Mitarbeiter:in Administration & Empfang (80–100%)

About the job

Mitarbeiter:in Administration & Empfang (80–100%)

Start: nach Vereinbarung

Ort: Spitalgasse 28, 3011 Bern

Du behältst den Überblick, wenn alles gleichzeitig passiert? Du liebst es, wenn im Hintergrund alles rund läuft – von der korrekten Rechnung bis zum herzlichen Empfang unserer Gäste? Dann passt du perfekt zum Impact Hub Bern!

Wir sind ein lebendiger Arbeits- und Begegnungsort im Herzen von Bern. Damit unser Hub im Hintergrund reibungslos funktioniert, suchen wir ein zuverlässiges Organisationstalent für unseren Admin- und Empfangsbereich.

Dein Alltag bei uns

Kein Tag ist gleich. Morgens erfasst du Rechnungen und bereitest Unterlagen für die Buchhaltung vor. Über Mittag bist du das Gesicht an unserem Front Desk und begrüsst unsere Members und Gäste. Nachmittags organisierst du flexibel ein Catering oder pflegst ein Personaldossier. Du arbeitest eng mit dem Operations-Team zusammen und hältst dem Hub organisatorisch den Rücken frei.

Deine Hauptaufgaben

• Finanz- & HR-Admin: Fakturierung, Kontrolle der Zahlungseingänge, Vorbereitung der Buchhaltung sowie administrative Unterstützung bei Verträgen und Personaldossiers.
• Betrieb & Office Management: Verwaltung von Raumbuchungen, Koordination von Caterings, Materialbestellungen und die Pflege unserer digitalen Systeme.
• Empfang & Community: Herzliche Betreuung des Front Desks, Auskünfte per Telefon/Mail, Member-Onboardings und Hub-Rundgänge.

Das bringst du mit

• Eine kaufmännische Ausbildung oder fundierte Berufserfahrung im Office Management, Admin- oder Empfangsbereich.
• Eine strukturierte, exakte Arbeitsweise und ein hohes Mass an Zuverlässigkeit.
• Ein freundliches, professionelles Auftreten sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung.
• Gute digitale Kompetenzen (Offenheit gegenüber neuen Tools).
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse, französisch von Vorteil.

Was uns wichtiger ist als ein perfekter Lebenslauf

Wir suchen eine Persönlichkeit, auf die wir uns blind verlassen können. Jemanden, der mit einem Lächeln Multitasking betreibt und echte Freude daran hat, Struktur und Ordnung zu schaffen.

Was dich bei uns erwartet

📍 Ein vielseitiger Arbeitsplatz mitten in Bern.

🤝 Ein kleines, kollegiales Team mit kurzen Entscheidungswegen.

🌱 Eine sinnstiftende Organisation mit einer klaren gesellschaftlichen Mission.

✅ Klare Verantwortlichkeiten und ein hohes Mass an Vertrauen.

Klingt nach dir? Erzähl uns in ein paar Zeilen, wer du bist, welche Erfahrungen du mitbringst und warum diese Rolle gut zu dir passt.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!