Office Manager:in am Lehrstuhl für KI in Mechanik und Fertigung (m/w/d)

About the job

Office Manager:in am Lehrstuhl für KI in Mechanik und Fertigung (m/w/d)

Der Lehrstuhl für Künstliche Intelligenz in Mechanik und Fertigung ist Teil des Instituts für Virtuelle Produktion (IVP) und gehört zum Departement Maschinenbau und Verfahrenstechnik (D-MAVT) der ETH Zürich. Er bietet ein internationales, dynamisches und anspruchsvolles Arbeitsumfeld.

Als Office-Manager:in unterstützen Sie den Professor und sein Team proaktiv in administrativen und organisatorischen Belangen und übernehmen eine zentrale koordinierende Funktion im Lehrstuhlalltag. Sie arbeiten selbständig, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und tragen wesentlich zu reibungslosen Abläufen im Team bei. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Position mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum. Der Stellenantritt ist per 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung. 

Stellenbeschreibung

Personalmanagement:

• Sie begleiten Ein- und Austritte und koordinieren die damit verbundenen administrativen Prozesse
• Sie beraten den Professor und die Mitarbeitenden in vielfältigen personaldaministrativen Fragestellungen und koordinieren Personaländerungen
• Zudem betreuen Sie akademische Gäste, Praktikant:innen und Hilfsassisten:innen in administrativen Belangen
• In Personalangelegenheiten arbeiten Sie eng mit internen und externen Partnern zusammen 

Finanzmanagement:

• Sie verwalten die finanziellen Mittel und Budgets des Lehrstuhls und behalten den Überblick über laufende Ausgaben und Projekte
• Sie koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen, betreuen die finanzadministrativen Aspekte von Projekten und erstellen Beschaffungsanträge
• Darüber hinaus koordinieren Sie (internationale) Bestellungen und Lieferungen

Veranstaltungsmangement:

• Sie planen, organisieren und koordinieren Konferenzen, Workshops und weitere Veranstaltungen des Lehrstuhls und unterstützen deren reibungslose Durchführung 

Profil

• Sie vefügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen idealerweise bereits Erfahrung im universitären Umfeld mit
• Sie arbeiten sorgfältig und strukturiert, haben ein ausgeprägtes Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick
• Dank Ihrer schnellen Auffassungssgabe und Ihrer Flexibilität können Sie sich rasch auf unterschiedliche Aufgaben und Anforderungen einstellen
• Sie arbeiten gerne im Team und tragen mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten zu einer positiven und kollegialen Arbeitsatmosphäre bei. Herausforderungen und Optimierungspotenziale erkennen Sie frühzeitig und bringen sich aktiv in die Lösungsfindung ein
• Sie zeichnen sich durch eine selbständige, verantwortungsbewusste und proaktive Arbeitsweise sowie ein hohes Mass an Engagement aus 
• Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse. Da die Kommunikation am Lehrstuhl vorwiegend auf Englisch erfolgt, fühlen Sie sich auch in einem internationalen Umfeld sicher; weitere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Erfahrung im Bereich Arbeitssicherheit ist von Vorteil

Wir bieten

• Eine Tätigkeit mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich und eines internationalen akademischen Umfelds, das Ihre berufliche Entwicklung fördert und mit Forschung und Lehre zu gesellschaftlichem Fortschritt beiträgt
• Sie sind sowohl fest in das Team des Lehrstuhls als auch ind das Admin-Team des Departements eingebunden. Der regelmässige fachliche und persönliche Austausch sowie eine offene und unterstützende Zusammenarbeit bieten Ihnen ein starkes Netzwerk im Arbeitsalltag
• Wir bieten flexible Arbeitszeiten, die - soweit es die betrieblichen Anforderungen zulassen - Raum für unterschiedliche persönliche und familiäre Bedürfnisse schaffen
• Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot das ASVZ , Kinderbetreuung etc. 
• Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA

Arbeiten, Lehren und Forschen an der ETH Zürich

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.

Neugierig? Sind wir auch.

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Bewerbungsschreiben
• Lebenslauf
• Zeugnisse

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Webseite .

Für Auskünfte stehen Ihnen Frau Martina Koch (Tel. 044 632 45 16, martikoc@ethz.ch ) und Herr Dr. Christian Roth (Tel. 044 633 92 50, ccroth@ethz.ch) gerne zur Verfügung (keine Bewerbungsunterlagen).

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die  AGB der ETH Zürich .

Über die ETH Zürich

Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.