Administrative Specialist 80-90%

Movis AG

Olten

Auf einen Blick

Veröffentlicht:06 August 2025
Pensum:80 – 90%
Vertragsart:Festanstellung
Arbeitsort:Olten

Job-Zusammenfassung

Die Movis gestaltet seit 1922 eine positive Arbeitswelt. Werden Sie Teil unseres Teams!

Aufgaben

Verantwortung für administrative Aufgaben am Hauptsitz.
Office-Management für 25 Movis-Standorte übernehmen.
Erfassung und Pflege von Kundendaten im CRM-System.

Fähigkeiten

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung.
Versierte IT-Anwenderkenntnisse in MS Office.
Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse, Französisch von Vorteil.

Ist das hilfreich?

Die Movis trägt zu einer gesunden und positiven Gestaltung der Arbeits- und Lebenswelt bei. Seit 1922 engagieren wir uns - zuerst als Pionierin, heute als führendes Unternehmen - für über 800 Kunden. Unsere Dienstleistungen sind als Teil des betrieblichen Gesundheitsmanagements auf Prävention, Früherkennung und Integration ausgerichtet. Wir beraten Mitarbeitende, Führungskräfte und Personaldienste zu psychosozialen Fragestellungen, mit dem Ziel, das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeitenden zu fördern. Gestalten Sie mit uns effiziente und innovative Arbeitsprozesse! Wir suchen ab 1.10.2025 oder nach Vereinbarung in Zürich und Olten ein dynamisches und kompetentes Talent zur Verstärkung unseres Administrationsteams als Administrative Specialist 80-90% IHRE MISSION

Verantwortung für verschiedene administrative Aufgaben an unserem Hauptsitz in Zürich (Postempfang/versand, Triage und Bearbeitung der E-Mails im Admin-Postfach, Verwaltung und Organisation des Büromaterials inkl. Lagerbeständen, Archivierung und Entsorgung)

Office-Management der 25 Movis-Standorte (Schlüsselverwaltung, Bestellung von Mobiliar, Suche nach neuen Standorten, Organisation von Umzügen und Reparaturen, Pflege der Kontakte zu Verwaltungen und Reinigungsfirmen, Verwaltung von Mietverträgen usw.)

Erfassung von Neukunden sowie Prüfung und Pflege bestehender Kundendaten im internen CRM-System

EAP-Administration (Employee Assistance Program) für unsere internationalen Partner: Erfassung und

Pflege von Fällen in Partnerportalen, Erstellung von Monatsrapporten, Durchführung von Abklärungen. Interesse an Beratungsthemen und deren Zusammenhängen ist von Vorteil.

Abteilungsübergreifende Unterstützung bei administrativen Aufgaben

Organisation jährlicher interner Veranstaltungen

Koordinierung von Übersetzungsaufträgen

Mithilfe und Umsetzung von Spezialprojekten

IHRE SUPERKRÄFTE
- Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder gleichwertige Ausbildung sowie mehrere Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion

Versierte IT-Anwenderkenntnisse MS Office, ERP-Tool, Abacus von Vorteil

Deutsch (Muttersprache), sehr gute Englischkenntnisse zwingend, Französischkenntnisse von Vorteil

Strukturierte und selbständige Arbeitsweise

Belastbarkeit und Überblick auch in hektischen Phasen

Flexibel und offen für Neues

IHRE VORTEILE BEI UNS

Abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgaben in einem zukunftsorientierten Unternehmen

Ein sehr kollegiales und dynamisches Team in einem spannenden Umfeld

Mindestens 5 Wochen Ferien sowie die Möglichkeit, zusätzliche Ferienwochen zuzukaufen

Zentral gelegene Arbeitsplätze (5 Gehminuten vom Bahnhof) mit Möglichkeit für Home-Office

Finanzielle Beteiligung an gesundheitlichen Aktivitäten und Mitarbeiterrabatte bei Partnerunternehmen

Gute Sozialleistungen

HABEN WIR IHR INTERESSE GEWECKT? Senden Sie uns bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (pdf-Format) unter Angabe des Stellentitels an: E-Mail schreiben | Vorstellungsgespräche werden in Deutsch und Englisch geführt. www.movis.ch for work and life