Management Assistant

About the job

En tant que centre de compétences pour la transformation numérique dans la justice pénale, HIJP Suisse apporte son soutien à l’ensemble des autorités et acteurs de la chaîne pénale, de la police à l’exécution des sanctions pénales, en passant par les ministères publics et les tribunaux.

Composée actuellement de près de 25 personnes, notre équipe accompagne la Confédération, les cantons et les autorités sur la voie de la numérisation et de la standardisation, du conseil à la mise en œuvre. Ce faisant, nous créons les bases qui permettront de passer progressivement d’une méthode de travail basée sur le papier à la communication électronique dans le domaine judiciaire, concrétisant ainsi la vision d’un processus entièrement numérisé dans le cadre de la procédure pénale.

Nous recherchons une personne motivée pour le poste de

Management Assistant

Dans cette fonction, vous êtes en contact avec des décideuses et décideurs clés ainsi qu’avec des expert-e-s de différents domaines, et vous assurez la gestion de nombreuses tâches au sein de HIJP : vous coordonnez les séances et les événements, vous apportez un soutien organisationnel et administratif aux organes de HIJP (assemblée, comité, direction) ainsi qu’aux organes de projet et à l’équipe. Vous veillez également au bon déroulement de l’ensemble des aspects logistiques. Parallèlement, vous participez à la gestion des contrats et des ressources humaines. Vous identifiez de manière proactive les besoins d’action ou de coordination, et vous mettez en œuvre les mesures correspondantes de manière autonome ou en concertation. Il s’agit d’une fonction variée comportant des responsabilités, dans laquelle vous apportez une contribution majeure à l’image professionnelle et au bon fonctionnement de HIJP.

Votre mission

• Vous apportez un soutien administratif et organisationnel aux organes de direction (en particulier la direction et le comité) ainsi qu’à l’équipe.
• Vous êtes responsable de l’organisation du bureau et veillez au bon déroulement du travail quotidien.
• Vous assurez la logistique des séances et des événements internes et externes. Vous coordonnez les rendez-vous, préparez les documents et garantissez une circulation fluide et ponctuelle de l’information. Si nécessaire, vous établissez également des procès-verbaux précis des séances.
• Vous êtes responsable de la gestion des contacts et des contrats, et veillez à ce que les données et les documents soient mis à jour continuellement.
• Vous apportez un soutien aux ressources humaines, notamment lors des arrivées et des départs ainsi que d’autres processus administratifs liés aux ressources humaines.
• Vous participez aux services internes, à la gestion des processus ainsi qu’à la maintenance et au développement des bases organisationnelles.

Votre profil

• Vous disposez d’une formation d’employé-e de commerce (CFC), complétée de préférence par une formation continue d’assistant-e de direction ou dans le domaine des ressources humaines/de la gestion de projet.
• Vous êtes au bénéfice de plusieurs années d’expérience dans des fonctions d’assistanat, que ce soit dans l'administration publique, dans le domaine judiciaire ou au sein d’une entreprise de taille moyenne.
• Personnalité proactive, flexible et faisant preuve d’initiative, vous savez cerner les enjeux, prendre des responsabilités et convaincre par votre méthode de travail structurée et autonome, ainsi que par votre humour et sérénité.
• Curiosité, soif de connaissances et esprit d’équipe vous caractérisent. Vous abordez les nouveautés avec enthousiasme et collaborez facilement avec différentes parties prenantes.
• Vous disposez de très bonnes connaissances linguistiques (à l’écrit comme à l’oral, C1/C2) en français ou en allemand, ainsi que de bonnes connaissances de l’autre langue. La connaissance de l’italien constitue un atout.

Notre offre

• Travail autonome et responsable, avec des missions riches de sens et variées, à la croisée de l’informatique, de la justice et de la politique.
• Des horaires flexibles et la possibilité de télétravailler.
• Un lieu de travail proche du centre-ville et accessible à pied depuis la gare de Berne.
• Des conditions d’embauche modernes et des prestations sociales attrayantes, conformes aux réglementations du canton de Berne.
• Nous encourageons activement les formations continues, car il est important pour nous de maintenir nos connaissances à jour.

Ce poste vous intéresse ? Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature.

Eliane Koch, responsable de l’état-major et des services centraux, répond volontiers à vos questions au 078 445 52 72.

Par votre candidature, vous confirmez avoir pris connaissance de notre déclaration de protection des données et l’accepter.