Vertrags- & Compliance-Assistent

Standort: Bulle, Schweiz

Beschäftigungsgrad: 60 % bis 80 %

Vertragsart: Befristeter Vertrag

Startdatum: So bald wie möglich für 3 Monate

UCB ist ein internationales biopharmazeutisches Unternehmen, das sich auf die therapeutischen Bereiche neurologische Erkrankungen und Immunologie spezialisiert hat. Der Standort Bulle vereint die Schweizer Vertriebsgesellschaft und eine primäre Produktionsplattform, die Biotechnologie und Chemie für die Herstellung und den Vertrieb pharmazeutischer Spezialitäten kombiniert, die bei der Behandlung von Allergien, Epilepsie und Autoimmunerkrankungen eingesetzt werden.

Wir suchen einen erfahrenen Vertrags- & Compliance-Assistenten für einen befristeten Vertrag von 3 Monaten, der während einer Teamvertretung hochrangige administrative, rechtliche und sekretarielle Unterstützung für unsere Schweizer Niederlassungen bietet.

In dieser Position fungieren Sie als zentrale organisatorische Anlaufstelle und administrative Schnittstelle zwischen dem internen Management, externen Rechtsberatern und externen Buchhaltern. Sie sind verantwortlich für die Abwicklung der Corporate-Secretarial-Logistik für die Schweizer Rechtseinheiten von UCB – mit starkem Fokus auf die Organisation von Vorstandssitzungen und die Protokollführung – sowie für die tägliche Finanzverwaltung, die Bearbeitung von Bestellanforderungen (PR/PO) und allgemeine Compliance-/rechtliche Unterstützung.

Ihre Hauptaufgaben:

• Erleichterung der täglichen Kommunikation und Arbeitsabläufe zwischen internen Abteilungen, externen Rechtsberatern und externen Buchhaltern.
• Organisation von Vorstandssitzungen und Aktionärsversammlungen für die Schweizer UCB-Einheiten, einschließlich Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen und Protokollierung offizieller Sitzungsniederschriften (procès-verbaux).
• Vorbereitung offizieller Unternehmensdokumente und Einreichungen bei lokalen Behörden, Handelsregister, Banken, Pensionskassen und Steuererklärungen.
• Bearbeitung der operativen Finanzverwaltung, einschließlich täglicher Abteilungs-Post, Kassenführung und monatlicher Rechnungsarchivierung.
• Erstellung von Bestellanforderungen (PR) und Bestellungen (PO), Weiterleitung von Rechnungen zur Genehmigung und Anleitung der Teams bei der Nutzung von Einkaufstools.
• Verfolgung von Intercompany-Dienstleistungsverträgen, Sicherstellung der Genauigkeit, Aktualisierung von SharePoint und Eingabe in Systemdatenbanken.
• Koordination regulatorischer administrativer Aufgaben, einschließlich Dokumentenübersetzungen, notarieller Beglaubigungen und Vollmachten.
• Pflege organisierter interner Rechtsakten, Vertragsarchive und routinemässiger Rechtsdokumentation.

Was Sie erfolgreich macht:

• Fließende Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, um offizielle Vorstandsniederschriften zu verfassen und die Kommunikation mit Stakeholdern mühelos zu managen.
• Nachgewiesene Erfahrung als Senior Executive/Legal Assistant oder Compliance-Fachkraft, idealerweise mit Pharma- oder Rechtssektorerfahrung.
• Sicherer Umgang mit Kernaufgaben der administrativen Finanzverwaltung, einschließlich PR/PO-Erstellung, Rechnungsverfolgung und Intercompany-Vereinbarungen.
• Vollständige Selbstständigkeit, Übernahme von Verantwortung für Aufgaben und gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte ohne enge Aufsicht.
• Kompetenter Umgang mit MS Office, SharePoint und administrativen Datensystemen.
• Arbeit mit hoher Präzision, starker Organisation, klaren Prioritäten und absoluter Diskretion bei vertraulichen Angelegenheiten.
• Schnelle Anpassung an neue Prozesse mit einer flexiblen, proaktiven, systematischen und sehr zuverlässigen Einstellung.