Mitarbeiter:in Administration & Empfang (60% - 80%)

About the job

Das Unternehmen und die Vision

Supercomputing Systems (SCS) mit Sitz im Zürcher Technopark ist seit über 30 Jahren ein Unternehmen, das auf brillante Köpfe und eine Kultur des Vertrauens, der Zusammenarbeit und des Menschlichen setzt. Gesucht wird eine empathische und strategisch denkende HR-Leitung, die das Personalwesen als zentralen strategischen Hebel für eine gesunde, zukunftsorientierte Organisation aktiv mitgestaltet.

Deine Mission und Aufgaben

Du liebst es, Verantwortung zu übernehmen, arbeitest selbstständig und deine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sorgt dafür, dass alles wie geschmiert läuft? Du sitzt nicht gern den ganzen Tag am Schreibtisch, sondern findest die Bewirtschaftung der Infrastruktur eine willkommene Abwechslung?

Unser A-Team ist Dreh- und Angelpunkt der SCS. Als Teil davon bist du die erste Anlaufstelle für unsere Kunden und unterstützt alle Mitarbeitenden, die Geschäftsleitung und unseren Inhaber bei diversen organisatorischen und administrativen Fragen. Du arbeitest im Herzen der SCS und kommst in Kontakt mit der Buchhaltung, dem Marketing, der Logistik sowie dem Einkauf und übernimmst Teilverantwortung bei den Events und dem Catering.

Dein Profil und Know-how

Dein Aufgaben:

Vom Empfang externer Kundinnen, Lieferanten und Bewerbenden, über die Auftragsabwicklung hin zu vielfältigen Anfragen unserer Mitarbeitenden – das Admin-Team ist zentrale Ansprechperson in der SCS. Weiter umfasst deine Rolle

• Die Bedienung der Telefonzentrale
• Vielseitige Sekretariatsarbeiten (Emails, Termin- und Reiseorganisation, Kasse, Buchhaltung)
• Die Bewirtschaftung von Kaffeeküche, Pausenraum und Sitzungszimmern
• Die Mithilfe bei Events und Apéros bis 120 Personen
• Unterstützung bei internen Aperos und dem Lunch
• Bearbeiten der Post, Versandabwicklung und Verwaltung von Drucksachen und Büromaterial sowie Einkaufsabwicklung

Persönlichkeiten, die zu uns passen

Menschenorientiert, zuverlässig und eine schnelle Auffassungsgabe – das brauchst du, um in dieser Rolle aufzublühen. Der Alltag im Adminteam kann hektisch sein, aber du lässt dich davon nicht aus der Ruhe bringen, bewahrst einen kühlen Kopf und bleibst stets sympathisch. Du arbeitest strukturiert, weisst, wie du richtig priorisierst und kannst dich schnell auf neue Situationen einstellen.

Zudem hast du

• Eine Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung
• Sehr gute MS-Office-Kenntnissen
• Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse, um Mails zu schreiben und Telefonate zu führen

Weiter fällt dir der Zugang zu deinen Kolleg:innen dank deiner offenen, freundlichen und kommunikativen Art leicht. Zudem bringst du Flexibilität und Freude an der Abwechslung mit – du bist gerne Gastgeber:in, jonglierst problemlos mehrere Bälle gleichzeitig und hast Freude an der Zusammenarbeit im Team.

Was wir bieten:

Ein wertschätzendes Arbeitsklima und der regelmässige Austausch im Team sind für uns dabei zentraler Erfolgsfaktor. Bei uns profitierst du darum von

🚀 Viel Gestaltungsfreiraum und Eigenverantwortung

🎯Abwechslungsreichen und innovativen Projekte mit echtem Mehrwert

🕒 Flexiblen Arbeitszeiten & familienfreundlicher Unternehmenskultur

👩 💻 Individuellen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten

🤝 Einem kollegialen, kompetenten Team mit starkem Zusammenhalt und hoher Hilfsbereitschaft

🎉 Humor, Kreativität & Offenheit

Wir freuen uns auf deine Bewerbung an Julia Hornstein (HR- und Rekrutierungsspezialistin). Für inhaltliche Fragen wende dich gerne an Tamara Rappold (Teamleiterin) unter 043 456 16 00.