Mitarbeiter/in Empfang, Administration & Hauptkasse Sportamt

Kundenorientierte Führung des Empfangs: Sie sind die zentrale Anlaufstelle für die Kundschaft des Sportamts sowie für die Fachstellen der kantonalen Verwaltung. Der Kontakt erfolgt telefonisch, schriftlich oder vor Ort im Sportamt.

Administration: In Ihrer Drehscheibenfunktion sind Sie die Stellvertretung der Assistentin des Amtsleiters und unterstützen den Stab bei verschiedenen Aufgaben wie Bearbeitung von Swisslos-Sportfonds-Gesuchen sowie bei personaladministrativen Aufgaben.

Hauptkasse Sportamt: Sie sind verantwortlich für die Führung der Hauptkasse inklusive monatlicher Abrechnungen in Zusammenarbeit mit der Abteilung Finanzen und Controlling des Erziehungsdepartements Basel-Stadt.

Beschaffung und Koordination: Sie kümmern sich vorausschauend um das Bestellen von Mobiliar, IT-Infrastruktur, Büromaterial usw. und betreuen die Büroinfrastruktur (Drucker, Kopier- und Frankiersysteme). Weiter koordinieren Sie interne IT-Störungsmeldungen.

Spezielle Aufgaben: Kommunikationsaufgaben bereiten Ihnen Freude. Sie unterstützen bei Newslettern, führen Protokolle für Gremien und Austauschrunden und wirken bei der Organisation interner sowie externer Anlässe des Sportamts mit.

Erfahrung: Sie verfügen über Erfahrung am Empfang, in der Kundenkommunikation oder als Assistenz in einem dynamischen Umfeld. Idealerweise bringen Sie Kenntnisse in der Buchhaltung sowie im Beschaffungswesen mit.

Persönlichkeit: Sie überzeugen mit einer kunden- und dienstleistungsorientierten Persönlichkeit. Sie kommunizieren stilsicher und adressatengerecht mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen. Flexibilität, Organisationstalent und Zahlenaffinität runden Ihr Profil ab.

Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung auf Niveau EFZ oder eine gleichwertige Qualifikation.

Sprache: Sie kommunizieren stilsicher auf Deutsch und treten mündlich wie schriftlich adressatengerecht auf. Englisch- und/oder Französischkenntnisse sind ein Plus.

Der Bereich Jugend, Familie und Sport des Erziehungsdepartements Basel-Stadt betreut ein grosses Themengebiet rund um Kinderbetreuung, Kinder- und Jugendhilfe, frühe Förderung und Sport. Er informiert und unterstützt Kinder, Jugendliche und an der Erziehung Beteiligte und setzt sich für qualitativ gute, staatliche und private Angebote ein. Auch die Förderung von Breitensport und Bewegung, in Vereinen und privat, gehört zu den zentralen Aufgaben. Diese Arbeiten kommen vielen Menschen in Basel direkt zugute: von Kindern über Eltern bis zu Sportbegeisterten.

Als zentrale Anlaufstelle des Sportamts sorgen Sie für einen professionellen Empfang und eine reibungslose Administration. Sie stehen im Kontakt mit Vereinen, Verbänden, Bevölkerung und Partnerorganisationen und übernehmen Aufgaben im Kassen- und Beschaffungswesen sowie bei der Bearbeitung von Swisslos-Sportfonds-Gesuchen. Die abwechslungsreiche Tätigkeit verbindet Kundenkontakt, Organisation und administrative Aufgaben mit der Mitwirkung bei Kommunikations- und Veranstaltungsaktivitäten in einem dynamischen und sportnahen Umfeld. Vereinzelt sind Einsätze an Abendveranstaltungen erforderlich.