Administrative Assistenz (m/w/d)

Die Product Development Group Zurich wurde im Jahr 2012 gegründet und wird von Professor Mirko Meboldt geleitet. Wir konzentrieren uns auf eine menschenzentrierte Produktentwicklung und betrachten die Verbindung zwischen Forschung und Lehre als den Schlüssel zu exzellenter Ausbildung. Wir verstehen uns als Partner der Industrie und fördern den kontinuierlichen Wissenstransfer durch Zusammenarbeit sowie die Aus- und Weiterbildung von Studierenden und Absolventinnen und Absolventen, um die Wettbewerbsfähigkeit der Maschinenbauindustrie zu stärken.

Infolge Pensionierung unserer Administrativen Assistentin suchen wir per 1. November 2026 oder nach Vereinbarung eine multitalentierte, sympathische Persönlichkeit als Nachfolge. Freuen Sie sich auf ein dynamisches, kreatives Umfeld, in dem Sie Verantwortung übernehmen, und welches Sie aktiv mitgestalten können.

Nach der Einarbeitungsphase sind Sie verantwortlich für den reibungslosen Ablauf und die selbstständige Führung der Administration der pd|z-Forschungsgruppe. Sie sind die zentrale Ansprechperson für organisatorische Anliegen und übernehmen eine koordinierende Rolle in einem vielseitigen und abwechslungsreichen Tätigkeitsbereich:

Finanzen

• Sie steuern und überwachen proaktiv sämtliche finanziellen Mittel der Professur
• Sie planen und überwachen die Budgets der Gruppe und der Projekte
• Sie unterstützen bei den Finanzreports und koordinieren die wissenschaftliche Berichterstattung
• Sie erstellen Rechnungen und sind für die Spesenabwicklung zuständig
• Sie übernehmen weitere administrative Finanzprozesse, wie z.B. Bestellungen und Kreditkartenabrechnungen

Personal

• Sie betreuen und koordinieren administrativ den gesamten Employee Lifecycle (Eintritt bis Austritt) zusammen mit HR
• Sie unterstützen bei der Rekrutierung und Anstellung von Mitarbeitenden sowie im Vertragsmanagement
• Sie kontrollieren das Zeitmanagement

Organisation & Koordination, weitere Aufgaben

• Sie organisieren Meetings, Präsentationen, Seminare und Konferenzen
• Sie unterstützen administrativ im Bereich Lehre
• Sie helfen bei der Gestaltung und Pflege von Webinhalten

• Sie verfügen über eine kaufmännische oder adäquate Ausbildung und mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen Position sowie im Finanzbereich, idealerweise in einem internationalen universitären Umfeld
• Sie sind engagiert, begabt in Ihrem Beruf, haben eine initiative und flexible Arbeitshaltung
• Sie kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Sie beherrschen die gängigen MS-Office-Programme und finden sich gut in interne Spezialprogramme ein (SAP)
• Sie überzeugen durch Ihre rasche Auffassungsgabe und arbeiten sich leicht in neue komplexe Prozesse ein
• Sie arbeiten sehr selbstständig, strukturiert und verantwortungsbewusst
• Sie behalten bei unterschiedlichen Anforderungen den Überblick und wissen, Prioritäten sinnvoll zu setzen, und zeichnen sich durch eine umsichtige und effiziente Arbeitsweise aus
• In einem Team zu arbeiten, bereitet Ihnen grosse Freude. Mit Ihrer offenen, kommunikativen Art und Ihrer gefestigten Persönlichkeit tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei

• Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
• Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familiäre Situationen und besondere Rahmenbedingungen werden berücksichtigt
• Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Vergünstigungen  wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des  ASVZ , Kinderbetreuung etc.
• Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Motivationsschreiben
• Lebenslauf
• Arbeitszeugnisse und Diplome

Weitere Informationen über die Gruppe finden Sie auf unserer Webseite www.pdz.ethz.ch. Für Auskünfte steht Ihnen Prof. Dr. Mirko Meboldt unter E-Mail schreiben (keine Bewerbungsunterlagen), gerne zur Verfügung. 

Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.

Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.

Für Personalvermittlungen gelten die  AGB der ETH Zürich .