Administrative & Office Assistant (Entry Level, 60–80%)

Über den Job

Administrative & Office Assistant (Entry Level, 60–80%)

Location: Basel, Dreispitz Start Date: As soon as possible

Diese Einstiegsposition passt zu Dir, wenn Du eine KV-Lehre (oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung) abgeschlossen hast und Interesse an Architektur oder Design mitbringst. Auch Studierende oder Absolvent:innen aus den Bereichen Design, Architektur oder Wirtschaft, die gerne organisieren und administrative Verantwortung übernehmen, sind hier richtig. Das Pensum liegt bei 60–80% mit täglicher Präsenz im Büro.

Bist Du ein Organisationstalent, das vorausschauend denkt, Ideen einbringt und tatkräftig mit anpackt? Dann bist Du genau die Person, die wir suchen!

Was Dich erwartet:

• Büroorganisation & Ordnung: Mit Deinem Sinn für Struktur hältst du unser Büro in Topform – von der Pflege der Gemeinschaftsbereiche, Lagerräume und Bürogeräte bis hin zur Koordination mit Dienstleistern und der Verwaltung von Kontaktlisten.
• Empfang & Meetings: Du stellst sicher, dass Meetings reibungslos ablaufen – vom Management voller Kalender bis zur Terminplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg. Gleichzeitig sorgst Du mit Deinem freundlichen Empfang dafür, dass sich Gäste und Kund:innen bei uns wohlfühlen.
• Administrative Unterstützung: Du packst überall mit an und unterstützt verschiedene Bereiche – ob am Telefon, bei Post und Kuriersendungen, beim Archivieren oder bei anderen administrativen Aufgaben.
• Reiseorganisation & Events: Du koordinierst die Reisen unseres Managements und unserer Berater:innen und stellst sicher, dass alles bis ins Detail organisiert ist. Ausserdem unterstützt Du bei internen Meetings und Events – von Logistik und Catering bis hin zu Anwesenheitslisten.

Dein Profil:

• Abgeschlossene KV-Lehre (oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung) mit Interesse an Architektur/ Design oder Studium in Architektur/ Design mit ausgeprägten organisatorischen Fähigkeiten

• 0-2 Jahre Berufserfahrung (Praktika oder erste Stellen sind willkommen)
• Fliessend in Deutsch und Englisch
• Flexibilität und Freude an einem internationalen, dynamischen Umfeld
• Mit Deiner positive und offenen Art schaffst du eine echte einladende Atmosphäre und gehst Aufgaben als echte:r Macher:in proaktiv und mit Begeisterung an
• Du bist ein echtes Kommunikations- und Organisationstalent, verfügst über sehr gute Schreibfähigkeiten und arbeitest gerne eigenständig
• Sicherer Umgang mit MS Office und weiteren relevanten Programmen

Warum wir?

Das ist deine Chance, deine Karriere in einem inspirierenden, internationalen Umfeld zu starten – mit echter Teamarbeit, Kreativität und Nähe zum Architektur- und Designalltag. Du bekommst Einblicke in Architektur, Design und Studio-Abläufe und gestaltest das tägliche Leben in unserem Basler Office aktiv mit. Du wirst die Möglichkeit haben, Verantwortung zu übernehmen und das organisatorische Herzstück unseres Büros zu werden. Die Zusammenarbeit mit über 20 Nationalitäten macht unser Team besonders vielfältig.

Klingt das nach deinem nächsten Abenteuer? Dann lade deine Bewerbung hoch auf:

https://oppenheim-architecture.jobs.personio.com/job/1926270

Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!

Und übrigens: Wir starten unsere Wochenenden gerne bereits freitags nachmittags! ;-)