Executive Assistant/Secretary of the Board

About the job

Ihr zukünftiger Arbeitgeber ist ein global tätiger philanthropischer Impact-Investor, der sich seit zwei Jahrzehnten mit der Bekämpfung absoluter Armut befasst. Das setzt auf allen Ebenen ein hohes Mass an Professionalität und ethischem Bewusstsein voraus. Eigenschaften, welche auch Sie als 

Executive Assistant/Secretary of the Board

auszeichnen.

In Ihrer Schlüsselrolle unterstützen Sie Ihre beiden Vorgesetzten, den Founding Partner und gleichzeitig Chairman of the Board sowie den Gründer der Organisation, in allen administrativen und organisatorischen Belangen. Das wird gelingen, denn Sie werden von Ihrer Vorgängerin, der langjährigen Stelleninhaberin, in die anspruchsvolle, vielfältige Position eingeführt.

Der Anspruch Ihrer Vorgesetzten ist, mit Ihnen eine Vertrauensperson zu gewinnen, die sie in ihrer strategischen Führungsverantwortung operativ sowie organisatorisch proaktiv und vorausblickend entlastet, sinnvoll informiert, gut vorbereitet und dokumentiert durch den Tag lenkt. 

Zeitlich klug abgestimmt führen Sie die Agenden, koordinieren zahlreiche Termine in unterschiedlichen Zeitzonen, planen und bereiten Reisen sowie Meetings vor. Dazu zählen auch diverse Sitzungen, für deren Protokollführung Sie verantwortlich zeichnen, deren Teilnehmende Sie administrativ betreuen und deren Nachbearbeitung Sie sicherstellen. Aktiv bearbeiten Sie die Korrespondenz, beantworten Anfragen und Gesuche, beschaffen Informationen, erstellen und redigieren Entscheidungsdokumente. Sie unterstützen Ihre Vorgesetzten in ihren Engagements bei ihren weiteren Mandaten und pflegen die Kontakt-Datenbank mit Sorgfalt und scharfem Blick. 

In Ihrer Position stehen Sie in Kontakt mit einem breiten, internationalen Netzwerk, Philanthropen, hochkarätigen Entscheidungsträgern aus Wirtschaft, Politik und Gesellschaft. Als geschätzte, verschwiegene Ansprechpartnerin gewährleisten Sie den entsprechenden Informationsfluss und prägen den stilvollen und jederzeit kompetenten Auftritt nach innen und aussen. 

Ihre Vorgesetzten führen partnerschaftlich und generell wird konstruktiv kommuniziert. Werte und Passion für die sinnstiftenden Projekte werden innerhalb der Organisation geteilt und spürbar vorgelebt. Dynamik und Tempo sind entsprechend hoch. Daher möchten wir mit Ihnen eine erfahrene, an wirtschaftlichen Zusammenhängen interessierte, diplomatisch durchsetzungsfähige, verantwortungsbewusste Executive Assistant gewinnen. Eine aufmerksame Persönlichkeit, die es versteht, Brücken zu bauen und sich auf ihr Gegenüber einzulassen, betont team- und serviceorientiert ist, über Grenzen hinweg denkt, überlegt, zielgerichtet, eigenverantwortlich und präzise handelt.

Im persönlichen Gespräch möchten wir erfahren, dass Sie positiv und empathisch wirken. Sich mit Ihrer Executive Assistant Rolle stark identifizieren, durch Ihr verbindliches Auftreten Sicherheit vermitteln, in der Hektik die Ruhe und jederzeit die Übersicht bewahren – dies sind wesentliche Herausforderungen. Trifft dies auf Sie zu? Dann ergänzen Sie das komplexe, spannende Umfeld und die anspruchsvollen Akteure dieser Organisation und deren Stakeholder optimal.

Eine ausgezeichnete Allgemein-, Aus- und Weiterbildung, mehrjährige Assistenzerfahrung auf Managementstufe, ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse, Erfahrung mit CRM-Systemen, perfektes, treffendes Deutsch sowie stilsicheres Englisch setzen wir voraus und gute Französischkenntnisse wären ein Gewinn. Wir freuen uns auf Sie!

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit einem aussagekräftigen Motivationsschreiben an Jeannine Fédier: E-Mail schreiben. Anschliessend werden Sie über das weitere Vorgehen orientiert.

Jeannine Fédier Personalagentur | Alte Landstrasse 42 | CH-8802 Kilchberg ZH