Fachspezialist:in Studienadministration (w/m/d)

Über den Job

Fachspezialist:in Studienadministration (w/m/d)

An der ETH Zürich studieren über 20'000 Studierende auf Bachelor- und Masterstufe oder sind als Hörerinnen und Hörer eingeschrieben. Die Abteilung Akademische Dienste schafft die administrativen Grundvoraussetzungen für die Lehre und verantwortet zentrale Prozesse des Lehrbetriebs für die gesamte ETH Zürich.

Der Bereich Studienadministration ist Teil der Akademischen Dienste und begleitet Studierende vor und während des Studiums in administrativen Fragestellungen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit als Fachspezialist:in Studienadministration.

Stellenbeschreibung

• In dieser vielseitigen Funktion liegt der Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit auf der selbstständigen Bearbeitung von komplexen Sonderfällen im Studienbetrieb. Sie klären Sachverhalte sorgfältig ab, bereiten Entscheidungsgrundlagen vor, wirken aktiv an der Beurteilung mit und verfügen die getroffenen Einzelentscheide.
• Ein besonderer Fokus liegt auf der Bearbeitung von Gesuchen um Nachteilsausgleich sowie Fristverlängerungen. Dabei prüfen Sie die eingereichten Unterlagen, analysieren insbesondere medizinische Atteste und beurteilen die Gesuche unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen und internen Grundlagen.
• Sie übernehmen eine wichtige Schnittstellenfunktion zu internen und externen Stellen. Dazu gehören insbesondere die zuständigen Beratungsstellen, die Studienadministrationen der Studiengänge sowie weitere Ansprechpersonen innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich. Die getroffenen Entscheide kommunizieren Sie klar, adressatengerecht und mit der notwendigen Sensibilität gegenüber den Gesuchstellenden sowie den beteiligten internen Stellen.
• Zusätzlich unterstützen Sie die Leitung der Studienadministration bei der Erstellung von Konzepten, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen. Sie leisten einen aktiven Beitrag zur Weiterentwicklung der Prozesse innerhalb der Studienadministration und bringen sich konstruktiv in die Optimierung bestehender Abläufe ein.

Profil

• Sie verfügen über eine abgeschlossene juristische oder verwaltungswissenschaftliche Ausbildung auf Stufe Universität, Fachhochschule oder Paralegal. Alternativ bringen Sie eine qualifizierte Ausbildung im Gesundheitswesen mit, beispielsweise im Bereich der medizinischen Administration.
• Sie bringen idealerweise Erfahrung in der öffentlichen Verwaltung, im Hochschulumfeld oder in der Bearbeitung komplexer Einzelfälle mit. Erfahrung im Fallmanagement sowie ein Interesse an der Schweizer Hochschullandschaft sind ebenfalls von Vorteil.
• Fundierte Kenntnisse in der Analyse und Einordnung ärztlicher Atteste sind für diese Position von Vorteil.
• Sie arbeiten sehr sorgfältig, strukturiert und eigenständig. Komplexe Sachverhalte erfassen Sie rasch, analysieren diese differenziert und bereiten sie nachvollziehbar auf.
• Sie zeichnen sich durch ein hohes Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und einen professionellen Umgang mit sensiblen persönlichen und medizinischen Informationen aus.
• Sie kommunizieren stilsicher, klar und adressatengerecht – sowohl gegenüber Studierenden als auch gegenüber internen und externen Anspruchsgruppen.
• Sie schätzen den Austausch im Team sowie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Fachstellen innerhalb und ausserhalb der ETH Zürich.
• Neben ausgezeichneten Deutschkenntnissen verfügen Sie über sehr gute Englischkenntnisse. Kenntnisse weiterer Landessprachen sind von Vorteil.
• Eine hohe IT-Affinität sowie die Fähigkeit, sich rasch in neue Applikationen und digitale Prozesse einzuarbeiten, runden Ihr Profil ab.

Wir bieten

• Abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit mit Raum für selbstständiges Arbeiten und aktiver Mitgestaltung von Prozessen
• Arbeitsumfeld an einer der renommiertesten Hochschulen der Welt
• Ein engagiertes und motiviertes Team
• Es erwarten Sie zahlreiche Vergünstigungen , wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ , Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen bis zum 27. Juli 2026:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Diplome
• Arbeitszeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Für Auskünfte steht Ihnen die Leiterin Studienadministration, Stefanie Knill (stefanie.knill@akd.ethz.ch), gerne bis zum Bewerbungsschluss am 27.Juli zur Verfügung.

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.