungsprogramms der elektronischen Patientenakte EPIC in 12 Spitälern des Kantons Waadt.

Er/sie gewährleistet den Erfolg des Programms unter Einhaltung der Ziele in Bezug auf Versorgungsqualität, Patientensicherheit, operative Leistung sowie Zeit- und Budgetvorgaben und begleitet gleichzeitig die Transformation der Praktiken und Organisationen.

Er/sie spielt eine Schlüsselrolle bei der Koordination zwischen den Partnerkrankenhäusern und ist deren bevorzugter Ansprechpartner.

Er/sie leitet alle Implementierungsteams und die im Rahmen des Programms eingesetzten Subunternehmer, die etwa 160 Vollzeitäquivalente umfassen, sowie nach der Stabilisierung die Betriebsteams (ca. 100 Vollzeitäquivalente).

Vertrag mit maximaler Laufzeit bis zum Ende der Implementierungs- und Stabilisierungsphase (voraussichtlich Dezember 2029)

Hauptaufgaben

1. Strategische Steuerung des Programms

• Definition und Vertretung der strategischen Vision des Programms in Übereinstimmung mit der kantonalen Strategie und den Zielen der 12 Einrichtungen.
• Umsetzung dieser Vision in eine Roadmap, Aktionspläne, Meilensteine, Ergebnisse und Leistungsindikatoren.
• Sicherstellung der Ausrichtung auf die Ziele der Transformation der Versorgungswege und Standardisierung der Praktiken.
• Bedürfnisse der 12 Einrichtungen anhören und in kohärente Prioritäten im Einklang mit den Programmzielen übersetzen.
• Bevorzugter Ansprechpartner der Geschäftsleitungen der Einrichtungen sein.
• Aufbau und Pflege einer nachhaltigen strategischen Beziehung zum Softwareanbieter und zu wichtigen Partnern.

2. Governance und Gesamtmanagement des Programms

• Einrichtung und Steuerung einer robusten Governance (Komitees, Entscheidungsprozesse, Reporting) in Verbindung mit dem Erlass zur Einrichtung des DPI VD-Programms.
• Gesamtverantwortung für das Programm: Umfang, Zeitplan, Budget, Ressourcen und Qualität.
• Sicherstellung der regulatorischen Konformität und Einhaltung der Standards.
• Überwachung eines bedeutenden Budgets (CHF 207 Mio.) und Sicherstellung der Bedingungen für die erwartete Kapitalrendite.
• Durchführung notwendiger Abwägungen zwischen den lokalen Bedürfnissen der Einrichtungen und den Standardisierungszielen des Programms.

3. Führung und Transformation

• Starke und inspirierende Führung gegenüber Teams und Stakeholdern sicherstellen.
• Leitung und Koordination einer multidisziplinären Implementierungsorganisation mit internen und externen Ressourcen.
• Führung eines grossen Implementierungsteams mit fachlichen und technischen Profilen.
• Vereinigung der Akteure um eine gemeinsame Vision und geteilte Ziele, auch in den 12 Spitälern.
• Förderung einer Kultur der Innovation, kontinuierlichen Verbesserung und digitalen Transformation.
• Begleitung organisatorischer Veränderungen (Prozesse, Rollen, Kompetenzen).

4. Koordination der Stakeholder

• Management eines breiten Ökosystems interner und externer Stakeholder und Koordination multidisziplinärer Teams (fachlich, medizinisch, pflegerisch, IT, externe Partner).
• Aufbau vertrauensvoller Beziehungen zu den Leitungen, Gesundheitsfachpersonen und Partnern.
• Enge Einbindung klinischer Führungskräfte in die Definition der programmprägenden Entscheidungen.
• Sicherstellung einer effektiven Kommunikation und starken Nutzerbindung.
• Pflege der Beziehung zum Hauptlieferanten.

5. Change Management

• Definition und Steuerung der Change-Management-Strategie.
• Förderung der Nutzerakzeptanz und Transformation der Praktiken.
• Überwachung der Kommunikations-, Schulungs- und Begleitmassnahmen.
• Schaffung der Voraussetzungen für eine nachhaltige Systemadoption.

6. Risikomanagement, Qualität und Leistung

• Identifikation und Steuerung von Risiken, Abhängigkeiten und kritischen Herausforderungen.
• Sicherstellung der Qualität, Sicherheit und Stabilität des implementierten Systems.
• Gewährleistung, dass Programmentscheidungen vorrangig durch Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen im Gesundheitswesen geleitet werden.
• Überwachung der Leistungsindikatoren und erwarteten Nutzen des Programms.
• Einleitung von Korrekturmassnahmen bei Bedarf.

7. Nutzenrealisierung und Wertschöpfung

• Definition der klinischen, operativen, organisatorischen und finanziellen Nutzen mit den Einrichtungen.
• Einrichtung von Mechanismen zur Messung und Nachverfolgung der Nutzenrealisierung.
• Schrittweise Erreichung der erwarteten Ergebnisse während des Programms und nach der Einführung sicherstellen.
• Regelmässige Berichterstattung an das Programmkomitee über den Fortschritt der Wertschöpfung durch das Programm.

8. Rollout und kontinuierliche Verbesserung

• Steuerung der Schlüsselphasen des Programms: Definition, Design, Aufbau, Rollout, Go-live und Stabilisierung.
• Sicherstellung des Übergangs in den operativen Betrieb (Run).
• Gewährleistung der nachhaltigen Verankerung der neuen Arbeitsweisen.
• Einführung eines strukturierten Ansatzes zur kontinuierlichen Verbesserung nach der Implementierung.

Gesuchtes Profil

Mindestanforderungen

• Masterabschluss oder gleichwertig (Gesundheit, Informationssysteme, Management, Ingenieurwesen oder Transformation).
• Erhebliche Erfahrung (>10 Jahre) in der Leitung komplexer, bereichsübergreifender und multipler Stakeholder umfassender Programme.
• Nachgewiesene Erfahrung in organisatorischer Transformation und Change Management.
• Erfahrung in einem komplexen, stark regulierten Umfeld mit zahlreichen Stakeholdern.

Wünschenswerte Anforderungen

• Erwiesene Erfahrung im Spital- oder Gesundheitssektor.
• Erfahrung in der grossflächigen Implementierung von EPR/EHR-Systemen, idealerweise EPIC.
• Erfahrung in der Leitung von Programmen mit mehreren autonomen Organisationen.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten für die Interaktion mit Softwareanbietern, Lieferanten, Behörden und der Geschäftsleitung.

Schlüsselkompetenzen

• Strategische Führung und Einflussnahme auf Executive-Ebene.
• Exzellente Fähigkeiten im Management komplexer Programme.
• Fundierte Kenntnisse in Programm- und Projektmethodologien sowie in Governance, Qualität, Risikomanagement und Nutzenrealisierung.
• Fähigkeit zur Leitung grosser multidisziplinärer Teams.
• Kommunikations-, Verhandlungs- und Stakeholder-Management-Kompetenzen.
• Fähigkeit zur Vermittlung zwischen Geschäftsleitung, Behörden und operativen Teams.
• Gutes Verständnis von Krankenhausinformationssystemen, Interoperabilität und Cybersicherheit.
• Fähigkeit, sich in komplexen und sich wandelnden Umgebungen zu bewegen.
• Beherrschung von Französisch und Englisch (Arbeitssprachen); Deutschkenntnisse sind von Vorteil.

Positionierung

• Anstellung durch den Verband der Waadtländer Spitäler (FHV) im Namen des DPI VD-Programmausschusses.
• Direkte funktionale Interaktionen mit dem DPI VD-Programmausschuss, der Ziele setzt, unterstützt und bewertet.
• Leitung aller Implementierungsteams und externen Partner, die im Rahmen des Programms eingesetzt werden.
• Querschnittsrolle, die alle Partnerinstitutionen und das Programm-Ökosystem abdeckt.
• Arbeitsort: Route de Berne 52 in Lausanne, mit häufigen Reisen zu allen beteiligten Spitälern und zur FHVi.

Diese Stelle ist vorbehaltlich des Inkrafttretens der Erlasse zum "Dossier Patient Informatisé vaudois" offen. Die Anstellung erfolgt nach Inkrafttreten der Erlasse.