Administrative/n Assistentin/-en (60-80%)

Publication date:31 October 2025
Workload:60 – 80%
Contract type:Unlimited employment
Language:German (Fluent), English (Intermediate), French (Basic knowledge)
Place of work:Frohburgstrasse 3, 6002 Luzern

Introduction

Die Universität Luzern ist eine moderne, persönliche und dynamische humanwissenschaftliche Universität im Herzen der Schweiz und Europas. Getreu dem Leitsatz «Moving Human Sciences» konzentrieren wir uns mit sechs Fakultäten, zwei Akademien und mit zwei universitären Forschungszentren auf Menschen und ihre Institutionen. Unsere Ambition ist es, die Universität Luzern zu einem zukunftsweisenden und international sichtbaren Zentrum von Forschung und Lehre zu Humanwissenschaften zu entwickeln.

Die Weiterbildungsakademie unterstützt Weiterbildungen und Weiterbildungsvorhaben an der Universität Luzern. Das Sekretariat der Weiterbildungsakademie übernimmt die administrative Betreuung von Weiterbildungsangeboten der verschiedenen Fakultäten und Zentren und bildet ein Pool für Stellvertretungen und Ergänzungen.

Wir suchen per 1.1.2026 oder nach Vereinbarung eine/einen

About the job

Weiterbildungsakademie

Aufgabenbereich

Ansprechpartner/in für die administrativen Belange des Weiterbildungsangebots «MAS in Effective Leadership» (inkl. aller zugehöriger CAS) innerhalb der Wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät und der Universität sowie für externe Personen (insbesondere für den Kooperationspartner, die Schweizer Armee)

Kontaktperson für Kursteilnehmende, Interessierte und Dozierende

Administrierung von sämtlichen anfallenden Arbeiten in Zusammenhang mit der Organisation und Durchführung der Weiterbildungskurse (Erfassung von Daten, Honoraren und Spesen, Rechnungsstellung und -kontrolle / Kursorganisation, Raum- und Cateringbuchung, Kursevaluationen, Diplomerstellung / Event Management, Website und Social Media-Content)

Unterstützung bei internen Projekten zur Weiterentwicklung des Weiterbildungsangebots (Digitalisierung und Vereinheitlichen der Prozesse)

Stellvertretung bei weiteren Weiterbildungsangeboten im Sinne des Sekretariat-Pools

Auf Wunsch ist die Übernahme der Administration eines weiteren Weiterbildungsangebots möglich

Anforderungen

Kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung, mit einigen Jahren Berufspraxis

Sehr gute Kenntnisse der kompletten MS-Office-Palette

Organisationstalent

Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit; hohe Kundenorientierung

Sehr gutes, stilsicheres Deutsch; gute Fremdsprachenkenntnisse in Englisch erforderlich; Französisch und/oder Italienisch hilfreich

Die Stelle erfordert ein hohes Mass an selbständigem Arbeiten und Mitdenken, vernetztem Denken, Zuverlässigkeit, Belastbarkeit, Loyalität

Hohe zeitliche Flexibilität und Unterstützung an Weiterbildungsveranstaltungen auch an Samstagen (und in Ausnahmefällen an Feiertagen) notwendig

Arbeitstage: Dienstag, Mittwoch und Freitag erwünscht

Wir bieten

Moderner Arbeitsplatz an zentraler Lage beim Bahnhof in Luzern

Anstellungsbedingungen nach dem Personalrecht des Kantons Luzern

Eingespieltes, motiviertes Team und gute Einarbeitung

Eigenverantwortliches und selbstständiges Mitwirken von Anfang an

Homeoffice und zeitlich flexibles Arbeiten möglich

Weitere Auskünfte erteilen Ihnen gerne Frau Dr. Swantje Heidecke, E-Mail schreiben, Leiterin Weiterbildungsakademie und Frau Seraina Schilliger, E-Mail schreiben, Programmleiterin MAS in Effective Leadership.

Bitte bewerben Sie sich online bis spätestens 18. November 2025 mit untenstehendem Bewerbungsbutton.