Personal Assistant

About the job

Hauptaufgaben:

• Vollständige Verwaltung des Kalenders der Führungskraft, einschliesslich Terminplanung, Meetings, Reisen und Telefonkonferenzen
• Überwachung der Aufgabenerledigung, Fristen und Prioritäten
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen (Europa, Vereinigtes Königreich, USA und Afrika), einschliesslich der Begleitung der Führungskraft bei Bedarf
• Betreuung persönlicher Angelegenheiten der Führungskraft sowie administrative Unterstützung im Alltag
• Verwaltung der Garderobe und persönlicher Gegenstände sowie Koordination mit Reinigungen und anderen Dienstleistern
• Überwachung und Beschaffung von Alltags- und persönlichen Bedarfsartikeln
• Erinnerung an Medikamenteneinnahmen, Termine und Mahlzeiten
• Schnelle und eigenständige Lösung organisatorischer und administrativer Anliegen
• Sicherstellung der Einhaltung von Medikamenten- und Ernährungsplänen

Anforderungen:

• Berufserfahrung als Personal Assistant oder Office Manager
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
• Fähigkeit, in einem dynamischen, verantwortungsvollen und multitaskingorientierten Arbeitsumfeld effizient zu arbeiten
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Arbeitsmitteln
• Hohes Mass an Diskretion, Zuverlässigkeit und Detailgenauigkeit
• Sehr gute Deutsch- und Russischkenntnisse (mindestens Niveau B2–C1); weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• EU-Staatsbürgerschaft oder eine langfristige Aufenthaltsbewilligung in Europa ist aufgrund der häufigen internationalen Reisen von Vorteil

Arbeitsbedingungen:

• Die Position erfordert eine unregelmässige Arbeitszeit sowie bei Bedarf Überstunden, abhängig von den Anforderungen der Führungskraft.
• Bereitschaft zu internationalen Reisen und zur Begleitung der Führungskraft, sofern erforderlich.