Assistent/in der Departementsleitung ED

Auftrag: Sie unterstützen die Departementsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen, insbesondere beim Tagesgeschäft, und sind Teil eines motivierten, dynamischen Teams.

Organisation und Koordination der Tagesgeschäfte: Eigenständige Terminbewirtschaftung, Korrespondenz, Organisation von Sitzungen und Koordination der Reden und Grussworte des Departementsvorstehers. Administrative Unterstützung der Generalsekretärin und des Generalsekretärs sowie der Abteilung Recht.

Geschäftskontrolle und Koordination in Axioma: Verwaltung der Geschäftskontrolle in Axioma (Fachapplikation), Aufgabenerteilung, Überwachung von Pendenzen und Fristen sowie Records Management.

Verwaltung der Regierungsgeschäfte: Überwachung von Laufwegen und Fristen, Aktenaufbereitung für Sitzungen, Bewirtschaftung der Regierungsratsbeschlüsse sowie Records Management.

Sozialkompetenz: Kommunikations- und Teamfähigkeit, Empathie sowie die Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu handeln, sind erforderlich.

Erfahrung: Langjährige Erfahrung in der administrativen Unterstützung, idealerweise in der kantonalen Verwaltung. Kenntnisse im Records Management, Terminmanagement und der Nutzung einer Geschäftsverwaltung wie Axioma. Erfahrung in der Kommunikation mit internen und externen Stellen.

Persönlichkeit: Wir suchen eine organisierte, lösungsorientierte und kommunikative Persönlichkeit, die selbstständig arbeitet, diskret und teamfähig ist. Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld adäquat zu agieren, sind zwingend erforderlich.

Ausbildung: Abgeschlossene Berufslehre (3 Jahre) im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Eidgenössischem Fachausweis (E-Profil). Weiterbildung zur Direktionsassistentin mit eidgenössischem Fachausweis oder eine vergleichbare Qualifikation wird erwartet.

Sprache: Sie überzeugen mit sehr guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift. Französisch- sowie Englischkenntnisse sind von Vorteil und runden Ihr Profil ab.

Das Generalsekretariat ist die Planungs- und Koordinationsstelle des Departements. Es ist zuständig für die Politikvorbereitung, unterstützt die Departementsleitung, begleitet bereichs- und departementsübergreifende Projekte und betreut die strategische Planung des Departements. Zum Generalsekretariat gehören die Abteilungen Recht, Records Management, Politikvorbereitung und Projekte, das Strategie Office, die St. Jakobshalle sowie die Geschäftsstelle des Erziehungsrates. Die Arbeit des Generalsekretariats ist von grosser Bedeutung für den effizienten Betrieb des Erziehungsdepartements.

Das Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt gestaltet und steuert die Bildungslandschaft vom Kindergarten bis zur Berufsbildung. Es fördert Chancengerechtigkeit, Qualität und Innovation in Schulen und Betreuungseinrichtungen. Durch die Zusammenarbeit von Lehrpersonen, Eltern und Partnern setzt das Departement auf eine ganzheitliche Förderung der Kinder und Jugendlichen sowie die Weiterentwicklung der Bildungs- und Integrationsangebote im Kanton.