Leitender Mitarbeiter im Executive Office & Rechtliche Angelegenheiten

Der Leitende Mitarbeiter im Executive Office & Rechtliche Angelegenheiten bietet erstklassige organisatorische, koordinierende und administrative Unterstützung, um das effiziente Funktionieren sowohl des Executive Office als auch der Rechtsabteilung sicherzustellen. Er berichtet direkt an den Senior Manager des Executive Office und spielt eine zentrale Rolle bei der Erleichterung der Geschäftsführung und des reibungslosen Kommunikationsflusses, unterstützt die Governance- und Rechtskoordination und verwaltet komplexe administrative Prozesse.

Diese Position erfordert eine proaktive, detailorientierte Fachkraft, die in der Lage ist, sensible und vertrauliche Informationen zu handhaben und gleichzeitig effektiv mit der Führungsebene, Vorstandsmitgliedern, Mitarbeitern und externen Interessengruppen zu kommunizieren.

Hauptverantwortlichkeiten

Unterstützung des Executive Office (70%)

• Bietet direkte administrative und logistische Unterstützung für den stellvertretenden Exekutivdirektor (DED) und das Executive Team unter der Leitung des Senior Managers des Executive Office.
• Verwaltet komplexe und dynamische Kalender, um eine effiziente Priorisierung von Meetings und Verpflichtungen sicherzustellen.
• Koordiniert Reisevorbereitungen, einschließlich Reiseplänen, Visaprozessen, Unterkunft und Spesenabrechnung.
• Ermöglicht abteilungsübergreifende Koordination, um einen effektiven Informationsfluss zwischen dem Executive Office, internen Abteilungen und externen Interessengruppen sicherzustellen.
• Organisiert und überwacht die Logistik für interne und externe Meetings, Workshops und Veranstaltungen, die vom Executive Office verwaltet werden.
• Unterstützt den Senior Manager des Executive Office bei der Erstellung hochwertiger Dokumentationen und Präsentationsmaterialien (PowerPoint, Excel-Tracker, Berichte, Briefing-Notizen usw.) für Governance- und Führungszwecke.
• Bereitet vor und unterstützt bei der Erstellung und Qualitätskontrolle von Dokumentationen, offiziellen Dokumenten, Korrespondenz und Kommunikationsmaterialien.
• Fertigt genaue und prägnante Protokolle für wichtige Sitzungen an und sorgt für deren rechtzeitige Verteilung und Nachverfolgung der Maßnahmen.
• Pflegt und aktualisiert SharePoint, interne Datenbanken und Ablagesysteme, um Datenintegrität, Zugänglichkeit und Vertraulichkeit zu gewährleisten.
• Verfolgt den Fortschritt von Executive-Projekten und unterstützt das Projektmanagement, um die termingerechte Lieferung der Ergebnisse sicherzustellen.
• Erfüllt alle weiteren administrativen oder projektbezogenen Aufgaben nach Bedarf.

Unterstützung der Rechtsabteilung (30%)

• Unterstützt die Implementierung des neuen Vertragsmanagement-Tools von GARDP und fungiert als Ansprechpartner für Kollegen und Dienstleister.
• Verwaltet die Archivierung von Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten.
• Verwaltet den SharePoint der Rechtsabteilung.
• Bietet administrative und logistische Unterstützung, einschließlich der Organisation von rechtlichen und Governance-Meetings und unterstützt die Vorbereitung von Dokumentationen für interne und externe rechtliche Interessengruppen.

Qualifikationen & Erfahrung

• Abschluss in einem naturwissenschaftlichen Fach, Verwaltung oder paralegalen Studien.

• Mindestens 6 Jahre fortschreitende Erfahrung in administrativen oder koordinierenden Rollen, vorzugsweise in einem internationalen oder multikulturellen Umfeld.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung auf Senior-Level in der Unterstützung der Geschäftsführung oder der Führungsebene (z. B. CEO, stellvertretender Exekutivdirektor, General Counsel, Vorstandsekretariat).
• Nachgewiesene Erfahrung in der Organisation von hochrangigen Meetings und Veranstaltungen sowie in der Erstellung von Governance-Dokumentationen.
• Fortgeschrittene Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Excel, Word) und SharePoint oder ähnlichen Plattformen.
• Starke organisatorische und Projektmanagementfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten unter engen Fristen zu managen.

Wünschenswert:

• Erfahrung in der Unterstützung von Vorstands- oder Governance-Sekretariaten.
• Kenntnisse in rechtlichen Angelegenheiten oder Governance-Prozessen.
• Vertrautheit mit digitalen Tools für Workflow-, Dokumenten- oder Datenmanagement.
• Vertrautheit mit Projektmanagement-Methoden und -Tools, erste praktische Erfahrungen sind von Vorteil.

Kompetenzen & Eigenschaften

• Fließende und ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) in Englisch; gleichwertige Fließfähigkeit in Französisch ist sehr wünschenswert.
• Professionelle Integrität und Diskretion mit nachgewiesener Fähigkeit, vertrauliche Informationen zu verwalten.
• Proaktiv und selbstmotiviert, antizipiert Bedürfnisse und ergreift Initiative mit minimaler Aufsicht.
• Hoch organisiert und detailorientiert, während die strategische Übersicht über den größeren Kontext erhalten bleibt.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten, fähig, effektiv mit Führungskräften, Vorstandsmitgliedern und externen Partnern zu kommunizieren.
• Anpassungsfähig, einfallsreich und lösungsorientiert, gedeiht in dynamischen, schnelllebigen Umgebungen.
• Teamorientierter Mitarbeiter, fühlt sich aber auch beim eigenständigen Arbeiten wohl.
• Nachgewiesenes Engagement für organisatorische Werte, Exzellenz und Professionalität.

Berichtslinie

·      Senior Manager Executive Office

Hauptkontakte: Arbeitet sehr eng mit dem stellvertretenden Exekutivdirektor, dem General Counsel und dem Leiter der Rechtsberatung zusammen.

Arbeitskontakte:

·       Pflegt effektive Arbeitsbeziehungen mit mehreren Organisationseinheiten, einschließlich einiger außerhalb von GARDP, und vermittelt stets das Bild eines zuverlässigen und vertrauenswürdigen Dienstleisters und Partners. Engagiert sich proaktiv, um Probleme zu identifizieren und zu lösen, die eine effektive Dienstleistungserbringung erleichtern oder behindern könnten.

·       Arbeitet eng zusammen mit einer Vielzahl von Teams und Abteilungen — einschließlich External Affairs, F&E, Access, Internal Operations, Business Development und Regionalbüros — um Ausrichtung, Koordination und nahtlose Umsetzung gemeinsamer Ziele sicherzustellen.

·       Fördert organisatorische Programme und Prozesse und pflegt produktive, vertrauensbasierte Beziehungen sowohl intern als auch extern, zeigt Professionalität und Glaubwürdigkeit, die das Engagement und die Bindung der Partner stärken.

Führungskompetenzen von GARDP

·       Integrität: Führt mit gutem Beispiel voran, mit starker Ethik und Fairness bei Entscheidungen.

·       Kommunikation: Kommuniziert klar und einfühlsam über Ebenen und Funktionen hinweg.

·       Durchsetzungsvermögen: Setzt sich selbstbewusst und respektvoll für das Team und die Organisation ein.

·       Agilität: Reagiert schnell auf Veränderungen, bleibt fokussiert und unterstützt andere.

Kandidaten müssen die Kernwerte und Verhaltensweisen der Organisation widerspiegeln und fördern:

·       Integrität: Handeln mit Transparenz und Ethik.

·       Inklusivität: Förderung von Chancengleichheit und vielfältiger Beteiligung.

·       Teamarbeit: Förderung der Zusammenarbeit.

·       Mut: Innovation annehmen.

·       Exzellenz: Streben nach hohen Standards.

·       Menschenzentriert: Wertschätzung der Menschenwürde und des Engagements der Interessengruppen.