Ihre Aufgaben

Das Aufgabengebiet gliedert sich in zwei Hauptgebiete mit den entsprechenden Verantwortlichkeiten:

Direktionsassistent:in für den Ärztlichen Direktor und die Finanzdirektorin des Universitären Tierspitals, umfassend folgende Aufgaben (ca. 60-70 %):

• Vor- und Nachbearbeitung der monatlichen Sitzungen der Geschäftsleitung inklusive Protokollführung
• Unterstützung der Direktion bei Terminplanungen, Agendaführung, Korrespondenz und Anfragen von internen und externen Stellen
• Koordination, Planung und Organisation von Anlässen und Veranstaltungen für interne und externe Besucher:innen der Direktion oder von internen Anlässen
• Spesenmanagement und -abrechnungen, Bearbeitung von Rechnungen
• Unterstützung bei der internen Kommunikation und Publikationen auf den ent-sprechenden elektronischen Tools
• Weitere administrative und organisatorische Aufgaben und Drehscheibenfunktion

• Führung des Sekretariates der jeweiligen Einheiten
• Personalverantwortliche für die Einheiten umfassend sämtliche administrativen Prozesse wie z.B. Ein-/Austritt, Mitarbeiterbeurteilungen, Abrechnung und Kontrolle von Zulagen, Forecast und Budget der Stellenpläne
• Organisation von Sitzungen und Anlässen
• Bewirtschaftung von Drittmitteln, Spesenabrechnungen und weitere, allgemeine Sekretariatsarbeiten

Ihr Profil

Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit überzeugen Sie durch sicheres Auftreten und mit folgenden Qualifikationen:

• Kaufmännische Grundausbildung inkl. Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder Bachelor in Betriebswirtschaft
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Rolle, Kenntnisse im Personalrecht von Vorteil
• Sehr gute Kenntnisse in den MS-Office 365, v.a. Word, Excel, Powerpoint und gängige Kommunikations- und Kollaborationstools
• Organisationsstarke, dienstleistungsorientierte und vertrauenswürdige Persönlichkeit mit rascher Auffassungsgabe und selbstständiger, effizienter Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit auf unterschiedlichen Stufen
• Stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Positive und motivierte Grundeinstellung
• Hohe Sozialkompetenz, teamorientiertes Handeln, Ausdauer, Flexibilität und Belastbarkeit in einem sehr dynamischen Umfeld

Wir bieten Ihnen

Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem lebhaften und nicht alltäglichen Betrieb. Die Besoldung richtet sich nach dem kantonalen Personalrecht. Sie profitieren ausserdem von attraktiven Weiterbildungsmöglichkeiten und vielfältigen Vergünstigungen.

Haben wir Sie überzeugt? Wir freuen uns Sie kennenzulernen.

Arbeitsort

Zürich

Stellenantritt

Nach Vereinbarung

Weitere Auskünfte

Auskünfte zur Stelle können nur via E-Mail gegeben werden: E-Mail schreiben