Kaufmännische(r) Assistent(in) & Verwaltung – Backoffice – 100%

Über den Job

APEC DIFFUSION SA – Genf, Eaux-Vives

Seit über 40 Jahren begleitet APEC DIFFUSION SA Unternehmen bei ihren Projekten für personalisierte Gegenstände und Textilien. Unsere Tätigkeit verbindet Beratung, Beschaffung, Personalisierung, Produktion und Logistik mit einem hohen Anspruch an Qualität und Service.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine schnelle, präzise, organisierte und zuverlässige Person, die ihre Aufgaben selbstständig verwalten kann und sich langfristig in unserem Unternehmen engagieren möchte.

Ihre Rolle

In direktem Kontakt mit dem Vertrieb, den Kunden, Lieferanten und Transportunternehmen übernehmen Sie die administrative und operative Betreuung der Aufträge von der Auftragserteilung bis zur Lieferung und Rechnungsstellung.

Als echter Kontrollpunkt im Backoffice sorgen Sie für die Richtigkeit der Informationen und Dokumente vor der Freigabe. Sie können mehrere Aufträge parallel bearbeiten, Prioritäten bei Dringlichkeiten setzen und schnell vorankommen, ohne an Genauigkeit zu verlieren.

Ihre Hauptaufgaben

Verwaltung & Vertriebsbetreuung

• Aufträge verwalten und bis zur Lieferung verfolgen
• Lieferantenaufträge vorbereiten und kontrollieren
• Druckfreigaben vor der Validierung prüfen
• Kommunikation und Nachverfolgung mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnern sicherstellen
• Produktion und Transport überwachen
• Fristen, Fehler oder fehlende Informationen antizipieren

Verwaltung & Vorkontierung

• Kundenrechnungen erstellen und erfassen
• Lieferantenrechnungen prüfen und erfassen
• Lieferantenzahlungen vorbereiten
• Zahlungseingänge überwachen und Kunden mahnen
• Akten und Daten in unserem ERP aktuell halten
• Anfallende administrative Backoffice-Aufgaben mit erledigen

Ihr Profil

Wir suchen eine lebhafte, sorgfältige und strukturierte Person, die gerne zügig arbeitet und auf die wir uns verlassen können.

• Schnell, präzise und detailorientiert
• Sehr organisiert und fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen
• Selbstständig, reaktionsschnell und vorausschauend
• Sicher im Umgang mit Zahlen, Rechnungsstellung und Vorkontierung
• Perfekte Beherrschung der französischen Sprache und ausgezeichnete Rechtschreibung
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift – mindestens B2
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office
• Erfahrung mit einem ERP-System; Kenntnisse in EBP sind von Vorteil
• Gepflegtes und professionelles Auftreten
• Erfahrung in einer ähnlichen Position erwünscht

Wir bieten Ihnen

• Unbefristete Vollzeitstelle (100%), Standort Genf – Eaux-Vives
• Eine vielseitige Funktion mit echten Verantwortlichkeiten
• Abwechslungsreiche Tätigkeit in einem Unternehmen mit menschlicher Grösse
• Autonomie und Vertrauen in Ihre Arbeit
• Arbeitsbeginn nach Vereinbarung, idealerweise ab 1. Dezember 2026

Sie arbeiten gerne zügig, managen mehrere Themen gleichzeitig und behalten Ihre Aufträge im Griff?

Wir suchen eine zuverlässige, engagierte Person, die sich langfristig einbringen möchte und ein Schlüsselmitglied unseres Backoffice werden kann.