Assistenz im Vizepräsidium für Forschung (m/w/d)

About the job

Assistenz im Vizepräsidium für Forschung (m/w/d)

Für das Office der Vizepräsidentin für Forschung suchen wir ab 1. Oktober 2026 oder nach Vereinbarung eine engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit einem Flair für Kommunikation und digitale Transformation, die sich als Teamplayer in einem dynamischen Umfeld wohlfühlt.

Die Vizepräsidentin für Forschung ist Mitglied der Schulleitung der ETH Zürich und setzt sich gemeinsam mit ihrem Stab und den drei dazugehörigen Abteilungen für beste Rahmenbedingungen für exzellente Forschung ein. 

Stellenbeschreibung

• Sie übernehmen die vorausschauende, komplexe Terminkoordination und -organisation mit internen und externen Partnern für die Vizepräsidentin
• Sie unterstützen administrativ und organisatorisch die Vizepräsidentin für Forschung und die Stabsleitung
• Sie pflegen unseren Webauftritt, unterstützen uns mit Social Media und bei der Organisation von Workshops und Events
• Sie haben Freude daran, die Prozesse im Office weiterzuentwickeln unter Einsatz von digitalen Tools und KI-Anwendungen
• Sie erledigen die Korrespondenz in Deutsch und Englisch selbstständig mit der Bewirtschaftung verschiedener Mailboxen und übernehmen allgemeine administrative Arbeiten
• Sie führen das Office eigenverantwortlich während der Ferienvertretung der Kollegin
• Die Assistenz arbeitet gemeinsam mit einer Office Kollegin und berichtet direkt an die Stabsleitung

Profil

• In dieser repräsentativen Schlüsselrolle erwarten wir eine konstruktive Mitgestaltung in organisatorischen Optimierungsprozessen
• KV-Abschluss mit entsprechender Weiterbildung, FH-Abschluss oder vergleichbare Ausbildung; mehrjährige Berufserfahrung ist von Vorteil
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools, insbesondere Microsoft Teams, SharePoint und KI-Anwendungen werden vorausgesetzt
• Projekterfahrung in unterstützender Funktion als Plus
• Exakte und proaktive Arbeitsweise und klare Prioritätensetzung auch in dynamischen und anspruchsvollen Situationen
• Verlässliche und serviceorientierte Persönlichkeit mit Freude an Teamarbeit
• Ein hohes Mass an zeitlicher Flexibilität und grosse Einsatzbereitschaft wird vorausgesetzt
• Sie handeln diskret und gehen vertraulich mit sensiblen Informationen um
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

Sie erwartet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im historischen ETH-Hauptgebäude bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, darunter  Vergünstigungen , wie z.B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing, ein vielseitiges Sportangebot des ASVZ , verschiedene Angebote zur  Kinderbetreuung sowie attraktive Sozial- und  Vorsorgeleistungen .

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Weitere Informationen über das Vizepräsidium für Forschung, finden Sie auf unserer Webseite . Für Auskünfte steht Ihnen Frau Dr. Cornelia Schauz, cornelia.schauz@sl.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung.

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die  AGB der ETH Zürich .

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.