Administrative:r Sekretär:in / Verbandsadministration

About the job

Die Schweizerische Gesellschaft für Psychoanalyse (SGPsa) ist eine nationale Fachgesellschaft mit Mitgliedern und Ausbildungszentren in der ganzen Schweiz. Zur Unterstützung unseres Vorstandes suchen wir eine engagierte, selbstständige und zuverlässige Persönlichkeit für unser administratives Sekretariat/ Verbandsadministration.

Ihre Aufgaben

Sie sind die zentrale administrative Anlaufstelle der SGPsa und koordinieren die laufenden Sekretariatsarbeiten auf deutsch und französisch.

Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:

• Mitgliederverwaltung und AnalytikerInnen in Ausbildung (AiA): Mangement der Mitglieder- und AiA-datenbank auf nationaler (SGPsa) und internationaler Ebene
• Organisation von Veranstaltungen & Sitzungen
• Finanzadministration : Erarbeitung von Budgets & Rechnunsgstellung
• Kommunikation: Pflege von Verteilerlisten & Bewirtschaftung der Webseite & Social Media
• Gängige Sekretariatsarbeiten: Telefonzentrale der SGPsa, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Korrespondenz (Post und E-Mail), Zusammenarbeit und Informationsaustausch mit den internen und Externen stellen.
• Dokumenten- und Datenmanagement Erstellen, Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten, Berichten und Protokollen & Archivierung

Ihr Profil

Sie

• verfügen über einen kaufmännisches Diplom (oder äquivalent) und mehrjährige Erfahrung im Sekretariats- oder Administrationsbereich
• haben ein gutes Organisationstalent sowie eine hohe Dienstleistungsorientierung
• Sie gehen mit vertraulichen Informationen verantwortungsvoll um, arbeiten zuverlässig und behalten auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick.
• haben ein freundliches und professionelles Auftreten
• kommunizieren stilsicher auf Deutsch und Französisch und verfügen idealerweise über gute Englischkenntnisse;
• arbeiten routiniert mit Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, Powerpoint);
• haben Freude am Umgang mit Datenbanken und digitalen Arbeitsprozessen und haben Kenntnisse im Datenschutz;

Von Vorteil sind

• Erfahrung im Verbands- oder Vereinssekretariat;
• Kenntnisse von Website-Administration (Typo3);
• Kenntnis mit Buchhaltungsprogramm CashCTRL