Assistant(e) Administratif(ve) et comptable

Vous êtes passionné(e) par l’administration et la comptabilité et souhaitez évoluer dans un environnement en pleine transformation digitale ? Vous aimez être au cœur de l’action, jongler avec plusieurs missions et apporter votre contribution à une organisation qui soutient le système de santé ?

La FHVi, acteur clé de l’innovation numérique et organisationnelle des établissements sanitaires en Suisse romande, recherche son/sa futur(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Comptable. Rattaché(e) au Directeur administratif et financier, serez-vous prêt(e) à relever le défi de gérer à la fois la réception, le traitement des factures, les notes de frais, le suivi des absences et le support logistique et événementiel pour toute l’organisation ?

Si vous êtes rigoureux(se), proactif(ve) et motivé(e), et que vous souhaitez participer activement à la transformation digitale et organisationnelle du secteur de la santé, ce poste est fait pour vous !

Taux d’activités :  Ce poste peut être occupé à temps partiel (80 %) ou à plein temps (100 %).

Mission principale

Réception et support administratif :

• Assurer le remplacement de la réceptionniste de la FHV durant ses vacances et le soutien continu au poste de réception (suivi du courrier, des appels, accueil des visiteurs, gestion des commandes et intendance).

Gestion des courriels et suivi Outlook :

• Supervision et traitement des boîtes mails « Secrétariat » et « Comptabilité ».
• Suivi des mails reçus et traitement des demandes associées.

Comptabilité fournisseurs (factures nationales et étrangères) :

• Réception, numérisation et importation des factures dans l’ERP Opale.
• Traitement des factures via le module « Reconnaissance OCR ».
• Vérification et rapprochement des bons de commande avec les factures.
• Gestion des exceptions et cas particuliers.
• Demandes de factures manquantes ou justificatifs.
• Traitement des rappels fournisseurs.
• Réconciliation et validation des factures dans le module « Validation direct ».
• Contrôle des périodicités et des comptes bancaires.
• Création et comptabilisation des lots de paiements, transmission au chef comptable.
• Gestion des demandes et relances auprès des collaborateurs et responsables.

Notes de frais et décomptes :

• Contrôle des notes de frais via l’application ENNOV et traitement dans l’ERP Opale.
• Gestion des cas particuliers (tickets manquants, erreurs, justificatifs).
• Suivi trimestriel des notes en suspens et relances auprès des responsables.
• Vérification des dépenses par Carte de crédits, relances pour justificatifs manquants.
• Comptabilisation et saisie dans le module « comptabilité financière ».

Bouclement mensuel et refacturation :

• Comptabilisation des paiements et écritures comptables liées à la TVA et aux factures spécifiques.
• Réconciliation bancaire mensuelle.
• Saisie et suivi des factures « clients » (refacturation logistique).
• Réconciliation des comptes 4325 - 6325.

Gestion du personnel (logiciel PEP et nouveaux collaborateurs) :

• Traitement des demandes d’absences et d’heures supplémentaires via l’application ENNOV.
• Réponses aux collaborateurs, contrôle des soldes et relances.
• Mise à jour et clôture des profils employés obsolètes.
• Élaboration de statistiques mensuelles.
• Accueil et accompagnement des nouveaux collaborateurs (formulaires, explications sur PEP, particularités contractuelles).

Support événementiel et logistique interne :

• Organisation des événements internes (par exemple les séances plénières, les fêtes d’été, la sortie de fin d’année, cadeaux pour la St-Nicolas, repas et événements de clôture, etc.).
• Gestion logistique (achats, commandes, préparation des collations et repas).
• Support ponctuel à l’organisation d’événements pour la FHV (AG, moments conviviaux, etc.).

Profil recherché

Nous recherchons un(e) professionnel(le) rigoureux(se) et orienté(e) service.

Formation

• Titulaire d’un CFC d’employé(e) de commerce ou d’une formation équivalente.

Compétences techniques

• Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Maîtrise des outils bureautiques : Outlook, Word, Excel.
• Connaissance des logiciels de gestion tels qu’Opale et ENNOV (un atout).
• Solides bases en comptabilité et en gestion administrative.
• Bonne capacité à rédiger et communiquer en français, à l’oral comme à l’écrit.
• Disponibilité pour assurer le remplacement à la réception en cas d’absence ou de vacances.
• Flexibilité horaire pour participer à des événements en dehors des horaires habituels.

Qualités personnelles et relationnelles

• Grande rigueur et précision dans l’exécution des tâches.
• Sens aigu de la confidentialité et du respect des procédures.
• Excellent relationnel et aptitude à collaborer efficacement avec différents interlocuteurs (collaborateurs, responsables, fournisseurs).
• Esprit autonome, proactif et orienté solution.
• Capacité à s’adapter aux imprévus et à gérer les priorités avec efficacité.

Disponibilité et flexibilité

Le poste requiert une disponibilité pour assurer le remplacement à la réception en cas d’absence ou pendant les périodes de vacances. Il implique également une certaine flexibilité horaire, notamment pour participer à des événements organisés en dehors des horaires habituels.

Ce que nous vous offrons :

- Une opportunité stimulante d’évoluer dans le secteur de la santé, un domaine en constante évolution et porteur de sens.

- La possibilité de contribuer activement à des projets ambitieux liés à la transformation digitale en cours

- Un environnement de travail agréable, situé sur le site verdoyant de Cery à Prilly, au sein d’une organisation à taille humaine, où l'esprit d'équipe et la proximité sont valorisés.

- Des conditions d’emploi attractives, avec une progression salariale régulière et adaptée aux responsabilités, conformément aux statuts en vigueur à la FHV :

• 13e salaire.
• 25 jours de vacances par an (30 jours dès 50 ans).
• Accès à la formation continue pour accompagner votre développement professionnel.
• Possibilité de télétravail (40% selon les conditions).
• Parking subventionné sur site et accessibilité facilitée par les transports publics.
• Prestations sociales compétitives.