Office Manager/in – Administration & Assistenz der Geschäftsführung

Über den Job

Unsere Schlüsselperson im Büro. Mit Überblick, Eigeninitiative und Freude am Mitgestalten.

Die Stelle auf einen Blick

• Deine Rolle: Büroalltag organisieren, Kunden betreuen und die Geschäftsführung sowie Projektleitung entlasten.
• Dein Gestaltungsspielraum: Verantwortung übernehmen, Abläufe verbessern und unsere neue Betriebssoftware mit einführen.
• Deine Stärken: Organisationstalent, Verbindlichkeit, positive Ausstrahlung und Freude an moderner Technik.
• Dein Umfeld: Junges Team, kurze Entscheidungswege und moderne Software mit KI-Agenten.

Warum wir dich suchen:

Bei der MB Boiler & Heizung AG laufen täglich viele Fäden zusammen: Kundenanliegen, Projekte, Rapporte, Offerten und Rechnungen. Damit daraus ein gut organisierter Arbeitsalltag wird, suchen wir eine Person, die mitdenkt, Prioritäten setzt und Aufgaben zuverlässig zum Abschluss bringt.

Als Geschäftsführer wünsche ich mir jemanden, mit dem ich offen und unkompliziert zusammenarbeiten kann. Eine Person, die Verantwortung gerne übernimmt, bei Unklarheiten nachfragt und eigene Ideen einbringt. Du sollst bei uns die Möglichkeit haben, etwas zu bewegen im täglichen Geschäft und bei der Weiterentwicklung unseres Unternehmens.

Du organisierst unseren Büroalltag.

• Du koordinierst die Administration und behältst Termine, Pendenzen und offene Anliegen im Blick.
• Du bearbeitest Rapporte, prüfst Unterlagen auf Vollständigkeit und holst fehlende Informationen selbstständig ein.
• Du erstellst Rechnungen und unterstützt bei der Ausarbeitung von Offerten.
• Du hältst Kunden-, Anlagen- und Projektdaten aktuell und sorgst für eine nachvollziehbare Ablage.

Du bist unsere Stimme nach aussen und eine wichtige Verbindung nach innen.

• Du betreust unsere Kundschaft am Telefon und schriftlich – freundlich, kompetent und verbindlich.
• Du koordinierst Informationen zwischen Kunden, Geschäftsführung, Projektleitung und Monteuren.
• Du entlastest mich und unsere Projektleiter im Tagesgeschäft und übernimmst vereinbarte Aufgaben eigenständig.

Du gestaltest unsere Digitalisierung mit.

• Du begleitest die Einführung unserer neuen Betriebssoftware gemeinsam mit der Geschäftsführung und dem Softwareanbieter.
• Du bringst die Anforderungen aus der Administration ein und hilfst, Arbeitsabläufe sinnvoll zu strukturieren.
• Du unterstützt die Datenübernahme und testest neue Funktionen anhand konkreter Aufgaben.
• Du hilfst dem Team bei der Anwendung und hältst wichtige Abläufe in verständlichen Anleitungen fest.
• Du erkennst Verbesserungsmöglichkeiten und bringst Ideen für den Einsatz von Software und KI-Agenten ein.

Was dich auszeichnet

Du arbeitest selbstständig und sorgfältig. Auch wenn das Telefon klingelt und mehrere Anliegen gleichzeitig eintreffen, behältst du den Überblick, setzt Prioritäten und sprichst Engpässe frühzeitig an.

Du bist flexibel, belastbar und hast Freude an einem dynamischen Umfeld. Mit deiner fröhlichen, offenen Art trägst du zu einer guten Zusammenarbeit bei. Du packst mit an, hältst Zusagen ein und begegnest auch anspruchsvollen Situationen freundlich und klar.

Fachlich bringst du mit:

• Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung.
• Erfahrung in der Administration; Kenntnisse aus einem Handwerks- oder technischen Betrieb sind willkommen.
• Stilsicheres Deutsch und Sicherheit im Umgang mit Zahlen.
• IT-Affinität und die Bereitschaft, dich in neue Anwendungen einzuarbeiten.
• Diskretion und einen verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Informationen.

Erfahrung mit der Einführung einer Betriebssoftware ist ein Plus.

Was dich bei uns erwartet

• Eine vielseitige Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung.
• Ein junges Team und kurze, unkomplizierte Entscheidungswege.
• Eigenverantwortung und Entscheidungsfreiheit innerhalb klar vereinbarter Zuständigkeiten.
• Raum für deine Ideen und die Möglichkeit, Verbesserungen selbst mit umzusetzen.
• Ein modernes Arbeitsumfeld mit modernster Software und KI-Agenten.
• Die Gelegenheit, unsere neue Betriebssoftware von Beginn an mitzugestalten.

Lernen wir uns kennen.

Mich interessiert, was du bisher organisiert und bewegt hast, welche Aufgaben dir Freude machen und warum du diese Rolle übernehmen möchtest.

Wenn du dich darin wiedererkennst, freue ich mich auf deine Bewerbung und ein persönliches Gespräch.

Timo Schweizer
Geschäftsführer · MB Boiler & Heizung AG