Recruiting Coordinator

About the job

• Eigenständige Planung und Koordination mehrstufiger Interview-Prozesse (technische Vorab-Checks, vertiefende Fachgespräche, Präsentationen vor Gremien sowie On-Site-Interviewrunden) unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen und der vollen Terminkalender der Engineering-Teams.
• Engagierte Betreuung der Kandidaten als zentraler Ansprechpartner während des gesamten Bewerbungsprozesses; Sicherstellung, dass sich die Kandidaten in jeder Phase willkommen, gut informiert und optimal vorbereitet fühlen.
• Betreuung der Kandidaten vor Ort in unserem Zürcher Büro - von der Raumkoordination und dem Empfang der Gäste über die Vorbereitung der Präsentationsbereiche bis hin zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs.
• Gewährleistung einer präzisen Datenpflege im Bewerbermanagementsystem (ATS), Nachverfolgung des Kandidatenstatus, Aktualisierung von Gesprächsnotizen sowie Sicherstellung zeitnaher Rückmeldungen durch die Interview-Gremien.
• Übernahme der operativen und logistischen Organisation von Karrieremessen, Recruiting-Events an Hochschulen (ETH Zürich) sowie Employer-Branding-Initiativen, einschließlich der Steuerung von Dienstleisterbeziehungen und der Logistik vor Ort.
• Identifikation von Engpässen bei der Terminplanung, der Verfügbarkeit von Interview-Panels oder den Feedback-Schleifen für Kandidaten sowie proaktive Unterbreitung von Verbesserungsvorschlägen zur Beschleunigung des Einstellungsprozesses.

• Erfahrung in der Bewältigung komplexer Terminplanungen - auch bei hohem Arbeitsaufkommen, engen Fristen und über verschiedene Zeitzonen hinweg.
• Hohes Maß an Eigenverantwortung und Initiative. Sie warten nicht auf Anweisungen. Wenn Sie Engpässe bei der Terminierung, fehlende Feedback-Schleifen oder Terminkonflikte bemerken, ergreifen Sie proaktiv Maßnahmen zur Lösung.
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeit und freundliches Auftreten. Sie kommunizieren schriftlich wie mündlich äußerst professionell, empathisch und klar.
• Sie arbeiten äußerst sorgfältig und präzise und gehen absolut diskret mit sensiblen Bewerberdaten sowie Vertragsdetails um.
• Sie fühlen sich in einem schnelllebigen Technologieumfeld wohl und bewahren auch bei wechselnden Prioritäten Ruhe, Organisation und Flexibilität.

• Einschlägige Erfahrung als Recruiting Coordinator, HR Coordinator oder Executive Assistant in einem schnell wachsenden Technologieunternehmen oder einem dynamischen Unternehmensumfeld.
• Kenntnisse moderner Bewerbermanagement-Systeme (z. B. Lever, Greenhouse, BambooHR).
• Fließende Englischkenntnisse; Deutschkenntnisse sind von Vorteil, um die Koordination von Bewerberprozessen vor Ort in Zürich zu erleichtern und gleichzeitig unser globales Team zu unterstützen.