Leiter Infrastruktur-Projektmanagement

Über den Job

Der Verband der Waadtländer Spitäler Informatik ( FHVi ) ist der bevorzugte IT-Partner von 12 Spitälern und regionalen Gesundheitseinrichtungen im Kanton Waadt. Die FHVi begleitet sie bei den zahlreichen Herausforderungen der digitalen Transformation im Gesundheitswesen und hat die Hauptaufgaben, das IT-System ihrer Mitglieder zu planen, zu entwerfen, umzusetzen und zu betreiben. Über 120 Mitarbeitende stehen 14.000 Nutzern zur Verfügung, mit einem Bestand von mehr als 8.000 Arbeitsplätzen, verteilt auf etwa hundert geografische Standorte in drei Kantonen (VD, VS, FR).

Die Stelle richtet sich gleichermaßen an Frauen und Männer. Aus Gründen der Lesbarkeit werden die Begriffe nur in der männlichen Form verwendet.

Leiter Infrastruktur-Projektmanagement

Werden Sie Teil des FHVi-Abenteuers!

Ihre Aufgabe

Als Leiter Projektmanagement sind Sie für das Management des Teams der Projektleiter der Abteilung Infrastruktur, Betrieb & Support verantwortlich.

Sie gewährleisten die ordnungsgemässe Durchführung der IT-Infrastrukturprojekte der Abteilung, von der Definition bis zur Inbetriebnahme und dem Übergang in den Betrieb, unter Einhaltung der Prioritäten, Budgets, Fristen, Standards und der von der FHVi definierten Projektmanagement-Methodik.

Als erfahrener Manager mit fundiertem Verständnis der IT-Infrastrukturumgebungen begleiten und fordern Sie die Projektleiter bei der Durchführung komplexer Projekte, insbesondere in den Bereichen Netzwerke, Systeme, Rechenzentren, Virtualisierung, Cloud, Telekommunikation und Sicherheit.

Sie achten insbesondere auf das Risikomanagement sowie auf Sicherheit, Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Leistung und Betriebssicherheit der eingesetzten Lösungen in einer kritischen Krankenhausumgebung.

Sie stellen die Schnittstelle zwischen den Projektleitern, dem Abteilungsleiter und dem PMO sicher und tragen zur Priorisierung des Portfolios, zur Ressourcenallokation und zur Erstellung der Roadmap der Abteilung bei.

Ihre Verantwortlichkeiten

Management und Entwicklung des Teams der Projektleiter

• Hierarchisches Management des Teams der Infrastruktur-Projektleiter: administrative Verwaltung, jährliche Mitarbeitergespräche, Festlegung individueller und kollektiver Ziele und deren Nachverfolgung.
• Begleitung und Herausforderung der Projektleiter bei der Durchführung komplexer Projekte sowie Unterstützung oder Eskalation bei Bedarf.
• Förderung der Autonomie und Kompetenzen des Teams, Identifikation von Schulungsbedarf und Begleitung der Entwicklungs- und Zertifizierungswege.
• Mitwirkung bei der Rekrutierung und Integration neuer Projektleiter.
• Überwachung externer Ressourcen: Leistungen, Verpflichtungen, Qualität der Einsätze und Kosten.

Steuerung und Kontrolle der Infrastrukturprojekte

• Gewährleistung der Gesamtsteuerung der IT-Infrastrukturprojekte der Abteilung: Umfang, Zeitplan, Budget, Ressourcen, Risiken, Abhängigkeiten und Qualität der Liefergegenstände.
• Sicherstellung der Berücksichtigung von Anforderungen an Sicherheit, Verfügbarkeit, Zuverlässigkeit, Leistung, Servicekontinuität und Betriebssicherheit der Systeme.
• Identifikation von Abweichungen und wesentlichen Risiken sowie Steuerung der notwendigen Korrekturmassnahmen zusammen mit den Projektleitern und den zuständigen Verantwortlichen.
• Sicherstellung der guten Koordination der internen und externen Akteure, die an den Projekten beteiligt sind.
• Gewährleistung eines kontrollierten Übergangs vom Build- zum Run-Betrieb, insbesondere bei Inbetriebnahmen.

Ressourcenzuteilung und Steuerung der Arbeitsbelastung

• Zuweisung der Projektleiter zu den verschiedenen Projekten entsprechend Prioritäten, erforderlichen Kompetenzen, Komplexität und Verfügbarkeit.
• Aufrechterhaltung einer konsolidierten Übersicht über die Arbeitsbelastung und Kapazität des Teams und Antizipation des Bedarfs an internen und externen Ressourcen im Hinblick auf die Roadmap.
• Identifikation von Überlastungsrisiken oder Engpässen und Vorschlag notwendiger Massnahmen.
• Ressourcenkonflikte in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter und dem PMO schlichten.

Governance, Methodik und Projektperformance

• Gewährleistung der Anwendung der von der FHVi definierten Projektmanagement-Methodik und Sicherstellung, dass das Governance-Niveau der Kritikalität und Komplexität der Projekte angemessen ist.
• Sicherstellung der Qualität und Vollständigkeit der für die Steuerung erforderlichen Elemente: Definition, Zeitplan, Budget, Risiken, Abhängigkeiten, Entscheidungen, Meilensteine und Reporting.
• Organisation regelmässiger Reviews zur Bewertung des Projektstatus, zur Antizipation von Abweichungen und zur Identifikation notwendiger Massnahmen.
• Harmonisierung der Praktiken, Werkzeuge und Steuerungsrituale innerhalb des Teams.
• Definition und Überwachung von Indikatoren zur Bewertung der Projektperformance und -kontrolle.
• Erfahrungen auswerten und Praktiken in Zusammenarbeit mit dem PMO weiterentwickeln.

Portfolio, Roadmap und Koordination

• Schnittstelle zwischen Projektleitern, Abteilungsleiter und PMO für Projektverfolgung, Entscheidungen und Eskalationen sicherstellen.
• Konsolidierung des Portfolio-Reportings: Fortschritt, Budgets, Risiken, Abhängigkeiten und erwartete Entscheidungen.
• Vorbereitung und Teilnahme an Steuerungsausschüssen und verschiedenen Governance-Gremien.
• Erleichterung von Entscheidungen zwischen Projektteams, technischen Teams, Betrieb und anderen Stakeholdern.
• Erstellung der konsolidierten Roadmap der Abteilung zusammen mit dem Abteilungsleiter und Teamverantwortlichen und Beitrag zur Integration in die Gesamt-Roadmap der FHVi.
• Mitwirkung mit dem PMO bei der Definition und Priorisierung von Projektanfragen sowie bei der Kontrolle der Abhängigkeiten zwischen Projekten.
• Mitwirkung bei der Erstellung und Überwachung des Budgets für die Build-Aktivitäten der Abteilung.

Gesuchtes Profil

Ausbildung & Erfahrung

• Hochschulausbildung in Informatik, Informationssystemtechnik oder einem verwandten technischen Bereich auf HES/ETH/Universitätsniveau (Bachelor oder Master) oder gleichwertiger Abschluss.
• Eine Zusatzqualifikation im Management oder Projektmanagement ist von Vorteil.
• Anerkannte Projektmanagement-Zertifizierung (HERMES, PMP, PRINCE2 oder IPMA); eine Agile-Zertifizierung ist von Vorteil.
• Mindestens 8 Jahre Erfahrung in der Leitung komplexer IT-Projekte, davon bedeutende Erfahrung in IT-Infrastrukturprojekten.
• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der hierarchischen Führung eines Teams von IT-Projektleitern, idealerweise im Bereich Infrastruktur.
• Erfahrung mit Projekten, die mehrere Infrastrukturdomänen abdecken: Systeme, Netzwerke, Rechenzentren, Virtualisierung, Cloud, Telekommunikation und/oder Sicherheit.
• Erfahrung in kritischen und komplexen Umgebungen; Erfahrung in einem Multi-Site-, Krankenhaus- oder halböffentlichen Kontext ist von Vorteil.

Technische und fachliche Kompetenzen

• Fundiertes Verständnis von IT-Infrastrukturarchitekturen und -umgebungen: Netzwerke, Systeme, Rechenzentren, Virtualisierung, Cloud, Telekommunikation und Sicherheit.
• Fähigkeit, technische Herausforderungen, Entscheidungen und Risiken eines Projekts zu verstehen und zu hinterfragen sowie glaubwürdig mit spezialisierten Teams zu kommunizieren.
• Gutes Verständnis der Herausforderungen in den Bereichen Cybersicherheit, Verfügbarkeit, Resilienz, Servicekontinuität und Betriebssicherheit von Infrastrukturen.
• Fundierte Kenntnisse klassischer, agiler und hybrider Projektmanagement-Methoden.
• Erfahrung in der Steuerung komplexer Projekte: Budgets, Ressourcen, Risiken, Abhängigkeiten, Prioritäten und Koordination zahlreicher interner und externer Stakeholder.
• Fähigkeit, ein Projektportfolio zu steuern, eine konsolidierte Sicht auf Arbeitsbelastung und Risiken zu erstellen und Entscheidungen zu unterstützen.
• Beherrschung von Projekt- und Portfoliomanagement-Tools.
• Gute Kenntnisse der ITIL-Prinzipien und -Prozesse, insbesondere des Übergangs in den Betrieb.
• Kenntnisse im öffentlichen Beschaffungswesen (AIMP/LMP) sind von Vorteil.

Managementkompetenzen

• Führung und Zusammenhalt eines Teams erfahrener Projektleiter durch klare Rahmenbedingungen und Förderung der Eigenverantwortung.
• Begleitung und Herausforderung der Projektleiter in ihren Praktiken, Entscheidungen und im Umgang mit komplexen Situationen.
• Entwicklung der Kompetenzen und Autonomie der Mitarbeitenden und Begleitung ihrer Weiterentwicklung.
• Prioritäten setzen und notwendige Entscheidungen in komplexen oder restriktiven Kontexten treffen.
• Erkennung von Abweichungen oder Risikosituationen und Begleitung der Definition und Umsetzung von Korrekturmassnahmen.
• Vereinbarung technischer, operativer, personeller, budgetärer und organisatorischer Anforderungen bei Entscheidungen und Abwägungen.

Führungsstil und persönliche Eigenschaften

• Inspirierende Führung, die Zuhören, Anspruch und die Fähigkeit verbindet, ein vertrauensvolles und kooperatives Umfeld zu schaffen.
• Analytische Fähigkeiten und Distanz, um komplexe Situationen zu erfassen, Prioritäten zu erkennen und den Gesamtüberblick zu bewahren.
• Fähigkeit, Stellung zu beziehen und Entscheidungen zu tragen, auch wenn Interessen oder Zwänge der verschiedenen Stakeholder divergieren.
• Soziale Kompetenz und Kooperationsfähigkeit, um vertrauensvolle Beziehungen mit technischen, fachlichen und leitenden Ansprechpartnern aufzubauen.
• Klare, strukturierte und zielgruppengerechte Kommunikation, insbesondere um komplexe Themen verständlich zu machen, Empfehlungen zu begründen oder Warnungen auszusprechen.
• Ergebnisorientierung und Verantwortungsbewusstsein, verbunden mit einem ständigen Streben nach Effizienz und Verbesserung der Praktiken.

Sprachen

• Französisch: ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kenntnisse.
• Englisch: gute Kenntnisse in einem beruflichen Umfeld.

Was wir Ihnen bieten:

- Eine spannende Gelegenheit, sich im Gesundheitssektor weiterzuentwickeln, einem sich ständig wandelnden und sinnstiftenden Bereich.

- Die Möglichkeit, aktiv zu ehrgeizigen Projekten im Rahmen der laufenden digitalen Transformation beizutragen.

- Ein angenehmes Arbeitsumfeld in einer organisationsnahen, menschlichen Grösse, in dem Teamgeist und Nähe geschätzt werden.

- Attraktive Anstellungsbedingungen mit regelmässigen und verantwortungsgerechten Gehaltssteigerungen gemäss den Richtlinien des bei der FHVi geltenden Personalstatuts, insbesondere:

• Ein 13. Monatsgehalt und wettbewerbsfähige Sozialleistungen.
• 25 Urlaubstage pro Jahr (30 Tage ab dem Jahr des 50. Geburtstags).
• Zugang zu Weiterbildung zur Unterstützung Ihrer beruflichen Entwicklung.
• Möglichkeit zu teilweisem Homeoffice.
• Gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln.