Secrétaire et assistante administrative de la direction Espace et Installations

Gestion du secrétariat - fonction de pivot : Pour l'équipe polyvalente de 28 personnes, le secrétariat est le point de contact central pour les questions administratives et organisationnelles. En collaboration avec une employée administrative spécialisée qu'elle dirige, elle assume les diverses tâches du secrétariat.

Organisation et administration : Vos tâches comprennent la gestion autonome des documents et la mise à jour des données, l'organisation et la coordination des réunions y compris la prise de procès-verbaux, le soutien en gestion des ressources humaines et des processus ainsi que l'organisation des événements du département.

Assistance administrative à la cheffe de département : Vous êtes responsable de la gestion des rendez-vous et des e-mails, soutenez l'organisation personnelle et la correspondance, et traitez administrativement les demandes politiques. Vous êtes en contact régulier avec d'autres services cantonaux.

Expérience : Si vous avez déjà plusieurs années d'expérience dans un poste similaire, une expérience administrative et avez soutenu un niveau de direction, nous serons heureux de faire votre connaissance.

Personnalité : Ce poste s'adresse à une personne fiable et intègre, qui agit de manière prévoyante et orientée service. Vous gardez une vue d'ensemble même dans un quotidien professionnel varié et fixez les priorités de manière ciblée.

Formation : Vous possédez une formation commerciale CFC ou une formation équivalente. D'excellentes connaissances de MS Office complètent votre profil.

Langue : Nous attendons une bonne capacité de compréhension rapide ainsi qu'une excellente expression orale et écrite en allemand, avec un style sûr.

Dans le domaine des Services centraux, les tâches transversales et de support du Département de l'éducation sont regroupées. Les Services centraux constituent le centre de compétence pour les questions organisationnelles, économiques, de politique du personnel et techniques au niveau du département et se divisent en cinq départements : Finances et Contrôle, Digitalisation et Informatique, Personnel, Espace et Installations ainsi que Centrale des matériaux. Ils assurent un fonctionnement sans heurts et agissent en tant que prestataires polyvalents pour les domaines spécialisés du département.

Le département Espace et Installations est le centre de compétence du Département de l'éducation pour la planification des espaces scolaires, des structures de jour, du mobilier, des petits investissements et de la sécurité, ainsi que pour l'exploitation de l'infrastructure bâtie des écoles et jardins d'enfants, y compris l'entretien et le nettoyage des bâtiments scolaires. Il définit les besoins futurs en espaces et les représente en tant que représentant des utilisateurs auprès des services de construction (BVD) et du représentant des propriétaires (IBS). Le bureau de la cellule est le pivot administratif du département. Il comprend le secrétariat, la comptabilité et la gestion des loyers.