Office Manager – Administration & Assistance de la Direction

À propos de cette offre

Notre personne clé au bureau. Avec une vue d'ensemble, de l'initiative et le plaisir de participer activement.

Le poste en un coup d'œil

• Votre rôle : organiser le quotidien du bureau, prendre en charge les clients et soulager la direction ainsi que la gestion de projet.
• Votre marge de manœuvre : prendre des responsabilités, améliorer les processus et participer à l'introduction de notre nouveau logiciel de gestion.
• Vos atouts : talent d'organisation, fiabilité, rayonnement positif et plaisir à utiliser les technologies modernes.
• Votre environnement : équipe jeune, prises de décision rapides et logiciel moderne avec agents IA.

Pourquoi nous vous cherchons :

Chez MB Boiler & Heizung AG, de nombreux fils se rejoignent chaque jour : demandes clients, projets, rapports, offres et factures. Pour que cela devienne un quotidien de travail bien organisé, nous recherchons une personne qui réfléchit, fixe des priorités et mène les tâches à leur terme de manière fiable.

En tant que directeur général, je souhaite quelqu'un avec qui je peux collaborer de manière ouverte et simple. Une personne qui prend volontiers des responsabilités, pose des questions en cas d'incertitude et apporte ses propres idées. Vous devez avoir la possibilité chez nous de faire bouger les choses dans le quotidien et dans le développement de notre entreprise.

Vous organisez notre quotidien de bureau.

• Vous coordonnez l'administration et gardez un œil sur les rendez-vous, les tâches en suspens et les demandes ouvertes.
• Vous traitez les rapports, vérifiez la complétude des documents et obtenez de manière autonome les informations manquantes.
• Vous établissez les factures et soutenez l'élaboration des offres.
• Vous maintenez à jour les données clients, installations et projets et assurez un classement compréhensible.

Vous êtes notre voix vers l'extérieur et un lien important vers l'intérieur.

• Vous prenez en charge notre clientèle par téléphone et par écrit – de manière amicale, compétente et fiable.
• Vous coordonnez les informations entre clients, direction, gestion de projet et monteurs.
• Vous soulagez moi-même et nos chefs de projet dans le travail quotidien et prenez en charge de manière autonome les tâches convenues.

Vous participez à la digitalisation.

• Vous accompagnez l'introduction de notre nouveau logiciel de gestion avec la direction et le fournisseur de logiciel.
• Vous apportez les exigences de l'administration et aidez à structurer les processus de travail de manière judicieuse.
• Vous soutenez la reprise des données et testez les nouvelles fonctions à partir de tâches concrètes.
• Vous aidez l'équipe dans l'utilisation et consignez les processus importants dans des instructions compréhensibles.
• Vous identifiez les possibilités d'amélioration et proposez des idées pour l'utilisation des logiciels et agents IA.

Ce qui vous caractérise

Vous travaillez de manière autonome et soigneuse. Même lorsque le téléphone sonne et que plusieurs demandes arrivent en même temps, vous gardez une vue d'ensemble, fixez des priorités et signalez les goulets d'étranglement à temps.

Vous êtes flexible, résistant au stress et appréciez un environnement dynamique. Avec votre nature joyeuse et ouverte, vous contribuez à une bonne collaboration. Vous mettez la main à la pâte, respectez vos engagements et abordez les situations exigeantes avec amabilité et clarté.

Sur le plan professionnel, vous apportez :

• Une formation commerciale ou une expérience pratique comparable.
• Une expérience en administration ; des connaissances dans une entreprise artisanale ou technique sont les bienvenues.
• Un allemand impeccable et une aisance avec les chiffres.
• Une affinité pour l'informatique et la volonté de vous familiariser avec de nouvelles applications.
• La discrétion et une gestion responsable des informations confidentielles.

Une expérience dans l'introduction d'un logiciel de gestion est un plus.

Ce qui vous attend chez nous

• Un rôle clé polyvalent avec une collaboration directe avec la direction.
• Une équipe jeune et des prises de décision rapides et simples.
• Une autonomie et une liberté de décision dans des responsabilités clairement définies.
• De la place pour vos idées et la possibilité de mettre en œuvre vous-même des améliorations.
• Un environnement de travail moderne avec un logiciel de pointe et des agents IA.
• L'opportunité de participer dès le début à la conception de notre nouveau logiciel de gestion.

Faisons connaissance.

Je suis intéressé par ce que vous avez déjà organisé et accompli, quelles tâches vous plaisent et pourquoi vous souhaitez assumer ce rôle.

Si vous vous reconnaissez dans cette description, je me réjouis de votre candidature et d'un entretien personnel.

Timo Schweizer
Directeur général · MB Boiler & Heizung AG