Assistenz Direktion & Stabstelle (60-80%)

About the job

In dieser Funktion bist du viel mehr als «Assistenz»: Du bist Vertrauensperson, Mitdenker/in und Gestaltungskraft. 

Du hältst bei uns die Fäden zusammen: von Unternehmensservices bis zur bereichsübergreifenden Koordination. Dabei unterstützt du die Direktion und Geschäftsleitung in strategischen, organisatorischen und operativen Themen.

Als zentrale Drehscheibe sorgst du dafür, dass alles rund läuft – effizient, strukturiert und zukunftsgerichtet. Du treibst Prozesse voran, bringst Lean-Ansätze ins Office und bewegst dich sicher in der digitalen Welt, vor allem in Office 365. Dabei hilfst du uns aktiv, unsere administrativen Abläufe zu digitalisieren und durch smarte Automatisierungen noch effizienter zu gestalten.

Dein Verantwortungsbereich

Unterstützung Direktion & Verwaltungsrat

• Du bereitest Verwaltungsratssitzungen (4x jährlich) vor und nach – inkl. Protokollführung
• Du erstellst Präsentationen, Entscheidungsgrundlagen und Protokolle
• Du verfolgst Beschlüsse, Pendenzen und Massnahmen aktiv nach
• Du koordinierst den strategischen Führungsprozess und Management-Meetingg
• Du organisierst Workshops und die Generalversammlung
• Du stellst einen reibungslosen Informations- und Koordinationsfluss innerhalb Organisation sicher

Organisationskoordination & Lean Office

• Du optimierst und standardisierst interne Abläufe
• Du bringst Lean-Methoden ins Office und entwickelst Prozesse weiter
• Du unterstützt Führungskräfte bei organisatorischen Fragen
• Du koordinierst bereichsübergreifende Themen und Projekte
• Du förderst eine effiziente, transparente Zusammenarbeit

Unternehmensservices & Projekte

• Du führst Projekte zur Automatisierung von Office-Prozessen
• Du koordinierst Monatsberichte, Jahresbericht und Portfolio-Reporting
• Du betreust das Dokumentenmanagement (inkl. Vertragsablage)
• Du entwickelst Office 365 (Teams / SharePoint) weiter
• Du koordinierst Aktionärsbriefe und interne Kommunikation
• Du planst gemeinsam mit der Direktion den jährlichen Führungsprozess

Das bringst du mit

• Betriebswirtschaftliche Ausbildung Fachrichtung Organisation / Management oder kaufmännischer Hintergrund mit fundierter Erfahrung in Organisation / Management, idealerweise ergänzt durch entsprechende Weiterbildungen in Lean Administration und Prozessmanagement
• Strukturierte, selbständige und diskrete Arbeitsweise mit Fokus auf verlässliche Ergebnisse und kontinuierliche Verbesserungen
• Starke Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten sowie bereichsübergreifende Kooperationsfähigkeit
• Vernetztes Denken und ein lösungs- sowie dienstleistungsorientierter Ansatz 
• Sicheres und professionelles Auftreten auf allen Hierarchiestufen 
• Sehr gute Kenntnisse in Office 365 und digitalen Tools 
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift

Warum wir? 

• Wir sind Top 3-Arbeitgeber der Schweiz
• Bei uns übernimmst du eine verantwortungsvolle Kaderfunktion mit Gestaltungsspielraum in einem abwechslungsreichen und spannenden Umfeld.
• Bei uns findest du eine moderne, offene Unternehmens- und Führungskultur mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen.
• Wir leben echte Zusammenarbeit und regelmässigen Austausch – fachlich wie persönlich.
• Du profitierst von attraktiven Anstellungsbedingungen mit modernen Benefits (u. A. gratis GA, Mobile-Abo, Gesundheitsprämie), 5 bis 7 Wochen Ferien (je nach Alter), sehr gute Sozialleistungen und zusätzliche Familienzulagen.