Assistant(e) de direction (30-50%)

À propos de cette offre

Ergothérapie pour enfants et adolescents · Zurich-Oerlikon

Ce poste t’attend si tu aimes tenir les ficelles

• Démarrage à 30%, réparti sur 5 matinées — tous les jours de 09h30 à 12h00, horaires fixes. Avec expérience en gestion du personnel, possibilité d’atteindre 50% à l’avenir.
• Lieu de travail : notre cabinet à la gare d’Oerlikon
• Disponible immédiatement ou selon accord

Nous sommes un cabinet d’ergothérapie pour enfants et adolescents à Zurich. Environ dix thérapeutes accompagnent les enfants et leurs familles — pour qu’ils progressent au quotidien, à l’école et pendant leurs loisirs.

Ce poste n’est pas un poste classique de secrétariat. Nous recherchons une personne avec tête et cœur : quelqu’un qui saisit les situations complexes d’un coup d’œil, garde une vue d’ensemble dans les moments stressants et mène aussi les conversations difficiles de manière claire et respectueuse — et qui soutient ainsi la direction en déchargeant son travail quotidien. Chez toi, les fils se rejoignent : entre enfants, familles, thérapeutes et direction.

Voici les tâches que tu trouveras chez nous

Gestion des prescriptions. Tu gères les prescriptions médicales en cours avec une grande précision, surveilles les durées et les renouvellements et complètes à temps ce qui manque.

Planification des heures. Tu planifies les premiers rendez-vous, traites les annulations et reports de dernière minute et coordonnes l’occupation avec les thérapeutes. Tu as une vue d’ensemble de tous les plannings, même si la journée ne se déroule pas comme prévu.

Coordination des rendez-vous. Tu planifies aussi les rendez-vous et entretiens pour la direction et les prépares administrativement avant et après.

Première personne de contact au téléphone et par mail — pour les parents, pédiatres, écoles et assureurs maladie. Amical(e) et engageant(e), mais aussi capable de communiquer clairement et de fixer les bonnes priorités.

Organisation, priorisation et mise à jour de la liste d’attente et des admissions — y compris les entretiens avec les familles lorsque (encore) aucune place n’est disponible.

Maintien des données propres. Tu tiens à jour les données des clients et des cas avec soin et grande précision.

Administration du cabinet — courrier, commandes, classement, achats et autres tâches générales de secrétariat.

En cas d’expérience avérée en gestion du personnel, nous offrons en plus 20% en tant qu’assistant(e) RH de la direction. Tu nous soutiens également dans les questions administratives RH (par ex. coordination de l’intégration, dossiers du personnel, entretiens employés) et prépares des analyses et des synthèses. Tu réfléchis avec nous, proposes des idées et traduis des situations complexes en solutions pragmatiques et durables. Tu façonnes et contribues à la culture du cabinet et participes activement à un esprit d’équipe fort.

Ce que tu apportes

• Expérience en tant qu’assistant(e) personnel(le) ou dans une fonction comparable proche de la direction
• Expérience dans le domaine RH et la gestion du personnel, idéalement avec un accent administratif
• Très bonnes connaissances d’Excel
• Précision méticuleuse — aucun détail ne t’échappe
• Esprit connecté et autonome : tu saisis rapidement les situations complexes, positionnes des solutions intelligentes efficacement et combines les idées en un tout clair
• Capacité d’assimilation rapide et très bonnes compétences en communication — à l’oral comme à l’écrit
• Capacité à mener aussi des conversations difficiles et à te positionner clairement — amical(e) mais ferme
• Attitude positive et respectueuse dans les relations avec les enfants, les parents et l’équipe
• Véritable plaisir à travailler avec les enfants
• Flexibilité face aux tâches imprévues — aucun jour ne ressemble à un autre

Ce que nous t’offrons

Deviens membre d’un cabinet d’ergothérapie innovant, où le bien-être et l’autonomie de l’enfant, de l’adolescent, de la famille et des collaborateurs sont au centre. Nous créons des espaces où les personnes grandissent ensemble, dépassent leurs limites, libèrent pleinement leur potentiel et peuvent ainsi s’épanouir.

• Domaine d’activité passionnant et varié dans un environnement dynamique
• Équipe motivée avec une ambiance de travail collégiale
• Possibilités de formation interne et externe
• Temps de repos : jusqu’à 27 jours de congé
• Flexibilité et autonomie dans le travail
• Possibilité d’innovation et de développement
• Hiérarchies plates et droit de parole
• Équipe familiale et événements exceptionnels
• Cabinet moderne avec emplacement central

Intéressé(e) ?

Nous nous réjouissons de ta candidature — prodimus @hin.ch